第一节　行政公文文体简介

一、行政公文的含义

行政公文是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

二、行政公文的分类

根据国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，行政公文包括13种，即:①命令(令)；②决定；③公告；④通告；⑤通知；⑥通报；⑦议案；⑧报告；⑨请示；⑩批复；⑪意见；函；会议纪要。

公文按其行文方向，可分为如下三种类型:

1.下行文

指上级机关向下级机关发送的公文，在国家行政机关公文中，属于这一类的有命令、决定、公告、通知(特指上级传达的通知)、批复等。

2.上行文

指下级机关向上级机关呈送的公文，属于这一类的有报告、请示。

3.平行文

指同级机关和不相隶属机关之间来往的公文，属于这一类的公文有函，有时通知也用做平行文。同级机关是指同一行政级别的机关。不相隶属机关是指隶属于不同的上级政府的下级机关或者隶属于不同的行政系统的机关；不相隶属机关之间的行文和同级机关之间的行文相同，它们之间不能相互发出指令性公文，而只能发出告知或协商有关事项性质的公文，尽管它们在行政级别方面有可能存在着高低级别的行政关系。

三、行政公文的作用

1.领导和指导作用

行政公文是上级机关实现对下属单位的领导和工作指导的重要手段。上级机关制定和发布的公文，如命令、指示、决定、通知、通报、批复等，对下级机关的工作起规范作用，这是具体领导；有些公文只提出一些指导意见、指导原则，要求下级机关根据具体情况“参照执行”，这是指导作用。

2.法规和准绳作用

行政公文在发布政策、法规方面，发挥着重要作用。国家领导机关以及各级权力机关发布的命令、决定、通知、通报等，在所属范围内必须贯彻执行，不得违反。从原则上说，在公务活动中，都必须将公文的规定作为开展工作的准绳。

3.交流和沟通作用

行政公文用于上下级、平级、不相隶属单位之间相互交流情况、经验，协调关系。交流信息，一方面是上情下达或下情上达，另一方面是兄弟单位互通情报。行政公文作为信息流通的渠道，利于上下级机关之间进行工作的协调配合。

4.宣传和教育作用

行政公文通过明确的政治观点和主张，说服群众、教育群众，使群众了解领导意图、掌握方针政策，提高思想认识，统一协调行动。行政公文一般要阐明指导思想和原则、理论和实践的依据、工作的性质和意义，提出工作方针、任务和措施，讲解工作意义，使人们提高认识，使人们不但知道要做什么，怎样去做，而且知道为什么要这样做，从而减少盲目性，增强自觉性，把党和政府的意图变为自觉的行动。这样，就能把上下左右的意志集中到完成共同的任务中来。也就是说，行政公文是一种宣传工具，具有宣传教育的作用。

5.依据和凭证作用

依据和凭证作用包括两层意思:一是行政公文是制发机关意图的反映，具有一定的法定效力，收文机关将行政公文作为处理某一工作、解决问题的依据；二是行政公文真实地记载了公务活动的具体情况，在发挥其现实效用后则立卷归档，成为真实的历史资料，成为人们日后开展类似活动的参考资料，同时也可成为人们研究某一时期工作的可靠凭证，如有的行政公文在编写地方志中就发挥了重要作用。

四、行政公文的特点

1.鲜明的政策性

行政公文是传达贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。各级行政机关制发的公文都必须遵循党和国家的方针政策，成为各级机关处理社会事务与发挥其管理职能的重要依据。行政公文只有认真贯彻党和国家的方针政策，才能够保障党和政府不同阶段的目标与任务的实现。因此，在制发公文时，必须对党和国家指导当前各项工作的政策有所了解，这样才能使制发的公文更加切合实际工作，更有利于问题与矛盾的解决。作为公文的撰写者，一定要加强自己的政策理论修养，关心时政，吸收有用信息，为公文写作奠定基础。

2.作者的法定性

首先要清楚撰写公文者与公文的作者是两个不同的概念。公文的作者必须是公务活动的主体，即能够以自己的名义行使权利与承担义务的社会合法组织或其代表，公文的起草者不能视为公文的法定作者，因为公文的作者是依照法律和一定的组织程序产生的单位及其负责人。这些单位和单位负责人的权利，是通过法律赋予的。机关的负责人，代表的是机关，不是私人。公文就是由这些法定的作者根据自己的职能与权限制发的。

3.作用的权威性

既然行政公文的作者是法定的，那么，作为体现其意图和愿望的公文相应也就有了法定权威性。公文一经正式发布，就具有一定的强制性和行政约束力，有关单位和个人就要遵照执行。所以说，公文代表的是一个机关的意志和要求，对受文者有强制的作用。只有这样才能做到政令畅通，上下协同，将党和国家的方针政策落实到实际工作中。

4.效用的时限性

行政公文是为了解决现实生活的问题而产生的，因此它的撰写、传递、办理都必须快捷，否则就不能及时指导工作，发挥不了其现实效用。在公文的撰写方面，要求及时反映现实生活中的问题，在较短的时间内按照领导意图撰拟成文。如果拖延或事后再写就有可能给工作带来很大的影响。

5.行文的格式性

为了维护行政公文的严肃性与权威性，国务院办公厅制定了《国家行政公文处理办法》，对行政公文种类、格式、书写、制作管理作了规范化的要求。关于这个问题，将在下面的章节中作具体论述。