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它具有如下特点:常用于公务往来，具有公开的性质；大多要写明书信文种的标题；内容一般比较单一，通常一事一信；格式固定，规定严格；由单位署名的在具名处还要加盖公章。

专用书信的用途十分广泛，如联系工作、向组织表明态度、开展友谊竞赛、传递意见要求、表扬、批评，等等。按内容和作用分，专用书信主要有三类:一种是提供凭证的，如介绍信、证明信等；一种是致意表态的，如感谢信、慰问信等；一种是用以呼告吁请的，如倡议书、申请书等。下面介绍几种常用的专用书信。

介绍信是机关、团体、企事业单位向有关单位用来介绍有关人员前往某单位接洽事情、联系工作、参观学习或出席会议等所写的一种书信。它起着介绍、证明和联络的多重作用。介绍信有三种:普通手写介绍信、不留存根的印刷介绍信、保留存根的印刷介绍信。

介绍信一般分以下五个部分:

可首行正中写(或印)明“介绍信”三字，也可具体写明事由，如“关于×××前往你处联系工作的介绍信”。

可在信件开端处，顶格书写受文单位(或个人)的名称，也可将受文单位名称写于信件的最后一行(顶格)，但需在其上一行写上“此致”二字。

下一行空两格起写被介绍人的姓名、身份、人数(如要办理重要事项或带保密性质的事项，还要写明被介绍人的政治面貌、年龄、职务、级别等)以及前往接洽的事项和向接洽单位提出的希望和要求(“请予接洽”、“请予协助”等)。

在正文下一行空两格写“此致”，再下一行顶格写“敬礼”，表示对对方的感谢，如系使用受文单位在文尾的格式，则“此致”的下一行顶格要写受文单位的名称。

另起一行，写发介绍信的单位名称，后注明年月日，加盖公章。

写介绍信应注意以下问题:

对重要的介绍信，必须履行签批手续，先征得主管负责同志的批准，否则不得撰写或填发；要认真负责地写清派遣人员的真实姓名、身份，不可冒名顶替；一封介绍信只能写给一个单位，严禁开“××、××单位”、“各有关部门”这种满天飞式的通用介绍信；内容要简明，但所联系办理的事情必须具体、清楚，以防介绍信被滥用；一般用毛笔或钢笔书写，不得使用铅笔或红墨水书写；书写工整，不许涂改，如有涂改，须在涂改处加盖公章；印刷介绍信在“介绍信”三个字右下方写“××字第××号”，与存根一样填写；结尾署名盖章后，另起一行的左下方写介绍信的有效时间，并用括号括上；介绍信本文与存根之间虚线正中号码要大写并骑缝加盖公章。

兹介绍我院毕业生办公室主任×××同志(系中共党员)等×人，前往贵公司联系学生实习事宜，请予接洽并予协助。

1.证明信的含义

证明信，亦称证明。它是以单位或个人的名义，用以证明有关人员的身份、职务、经历学历、婚姻状况、身体情况、突发事情或其他事情的真实性时所采用的一种文体。

2.证明信的分类

常用的证明信有三种形式:入档材料的证明信、证实情况的证明信、作证件用的证明信。入档材料的证明信，是一种证明在(或曾在)本单位工作的职工的身份、经历或者有关事件情况的证明信。这种证明信，有组织写的和个人写的两种。证实情况的证明信，是由组织开出的证明某人身份或某一事实情况的证明信。作证件用的证明信，是一种出于外出工作的需要，由本单位或有关主管部门开具的证件性的证明信。

证明信一般包括以下几个部分:

(1)标题。首行居中写“证明信”，也可具体化，如“关于×××(人)×××(事)情况的证明”。

(2)称谓。在标题下一行顶格写接受证明信的单位名称。另一种写法是开头顶格不写单位的称呼，而把对方单位名称写在正文后面，如“此致”“××××××(单位)”。

(3)正文。正文要针对对方所要求证明的事项、事件、人物一一交代清楚。证明经历的，要写清被证明人主要经历的时间、地点、事件和所担当的职务。证明事件的，应按事件发生发展的顺序写清时间、地点、参与者姓名及其在事件中的地位、作用以及前因后果等等。

(4)结尾。结尾须另起一行，顶格写“特此证明”，也可空两格写“以上特此证明”。

(5)落款。在下侧写证明单位的名称、并署年月日期，加盖公章(如以个人名义证明则签上名字、盖上私章)。在左下方末尾处须注明有效期限。

(6)附件。如须附有有关结论或历史文件，可作附件附后。

写证明信时应该注意如下问题:①凡需要证明的问题都是比较重要的，因此要求填写证明时要严肃认真，实事求是，言之有据，对所要证明的问题高度负责。行文中，应将自己的认识、判断和原始材料严格区别开来，以便于人们判断。②使用的语言必须简明肯定、准确无误；字迹清楚，不要涂改，若有修改要在修改处盖章。如使用档案材料，应注明出处。以单位名义开出的证明信应有存根备查。③个人的证明材料须由组织签署意见后方可生效。组织意见是对写证明信人的身份、职务、政治面貌的介绍和对证明材料的表态。组织签署意见后，要署机关名称并加盖公章。

你部编辑××同志，原系我社策划编辑。在我社工作期间积极肯干，联系群众密切，作风正派，业务能力较强。2002年、2005年两次被评为工作标兵。

感谢信是得到别人的关心、帮助和支持，或收到别人的祝贺信后，向对方表示答谢的书信。感谢信有写给个人的，也有写给单位的。要注意感谢信与表扬信之间的差异:感谢信侧重于感谢，表扬信侧重于表彰；感谢信往往用于不相隶属的个人与个人或单位与个人、单位与单位之间，表扬信则可以用于上级机关对下级部门或领导、组织对个人之间。因此，二者在风格上也存在着差异:感谢信在陈述对方事迹之后，多要揭示其事迹的高尚意义，说明自己的感激之情，并由此而表明自己的态度和决心，语言的感情色彩是崇敬；表扬信在陈述对方事迹之后，多在揭示其事迹的模范意义，说明自己的欣慰之感，并由此而表明对被表扬人的奖赏之情，语言的感情色彩重在嘉勉。

感谢信的格式除了有标题以外，其他与一般书信相同。

感谢信的标题通常有三种形式:①单独由文种名称组成，如“感谢信”；②由感谢对象和文种名称共同组成，如“致×××的感谢信”；③由感谢双方和文种名称组成，如“××街道致××剧院的感谢信”。

在标题下隔行顶格写所感谢的单位名称或个人姓名(如不知名称和姓名，可写其特征或记号等)，如是个人姓名，姓名后可写“同志”、“先生”等相应的尊称。

由开头语和主体构成。开头语在称谓下面一行退后两格写起，概括说明对方感人的事迹和高尚的行为，表明致谢之意。主体大致包括三项内容:第一，陈述感谢的原因，详细叙述事情的经过，即在何时何地因何事得到对方的何种关心、支持和帮助，并阐述在关键时刻对方的关心、支持和帮助所产生的客观影响和社会效果，表达自己的感激之情。组织材料要突出重点，写好主要事迹；记叙要翔实，表扬要适度。第二，赞扬对方的精神，在叙事的基础上指出对方的关心、支持和帮助对整个事情成功的重要性以及体现出的可贵精神，深刻揭示对方关心、支持和帮助的意义。第三，表示学习的决心。写明对方的感人事迹对自己的教育作用，将以何实际行动，来感谢对方对自己的关心、支持和帮助。如果感谢信是写给所感谢者的单位或新闻单位的，还可以写上给予对方表扬的建议。

结尾要写上表敬意和感谢的话。可先在正文后另起一行空两格写“此致”二字，然后另起一行顶格写“敬礼”二字；也可在正文后另起一行空两格直接写“致以最诚挚的敬礼”等语。

同其他专用书信的落款和时间写法一样。

①内容具有真实性。要把被感谢的人物、事情、经过、结果叙述清楚(接受馈赠的感谢信，要在信中将收到的款物一一写明，表示如数收到)，叙述中要加以议论，揭示其意义。

②评价注意恰当性。向对方表示感谢的话语要符合双方的身份、实际，用语到位恰当，不要盲目拔高。切忌抛弃感谢的内容，不着边际地空发议论。

③感情体现真诚性。要怀着真挚、热烈的感激之情叙述和议论、做到以事表情，以情感人，既要感情充沛，讲究文辞，又要避免过多堆砌感激话语。

我们怀着万分激动的心情，对贵校高二年级学生周××临危不惧救人于火海的精神表示衷心的感谢。

3月5日中午，我们夫妻二人上班未归，我家年幼的孩子在家玩火酿成火灾。贵校学生周××发现火情之后，不顾自己身体有病，奋不顾身地冲进我家。由于当时火势很猛，屋里浓烟滚滚，周××冲进屋后，房门马上被紧紧地吸住，外面的人进不去，大家都为周××捏一把汗。令人感动的是周××在呼吸困难的情况下，临危不惧，急中生智，打破窗户玻璃，屋里压力减轻，门可以打开了。救火中，周××发现厨房里还有一个煤气罐，在十分危险的情况下，他毫不犹豫地扛起煤气罐并把它扔到窗外，避免了一场严重事故的发生。在消防队员赶来之后大火终于扑灭，周××同学却被烧焦了头发，烫伤了双手。该同学的英勇表现使所有在场的人赞不绝口。

正值全国开展学雷锋运动之时，贵校学生周××临危不惧，挺身而出，抢救他人家庭财产，这一高尚行为为我们树立了良好的榜样。周××的高尚境界是他优秀品质的体现，也是贵校教书育人的成果。我们除向周××同学表示诚挚谢意、向他学习以外，同时向贵校领导和老师也表示衷心的感谢，并向贵校建议，请贵枝领导把周××的英雄事迹广为宣传，予以表彰，让周××同学成为大家学习的榜样，将学雷锋运动推向高潮。

慰问信是以组织或个人的名义，向对方表示慰藉、鼓励和关心的专用书信。

慰问信和感谢信区别非常明显:一是内容侧重点不同，慰问信重在表示慰问，多讲对对方的勉励或激励；感谢信则重在表示谢意，多讲对方对自己的帮助和支持。二是写作对象略有不同，慰问信多是对某些单位和集体群众表示慰问的；感谢信则既可以是感谢单位的，也可以是感谢个人的。

根据内容特点的不同，慰问信可以分为三种:向作出贡献的集体或个人发的慰问信、向由于某种原因而遇到重大损失或巨大困难的单位或群体而发的慰问信、节日慰问信。

不管哪种慰问信，都有较为规范的格式。

一般写成“给(致)……的慰问信”式样，也可只写“慰问信”三字，用大字书写置于首行正中，上下留空。

称呼、敬语，落款及时间都同感谢信一样，只是正文略有些区别。

内容包括三个方面:

(1)原因背景。用一段简明文字陈述目前形势，写明慰问的背景和原因，以提起下文。

(2)叙述事实。应比较全面、具体地叙述对方的模范事迹、工作实绩或遇到的困难，并实事求是地肯定其功绩，然后向对方表示慰问和学习。

(3)结语部分。先结合形势与任务提出殷切的希望，接着表示共同的愿望与决心，最后用一句慰勉与祝愿的话作结。如“让我们携手并进，为早日实现四个现代化而共同奋斗”、“……困难是暂时的，最后的胜利一定属于我们”、“祝你们取得更大的成绩”。

根据慰问对象的不同，慰问信的内容、语气也有所不同。如慰问先进，内容大都是对取得突出成就的先进集体或群体表示慰问，正文内容主要是简述其先进事迹及其意义，表示赞扬，并鼓励他们再接再厉，乘胜前进，争取更大的成绩。开头可用“欣闻……非常高兴，特表示祝贺并致以亲切的慰问”等语概述；中心段可以写成绩是为何取得的及有怎样的意义，表示赞扬；最后勉励他们再接再厉，继续前进。如慰问受灾者，大都是对遭受自然灾害的单位或群体表示慰问，正文内容主要是表示同情和安慰，鼓励他们克服困难，勇往直前，夺取胜利。开头可用“惊悉……深表同情，并致以深切的慰问”等语概述；中心段着重写克服困难，战胜灾害的有利因素，如有社会主义制度的优越性，有安定团结的大环境，有全国和全省人民的大力支持，鼓励他们努力奋斗，战胜眼前的困难；最后写自己(发信单位和个人)将怎样为他们做贡献的决心及行动(如捐款、捐物等)，并表示良好的祝愿。如是节日慰问，慰问信多是上级单位写给有关人员的，所以正文内容主要是强调节日的意义，赞扬有关人员所取得的成绩或作出的贡献，并提出今后的希望，开头概述节日意义及提出问候语；中心段赞扬有关人员所取得的成绩或所作的贡献，并联系当前形势阐述其责任和今后的任务；最后提出希望。

慰问信的写作要求是:(1)对象要明确。应根据不同的对象确定慰问的内容和重点，这一点上面已作陈述，兹不赘言。(2)感情要真挚。应以高度的政治热情，赞颂关怀或慰勉对方，使对方感到温暖，并受到鼓舞。(3)语言要亲切。适当运用抒情的表达方式，切忌用公式化、概念化的词语，也不宜用刻板的公文语言。

值此第20个教师节来临之际，我们党委工作部代表院党委、院行政，向你们表示亲切的慰问!你们辛苦了!

在过去的一年，在院党委、院行政的正确领导下，全院教职员工心往一处想，劲往一处使，以空前的工作热忱和务实精神，为学院的生存和发展而努力拼搏，取得了有史以来最好的办学实绩:办学硬件重上档次，办学规模越来越大，教学质量稳步提高，既创造了可观的经济效益，又赢得了良好的社会声誉，更令人振奋的是，我们终于实现了多年的梦想——跻身于高等教育行列。这些让人欣慰的成绩的取得，与每一位教职员工的辛勤劳动是分不开的，我们永远不会忘记同志们的积极贡献。

我们学院发展前进的历程充分表明:只有精诚团结，勇于进取，苦练内功，真抓实干，教育事业才能兴旺发达。今年是学校开展正规的高职教育的第一年，为了创造一个良好的开局，为今后的进一步发展奠定坚实的基础，我们殷切期望全校教职员工牢记“校兴我荣，校衰我耻”的校训，一如既往地苦钻业务，如饥似渴地探求新知，兢兢业业地搞好教学，全心全意地服务学生，以更优异的成绩回报学生，回报家长，回报企业，回报社会!作为职工之家，我们将努力改变工作作风，为一线的同志们竭诚服务，鸣锣开道。

同志们，只要我们众志成城，开拓奋进，我们的学院就会越办越好，同志们的日子也就会越来越好过，我们的明天将更加让人瞩目!

请柬，通常也称请帖，是为邀请宾客参加某一活动时所使用的一种书面形式的通知。一般用于联谊会、友好交往、重要会议等各种纪念活动及婚宴、寿筵、奠基、开业等仪式。发请柬是为了表示活动举行的重要性。

1.请柬的写作格式

(1)标题。标题要根据请柬所采取的幅面形式和行列走向来确定。

①由左向右书写。横成行，竖成篇是现代文案通行的形式。采用这种形式时标题的写法是:“请柬”或“请帖”两字用特大号字，醒目地横列于封面的上方正中，两字适当拉开距离，居中落位。

②由上向下书写。由右向左阅读，竖向成列是中国古时的传统形式。采用这种形式时标题的写法是:“请柬”或“请帖”两字用特大号字，上下排列，醒目地位于封面上下的中线偏上部位，两字适当拉开距离。

“请柬”或“请帖”两字一般请书法高手书写，看起来颇有文化、艺术韵味，同时能起到活泼版面的作用。

(2)正文。正文格式如书信，有称谓(但无问候语)、有主体、有落款。

①称谓。称谓是对被邀请人(或单位)的称呼，在正文的第一行顶格书写，后面用冒号以引出下文。

②主体。主体先写明主语，如“我校”、“我公司”或邀请人自己的名字或代称，然后用“定于”引出时间、地点，随之点明活动的名称、形式，并表达欢迎对方参加的敬语。

①款识。谁约请落谁的名款，单位名款上要加盖公章。

②日期。写在名款的下方(现代横向书写的形式)或写在名款之左(传统竖向书写的形式)。

2.请柬的写作要求

(1)要素明确。请柬的主题要明确，时间、地点要准确。活动的主要任务、目的、形式是什么，活动的具体时间和地点等都要写清楚。只有做到这些，受邀人才能顺利地如约前来。

(2)说明事项。必要时请柬要注明应该说明的事项，如联系人、联系电话、食宿办理方式、携带物品、文件要求、交通路线等，都要在请柬的附件上一一说明。

(3)语言雅重。请柬的措辞要雅重、简洁，除礼貌、敬谦用语外，还用表达期待、希望或祈请意思的词语以示诚意。

(4)制作精美。请柬作为礼仪媒介文书，其印制不可粗制滥造。过去印刷术不发达的时候，请柬一般请字写得好的人书写在红纸之上，略加图案装饰；现代印刷术高度发达，请柬一般由专业人士设计，然后精美彩印成型，十分美观。根据具体情况，为求得最佳效果，请柬可以由美工针对请柬的主题作专门设计。

现代常用形式的请柬:

传统形式的请柬:

邀请书是行政机关、企事业单位、社会团体或个人邀请有关人士前往某地参加某种活动或事宜的专用书信，如邀请参加聚会、参观、游览、观剧等。邀请书又称邀请信、邀请函。

邀请书与请柬不同。在文案内容上一详一略，邀请书要写明被邀对象、活动内容、时间地点、参加人员及注意事项等，内容比较详尽；请柬只写明被邀对象、邀请事由、莅临时地、邀请人即可，内容比较简略。在文本形式上，邀请书是短文式文本，篇幅相对较长，行文灵活；请柬是填空式文本，有的是分项填写(不求连成文句)，篇幅相对较短，行文刻板。在文本载体上，邀请书无论用纸、印刷均无特殊要求；请柬则用纸精良、设色考究、制作精美，富有艺术性。

邀请书通常由标题、称呼、正文、结尾和落款五部分组成。

邀请书的标题一般有两种方式构成:一是单独以文种名称构成，如“邀请书”、“邀请信”；二是由发文原因和文种名称共同构成，如“关于出席亚太经济发展会议的邀请书”。

称谓要顶格写被邀请的单位或个人的名称或姓名，也就是要写明主送对象，如“××学院”、“××同志”，后面用冒号提示下文。

邀请书的正文通常要求写出举办活动的内容、活动目的、活动时间、活动地点、活动方式、邀请对象以及邀请对象应作的工作等。活动的各种事宜必须写清楚、写周详。若附有票、券等物也应同邀请信一并送给主送对象。若距离较远，则应写明交通路线，以及来回接送的方式等。其他差旅费及活动经费的开销来源及被邀人所应准备的材料文件、节目发言等等也应在正文中交代清楚。

结尾处要求写上礼节性问候语，如“恳请光临”、“欢迎参加”、“致以敬意”，等等。

邀请书的落款要署上发文单位名称或发文个人的姓名，署上发文日期。邀请单位还应加盖公章，以求慎重。

有的邀请书还附有回执，由被邀请方填写后回寄给邀请方，对应邀如约作一个确认，以便邀请方安排有关事宜。

邀请书的措辞要热情、礼貌；语气不能生硬，应带有商询口气，不强加于人；文字简练。

为了迎接全国第×届艺术节，展示我国硬笔书法艺术的研究和创作成果，经有关部门批准，由全国第×届艺术节组委会、××省文化厅和中国硬笔书法杂志社联合主办“长江奖”硬笔书法精品大展。鉴于您在书法研究和创作方面的成就，现特别约请您为本次展览提供展品。现将有关事项告知如下:

一、作品内容健康向上即可，书体不限，篆书和草书请附释文。

三、所有特邀作品将由“全国第×届艺术节”组委会颁发荣誉证书。

四、所有特约作者将作为嘉宾，应邀参加“全国第×届艺术节”在××举行的开幕式，并参加艺术节组委会组织的采风活动，一览××市壮美景色。费用由艺术节组委会承付。艺术节开幕式有关事宜另行通知。

六、收稿单位及地址:××省××市××路××大厦2808室“长江奖”硬笔书法精品大展组委会，联系人:徐××，联系电话:××××××××，邮政编码:××××××。

七、信息回馈:如果您愿意提供作品并同意上述事项，请在收到本函后一周内将填写好的回执寄回组委会办公室徐××同志备案，寄回的回执将视为认同以上条款并须履约。回执附后。

衷心感谢您对本次展览的大力支持，期待您的大作如期寄到。

倡议书是某些个人或集体就当前迫切需要提高群众认识从而得到解决的问题；首先向社会或有关方面公开提出号召性建议，以推动某项活动的广泛开展的书信。倡议书与挑战书的性质和作用基本相同，但二者的对象范围并不一样:挑战书必须有确指的挑战对象，而且要求被挑战者必须明确表示应战态度；倡议书的对象范围要广泛得多，而且也不要求对方必须明确表明态度，因而倡议书往往更具有群众性，可以在更大范围内调动人们的积极性。

倡议书多由某些会议代表或先进集体为倡导某种先进风气或为号召某些群众开展某些有意义的活动而发出，所以其内容也不尽相同，但其格式基本一样。

一般都只写“倡议书”三个字，也有的在前面加上倡议的对象范围，如“给全省林业青年科技工作者的倡议书”。

倡议对象是泛指名称的，如“全省中职生朋友们”、“全厂共青团员”等，也在正文前顶格写，占一行。

一般有三方面内容:开头先写倡议的背景、条件、理由或目的，通常不分条开列，可用“为此，我们倡议如下(我们提出如下倡议)”过渡；然后引出倡议的内容，这一部分是重点，因为只有了解了倡议的内容，只有明白了实行的具体措施，他人才知道如何去响应，如何去投入实际行动，内容如果较多，可分条列项来写；最后写决心或希望，一般不必写表示敬意和祝颂的礼节性结束语。

写倡议的发出者，即哪些人或哪个集体；最后写上发倡议的具体时间。

写作倡议书首先要考虑倡议内容有无针对性，即要考虑时代的发展和社会的需要并结合本地区或本单位实际情况，实事求是，合情合理地提出倡议，切忌空洞口号。另外还要考虑倡议内容的先进性和可行性，即倡议目标不能太低也不能太高，不切实可行的措施无从达到倡议的目的。至于行文，则要说理清楚，富于激情，具有号召性和鼓舞性，这样才能动员更多的群众来参加该项活动与工作。

团中央青少年发展基金会宣布开始实施“希望工程——百万爱心行动”，这是支持并推动“希望工程”向前发展的有力行动。我们号召全市团员、青年积极投入这个行动。为失学或面临失学的少年儿童能重返课堂，请大家伸出援助之手，献出友爱之心。在此我们倡议:

(1)积极行动起来，宣传“希望工程——百万爱心行动”，让你周围的人、你的亲友家人了解它的意义，争取更多的人，更多的社会力量投入对失学少年儿童的救助之中。

(2)努力协助各级团组织与基金会联系，利用各种条件和机会了解我市边远贫困地区少年儿童失学情况，并向团组织汇报，以便与基金会联系，实施救助工作。

(3)有余力的团员、青年应主动积极地开展直接救助工作。通过基金会和团组织与失学儿童直接联系，定向资助他们到小学毕业。

为了失学儿童能重返课堂，为了希望之花遍地开放，为了祖国的未来，我们希望，全市团员、青年都能为“希望工程——百万爱心行动”奉献爱心、贡献力量，使贫困地区的孩子们和其他同龄人一样，拥有幸福美好的明天!

建议书是机关单位、团体或个人向有关单位提出建设性意见时使用的文稿，也称“意见书”。它同建议性报告特别相似，即内容和写法基本一样，但二者的写作范围和对象明显不同:报告必须是下级单位写给上级机关的，而且其内容也是所属范围内的事情或问题；建议书则多是个人写给有关单位或上级机关的，如果是单位写的，则一定是写给其他有关机关或单位的，而非写给上级机关的。

建议书与倡议书虽然都有提建议的意思，但二者的区别也很明显:一是建议对象不同，倡议书是面对群众而发，带有号召性和鼓舞性，建议书是面对领导机关或有关部门的，没有发动群众的号召性作用；二是要求实施建议的急缓程度不同，倡议书的内容都是需要马上去做而且能马上做到的事，建议书的内容则是等领导机关及有关部门批准认可后方能付诸实施；三是行文风格不同，倡议书有号召性，行文带有激情，建议书则具有提请性，语气较为谦逊。

建议书由于所针对的问题不同，其内容和写法也有一定的区别。但其格式基本一样。

一般由两种写法:一是只概括出建议的内容或中心意思，如“正确引导股票热”；二是由“关于”加上内容范围再加上“的建议”构成，如“关于搞好市场管理的建议”。受文单位如果是确指的，就顶格写在正文前面，占一行；如果是泛指，就不必写受文单位，写给报社的大多都不写受文单位。

一般分三个部分:开头先写所反映的问题或情况，应概括一些，但可多可少，这要根据反映的具体情况而定；然后或分析问题的原因，或指出危害及问题的关键等，也比较简要；最后是建议的具体项目，可用序号标明，也可用自然段体现，还可用“一是”、“二是”来标明。

建议是单位发出的，落款就写单位名称；若是个人发出的，落款则先写所在单位，后写个人姓名。最后写上建议成文的时间；如果是在报纸上发表，则以发表之日为准而不再写成文时间。

写作建议书首先要考虑建议的内容是否值得重视，只有那些应该引起注意的问题，才可成为建议的内容；其次要考虑所提的建议是否具有指导性与可行性，如无指导性则没有意义，如缺乏可行性则无法使人接受；再就是建议的内容要具体，无论分条开列或不分条开列，各项内容都要条理分明，以便对方全面采纳并真正实施；另外，用词要准确，表达要清晰，重点要突出，语言要通畅、语气要平和，以利于对方接受。

近年来我国从外国进口设备，对促进生产和提高技术起了一定的作用，但也出现了不少问题:有些部门盲目进口设备，造成长期闲置不用；有些单位引进的设备设计不周，安装后不能使用；有些企业各自为政，致使设备进口重复……凡此种种，不但浪费了大量外汇，且冲击了我国自身的工业发展。为此，我们建议:

一、建立一个全国性的审批进口设备机构，对各地的进口设备进行综合平衡和最后审批。

二、申请进口设备的单位，应对将进口的设备进行可行性测试，然后，才上报审批。

三、对已进口的设备进行一次普查，并将结果送计算机中心储存，供有关部门查调或审批时参考。

四、尽快制订、颁布“进口法”。不负责任地盲目引进设备者要承担经济和法律责任。

贺信，是行政机关、社会团体、企事业单位或个人向举行重要活动的其他单位或个人表示祝贺的一种专用的书信式文书。贺信按照不同的发布形式，又可以称为贺电，如通过电话、电报或传真送达的祝贺性文书等。

贺信因其使用场合不同而有多种类型:(1)对重要会议的召开表示祝贺。如祝贺党代会、人代会召开的贺信等。(2)对当选人、就职者的祝贺。如外国首脑祝贺胡锦涛当选为中共中央总书记的贺信、祝贺曾荫权就任香港特别行政区第二任最高行政长官的贺信等。(3)对重大工程竣工和重大科研项目成功的祝贺。如祝贺三峡工程胜利完工的贺信、祝贺神舟六号飞船成功发射的贺信等。(4)对获得奖励和荣誉的祝贺。如祝贺王选当选为中国科学院院士、祝贺徐本禹被评为“感动中国十大杰出人物”的贺信等。

贺信一般由标题、称谓、正文、结尾、落款及日期等构成。

(1)标题。贺信的标题通常由文种单独构成，即只写“贺信”二字。字号要大，要醒目，写在首行的居中位置。标题上下适当空留一至两行，用以突出标题。

(2)称谓。称谓是对被祝贺单位或个人的称呼，在标题下的第一行顶格写上单位名称或人名，后面用冒号提起下文。

(3)正文。贺信的正文有如下内容:

①阐明背景。结合当前形势，说明对方取得成绩(或召开重要会议、举办其他重大活动)的大背景和历史条件。

②交代原因。说明对方取得成绩(或召开重要会议、举办其他重大活动)的主客观原因。这是贺信的核心部分，一定要交代祝贺的原因。

③表达心意。向对方表示热烈的祝贺。要用真心诚意的语言写出感情色彩，由衷地表达自己真诚的祝福和同喜同庆的心情。同时还要写一些鼓励的话，以表示对对方的期望。

④致礼作结。结尾一般用“此致－敬礼”等祝颂语收束文章。也可用“祝愿取得更大的成绩”或“期待着你们胜利的捷报”等短语作结。

(4)落款及日期。与贺信正文相隔一到两行，在右下方写明发文单位的名称或个人的姓名，并在落款相同的方位，即在落款的下面写明成文日期。

(1)真情实感。贺信的写作首先要体会被祝贺人的心理，语言要有情感色彩，热情洋溢、喜庆热烈，给对方以热情和鼓舞。

(2)语言明快。贺信的语言不同于一般应用文书，它可以用文艺语体行文，运用修辞手法把语言修饰得优美而文雅，但切忌浮华。

(3)短小精悍。贺信的篇幅不可过长，三五百字即可，切忌长篇大论。

时值第×届华中国际商贸洽谈会在你市隆重开幕之际，我代表中华人民共和国商务部，谨向你们并通过你们向华中国际商贸会的开幕表示热烈的祝贺，向所有与会代表表示诚挚的问候。

华中国际商贸洽谈会是在中共××市委、市政府关怀下举办的华中地区最具规模、最有特色的商业贸易盛会，至今已成功举办×届。商贸会汇集了我国乃至全世界众多的知名企业和品牌，其规模、特色和声誉已经为国际社会所关注，其科技含量越来越高，其交易额屡创新高。商贸会的成功举办，为我国市场经济的深入推进起到了十分重要的作用，对我国企业加强与国际知名企业之间的合作、促进我国科技的发展具有开创性的意义。

我们希望华中国际商贸洽谈会越办越大、越办越好，越办越红火，为我国的经济建设起到示范和领头作用。