1．材料收集

在每一次会议前，译员都应该尽可能收集与会议主题相关的材料，如发言人的演讲稿、相关的专业词汇、会议的背景信息等。在正常情况下，主办方会在会议前把讲稿给译员，让译员熟悉主题。如果主办方没有提供相应材料或是忘记这一步骤，译员可以主动向对方索取。从会议材料中，译员可以找出会议的主题，了解发言人的观点和立场，对于发言人的演讲总体上有所把握。但是拿到了讲稿并不意味着译员可以完全照着稿件在会议上宣读。实际上在大多数情况下，发言人会现场即兴阐发一些新观点、新思想，会列出一些新的例子和论据，此时，译员应当能够依靠坚实的口译基础应对这一情况。因此，讲稿应当作为辅助材料，便于熟悉会议的内容和流程;译员还是要靠听和记来进行翻译，坚实的口译能力才能使译员以不变应万变。

会议的相关背景资料包括和此次会议相关的以往会议记录、相关议题、相关事件的进展等材料，译员阅读会议背景资料之后，可以更为全面地了解会议主题。有的会议在结束前会有问答时间，会议主题背景知识可以为译员在问答部分的翻译提供参考。

专业词汇也是译员应该多花时间和精力准备的部分。这也是口译活动中难度最大的一部分内容。口译涉及的领域广泛，即使经验再丰富的译员也不可能做到对每个领域、每个行业都很熟悉并能完全掌握某一行业的所有专业术语。因此译员在承接了口译任务后应该及时去搜集与会议主题相关的专业词汇。译员可以借助专业的分类词典来整理归纳可能遇到的专业词汇，这些词典可以确保词语意思的准确性。另一方面，网络资源也是很有效的资料收集途径。网络资源的更新速度快、词汇容量大，并且可以提供相应的使用范例。有些前沿词汇在专业词典中可能无法找到，但网络可以提供最新的词汇。