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原始凭证，也称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生与完成情况，明确有关经济责任的一种会计凭证。原始凭证是进行会计核算的原始资料和重要依据。

一、原始凭证的种类

原始凭证可以按照其来源、填制方法、格式不同等进行分类。

(一)原始凭证按其来源不同分类

原始凭证按其来源不同分类，可以分为外来原始凭证和自制原始凭证两种。

外来原始凭证是在经济业务活动发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。如购买货物取得的发货票，增值税专用发票，铁路运输部门的火车票，职工出差时取得的飞机票、汽车票。由银行转来的结算凭证和对外支付款项时取得的收据等都是外来原始凭证。外来原始凭证一般都是一次凭证。其格式如图5-1所示。

自制原始凭证是指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成经济业务时所填制的原始凭证。如收料单，领料单，限额领料单，产品入库单，单位内部职工出差借款时填制的借款单，工资结算表，折旧计算表等。其格式如表5-1和表5-2所示。

(二)原始凭证按其填制方法不同分类

原始凭证按其填制方法不同，可以分为一次凭证、累计凭证、汇总凭证、记账编制凭证四种。

(1)一次凭证是指对一项经济业务或若干项同类经济业务在发生或完成后，一次填制完成的原始凭证。它反映一笔经济业务或同时反映若干同类经济业务的内容。外来原始凭证一般属于一次凭证，大多数自制原始凭证也属于一次凭证。

日常的原始凭证多属此类，如现金收据，发货单，收料单、增值税专用发票等。如图5-1所示的外来原始凭证，表5-1和表5-2所示的自制原始凭证，都属于一次凭证。一次凭证能够清晰地反映经济业务活动情况，使用方便灵活，但数量较多。

(2)累计凭证，是指在一张凭证上连续登记一定时期内不断重复发生的若干同类经济业务，把期末累计作为记账依据的一种原始凭证。累计凭证可以连续登记相同性质的经济业务，随时计算出累计数及结余数，期末按实际发生额记账。

累计凭证是多次有效的原始凭证，如限额领料单就是典型的累计凭证，其格式如表5-3所示。

(3)汇总凭证，也叫原始凭证汇总表，是将一定时期内若干张记录同类经济业务的原始凭证按照一定的要求汇总编制成一张汇总凭证，用以集中反映某项经济业务总括发生情况的原始凭证。汇总凭证是有关责任者根据经济管理的需要定期编制的，合并了同类型经济业务事项，简化了记账工作量。

常见的汇总记账凭证有：发出材料汇总表，工资汇总表，差旅费报销单等。汇总凭证既可以提供经营管理所需要的总量指标，又可以大大简化核算手续。“发出材料汇总表”的格式如表5-4所示。

(4)记账编制凭证是根据账簿记录和经济业务的需要编制的一种原始凭证。记账编制凭证是根据账簿记录，把某一项经济业务加以归类、整理而重新编制的一种会计凭证。例如在计算产品成本时，编制的“制造费用分配表”就是根据制造费用明细账记录的数字按费用的用途填制的。

常见的记账编制凭证有制造费用分配表、产品成本计算表等。制造费用分配表的格式见表5-5。

(三)原始凭证按其格式不同分类

原始凭证按其格式不同分类，可以分为通用凭证和专用凭证两种。

(1)通用原始凭证是指由有关部门统一印制、在全国或某一地区、某一部门内使用的，具有统一格式和使用方法的原始凭证。

常见的通用原始凭证有银行统一印制的银行转账结算凭证，税务部门统一印制的全国通用的增值税专用发票，统一的商业零售发票等。

(2)专用凭证是指由单位自行印制、仅在一定范围内使用的具有特定内容、格式和专门用途的原始凭证。

常见的专用原始凭证有高速公路通过费收据、收料单、工资费用分配表、折旧计算表等。

以上是按不同的标准对原始凭证进行的分类。它们之间是相互依存、密切联系的。有些原始凭证按照不同的分类标准分别属于不同的种类。如“增值税专用发票”对销货单位来说是自制原始凭证，但对于购货单位来说则是属于外来原始凭证。同时，“增值税专用发票”按填制方法分是一次凭证，按照格式分又属于通用原始凭证。

根据上述原始凭证的分类，归纳如图5-2所示。

二、原始凭证的基本内容

各个单位发生的经济业务事项是复杂多样，各不相同的。记录和反映经济业务事项的原始凭证来源于不同渠道，原始凭证的内容、格式不尽相同。原始凭证作为反映经济业务事项已经发生或完成的情况并承担明确经济责任的书面文件，应当具备以下基本内容(也称为原始凭证要素)：

1.原始凭证的名称

它标明所记录业务的性质和用途，便于核算分类。如发货单、入库单。

2.原始凭证的填制日期和编号

原始凭证的填制日期标明所记录业务事项发生或完成的时间，便于对经济业务事项进行序时核算，也便于确定成本费用和收入的归属期。原始凭证的编号，标明了原始凭证的顺序，便于核对和加强凭证的管理。

3.接受原始凭证的单位名称或个人姓名

它标明接受单位名称或个人姓名，以便于查证信息的真实性。

4.经济业务事项的内容摘要

它标明经济业务事项的性质，便于检查其是否符合相关法律法规的要求。

5.经济业务事项的数量、单价和金额

它标明了经济责任的大小和性质，可以对经济业务从实物量和价值量两个方面进行计量。

6.填制原始凭证的单位名称、有关经办人员的签名或盖章

它标明了与事项相关的负责单位和经办人员的签字盖章，便于明确经济责任。

它标明了该项经济业务事项所附带的凭证，便于了解该笔经济业务事项的详细情况。

为发挥原始凭证的作用，满足管理需要，原始凭证除以上基本内容外，还应具有以下相关内容：

①从外单位取得的凭证和对外开具的凭证，必须盖有填制单位的公章。这里所说的公章，是指具有法律效力和特定用途，能够证明单位身份和性质的印鉴，包括发票专用章、财务专用章、业务公章等。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。

②自制原始凭证必须有经办单位的领导人或者由单位领导人指定的人员的签名或盖章，同时还应该有收款人、经办人员的签名或盖章。

③购买实物的原始凭证必须有验收证明。购买的实物必须经过购买人以外的第三者查证核实后，会计人员才能根据购买实物的原始凭证入账。这样要求，目的是为了明确经济责任，保证账务相符，防止盲目采购，以避免物资短缺和流失。

④支付款项的原始凭证必须有收款单位和收款人的收款证明，不能仅以支付款项的有关凭证如银行汇款凭证等替代，这样做的目的是为了防止舞弊行为的发生。

⑤一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以其中的一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸复写，并连续编号;作废时，应在各联加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得缺联，妥善保管，不得撕毁。

⑥发生销货退回时，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明;退款时，必须取得对方的收款收据或汇款银行的汇款凭证，不得以退货发票代替对方的收据。

⑦职工因公借款，应填写正式借据，附在记账凭证上;报销时，应另开收据或者退还借款收据副本，不得退还原借款收据。借款收据和收回借款的收据都是原始凭证，必须予以保留，不能将原借款收据退还借款人，否则，将影响到会计资料的完整性。

⑧经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。

原始凭证为了满足其他业务需要，还可列入相应的内容，如预算项目、合同号数等，使原始凭证能够发挥多方面的作用。

三、原始凭证的填制

(一)原始凭证的填制要求

原始凭证是具有法律效力的证明文件，是进行会计核算的依据，必须认真填制。填制原始凭证，要由填制人员将各项原始凭证要素按规定方法填写齐全，办妥签章手续，明确经济责任。为了保证原始凭证能清晰地反映各项经济业务的真实情况，原始凭证的填制必须符合以下要求：

原始凭证所填列的经济业务内容和数字，必须真实可靠，符合实际情况。

原始凭证所要求填列的项目必须逐项填列齐全，不得遗漏和省略。

单位自制的原始凭证必须有经办单位领导人或单位领导指定的人员和经办人员的签名盖章;对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章;从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名盖章。总之，取得的原始凭证必须符合手续完备的要求，以明确经济责任，确保凭证的合法性、真实性。

4.书写要清楚、规范

原始凭证要按规定填写，文字要简要，字迹要清楚，易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化汉字。

①小写金额必须逐个书写，不得写连笔字。特别是在要连写几个“0”时，也一定要单个地写，不能将几个“0”连在一起一笔写完。金额排列要整齐，数字之间的空格要均匀，不宜过大。

②在金额前要填写人民币符号“￥”。人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白。凡阿拉伯金额数字前写有货币币种符号的，数字后面不再写货币单位。所有以元为单位(其他货币种类为货币基本单位，下同)的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分;无角分的，角位和分位写“00”或者符号“——”;有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“——”代替。在发货票等须填写大写金额数字的原始凭证上，如果大写金额数字前未印有货币名称，应当加填货币名称，然后在其后紧接着填写大写金额数字，货币名称和金额数字之间不得留有空白。

③汉字填写金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，应一律用正楷或行书体填写。不得任意自造简化字。大写金额数字满拾元而不足贰拾元的，应在“拾”字前加写“壹”字;大写金额数字到元或角为止的，在“元”或“角”之后应当写“整”或“正”字。阿拉伯金额数字之间有“0”时，汉字大写金额应写“零”字。如小写金额为￥1008.00元，大写金额应写成“壹仟零捌元整”。

原始凭证要按照顺序连续编号或分类编号，在填制时要按照编号的顺序使用，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，妥善保管，不得撕毁。

6.不得涂改、刮擦、挖补

原始凭证内容有错误的，不得涂改，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

各种原始凭证一定要及时填写，并按规定的程序及时送交会计机构、会计人员进行审核。原始凭证的审核人员应检查有关数量、单价、金额是否正确无误，是否与实际业务一致，做到不拖延、不积压，不事后补填，并按规定的程序审核。

(二)原始凭证错误的更正

为了规范原始凭证的内容，明确相关人员的经济责任，防止利用原始凭证进行舞弊，《会计法》第十四条第四款对原始凭证错误更正作出了规定，其内容包括：

第一，原始凭证记载的各项内容均不得涂改。随意涂改原始凭证即为无效凭证，不能作为填制记账凭证或登记会计账簿的依据。

第二，原始凭证所记载的内容有错误的，应当由出具单位重开或者更正。更正工作必须由原始凭证出具单位进行，并在更正处加盖出具单位印章;重新开具原始凭证也应当由原始凭证出具单位进行。

第三，原始凭证金额有错误的不得更正，只能由原始凭证出具单位重开。因为原始凭证上的金额是反映经济业务事项情况的最重要数据，如果允许随便更改，易产生舞弊，不利于保证原始凭证的质量。

第四，原始凭证开具单位应当依法开具准确无误的原始凭证，对于填制有误的原始凭证，负有更正和重新开具的法律义务，不得拒绝。

四、原始凭证的审核

(一)原始凭证的审核内容

原始凭证的审核是保证账簿记录真实准确的重要环节，是明确经济责任的原始依据。为了正确反映和监督各项经济业务，会计机构、会计人员应当严格按照规定的程序和要求对取得的原始凭证进行严格审核和核对，保证核算资料的真实、合法、完整。只有经过审查无误的凭证，方可作为编制记账凭证和登记账簿的依据。按照国家统一的会计制度的规定，对原始凭证的审核主要应当从以下几个方面进行：

主要审核原始凭证所记载的经济业务是否正常，判断是否正确，涉及业务发生的日期、季节、经办负责人员、数量和单位、业务的程序和手续等是否符合要求等。真实性审核包括凭证日期是否真实、业务内容是否真实、数据是否真实。

主要审核凭证中所反映的经济业务的内容是否符合国家有关政策、法令、制度、计划、预算和合同等的规定，是否符合审批权限和手续等。这种审查是以有关政策、法规、制度和计划合同等为依据，审查凭证所记录的经济业务是否符合有关规定，有无贪污盗窃、虚报冒领、伪造凭证等违法乱纪现象等。对于不合法的原始凭证，财会人员应拒绝受理。如发现伪造或涂改凭证弄虚作假、虚报冒领等不法行为，除拒绝办理外，还应立即报告有关部门，提请严肃处理。

主要审核所发生的经济业务是否符合厉行节约、反对浪费、有利于提高经济效益的原则，有否违反该原则的现象。

主要根据原始凭证所反映基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整，手续是否齐备，应填项目是否齐全，填写方法、填写形式是否正确，有关签章是否具备等。

主要审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无差错，大写与小写金额是否相符等。

审核时应注意原始凭证的填写时间，尤其是支票、银行汇票、银行本票等时效性较强的原始凭证，更应验证其签发日期。

(二)原始凭证审核结果的处理

原始凭证的审核是一项政策性很强的工作，也是十分细致和严肃的工作，会计人员应该做到精通会计业务;熟悉有关的政策、法令和各项财务规章制度;对本单位的生产经营活动有深入的了解;同时还要求会计人员具有维护国家法令、制度和本单位财务管理的高度责任感，敢于坚持原则，才能在审核原始凭证时正确掌握标准，及时发现问题。对于审核结果应根据不同情况分别处理：

①对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证入账;

②对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证，应退回给有关经办人员，由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后，再办理正式会计手续;

③对于不真实、不合法的原始凭证，会计机构和会计人员有权不予接受，并向单位负责人报告。