第二节　职位分析系统

一、职位分析系统概述

职位分析系统揭示了组织、工作和人三者之间的相互关系，是对技术、方法、工具的总和。分析的目的不同，所采用的系统也不同。

1.职位分析系统包含的内容

职位分析系统包含以下七个方面的内容：

（1）分析要素；

（2）理论依据；

（3）信息来源；

（4）信息的形式；

（5）收集、整理信息的方法和技术；

（6）系统的结构；

（7）系统输出的结果。

2.职位分析系统的类型

国外企业经过多年的实践，已经形成比较完善的职位分析系统。一般来说，不同的系统在上述七个方面存在着不同程度的差异，从而显示出各系统的不同特征。但总的来看，它们可以分成两类，一类是以工作为中心，另一类是以人为中心。

以工作为中心的职位分析系统和以人为中心的职位分析系统存在以下三个方面的差别。

（1）获取职位信息的形式不同。以工作为中心的职位分析系统可以用严格定量的、准确的数字来说明所获得的信息。而以人为中心的职位分析系统则只能用叙述性方式来描述所获得的信息。

（2）系统输出的结果不同。以工作为中心的职位分析系统输出是关于工作结果、工作任务、工作指标和执行标准以及其他有关工作的因素。而以人为中心的职位分析系统输出的信息是关于任职者的行为、潜力、能力和其他个性特征。

（3）理论依据不同。以工作为中心的职位分析系统把工作作为组织系统的一个子系统。而以人为中心的职位分析系统则通过组织系统中工作要素和人员特征间的某种联系，即通过人员的潜力、能力和个性来揭示工作本身的特征。该系统是基于这样一个前提：若所有胜任某一工作的任职人员具有某种共同特征，那么，凡具备这类特征的人便能胜任这项工作。

3.职位分析系统的作用

运用职位分析系统可以获得与工作有关的大量信息，从而对组织、工作和人三者之间的关系有一定的了解。其具体作用如下：

（1）可以获得任职人员本身的信息，如能力、教育程度、个性、经验等方面的信息；

（2）可以获得工作本身的信息，如工作任务、目标、责任、环境等方面的信息；

（3）在获得工作信息的同时，对工作进行评价，从而是我们对工作的相对价值、在组织中的位置及执行工作的难易程度有了深刻的了解，也使各职位之间可以直接进行比较。

在使用职位分析系统的时候应该注意：并不是任何一个系统都可适用任何职位，而是需要结合适用。

二、职位分析系统模型

为了更加直观地了解职位分析这一活动，我们用一个系统模型加以表示，见图3－1。

图3－1　职位分析的系统模型

1.职位分析需要收集的信息及其来源

（1）职位分析需要收集的信息。职位分析所需收集的信息主要包括三个方面：工作的外部环境信息、与工作相关的信息和与任职者相关的信息，见表3－1。

表3－1　职位分析需要收集的信息

在职位分析实践中，企业的职位分析人员常常会犯“信息收集的近视症”，即常常只看到工作与任职者信息，而看不到职位存在的广义的环境，因此，所收集的信息往往忽略了组织的特征，相关的产品、技术与服务等。而事实上，这类信息对于帮助职位分析人员从根本上理解职位，对职位的目的、职责与任务等方面的信息进行综合判断具有至关重要的意义。

（2）职位分析的信息来源。职位分析的信息主要从以下几个渠道来获得：职位任职者本人、管理监督者、顾客、分析专家、职业名称辞典以及以往的分析资料。在通过这些渠道搜集职位分析所需信息时需要注意：由于各种主客观原因的存在，不同的信息源提供的信息会存在着一定程度的差异。例如，职位任职者本人在提供信息时往往会夸大职位的难度；而顾客在提供信息时也往往会从自己的利益出发，从而导致某些信息特别是与绩效有关的信息高于实际的情况。因此，职位分析人员应站在中立立场来听取各方面不同的意见，条件允许或者必要的时候还要亲自实践一下有关的工作活动，以期掌握比较准确可靠的信息。

2.职位说明书

职位分析通过对信息的收集、分析与综合，最终形成职位分析的成果——职位说明书。在职位说明书中，主要包括两块核心的内容：职位描述和任职资格。这两个部分并非简单的罗列，而是通过客观的内在逻辑形成一个完整的系统。

（1）职位描述。职位描述，是对职位本身的内涵和外延加以规范的描述性文件。其主要内容包括工作的目的、职责、任务、权限、业绩标准、职位关系、工作的环境条件、工作的负荷等，见表3－2。

表3－2　职位描述的内容

续　表

职位描述包括核心内容和选择性内容，前者是任何一份职位描述都必须包含的部分，这些内容的缺失，会导致我们无法对本职位与其他职位加以区分；后者并非是任何一份职位描述所必需的，而可由职位分析专家根据预先确定的职位分析的具体目标或者职位类别，有选择性的进行安排。

①工作标识。工作标识是关于职位的基本信息，是一职位区别于其他职位的基本标志。通过工作标识，可以向职位描述的阅读者传递关于该职位的基本信息，使其能够获得对该职位的基本认识。

②工作概要。工作概要又称为工作目的，是指用非常简洁和明确的一句话来表述该职位存在的价值和理由。

③工作范围。所谓工作范围是指该职位的任职者所能掌控的资源的数量和质量，以及该职位的活动范围，它代表了该职位能够在多大程度上对企业产生影响，在多大程度上能够给企业带来损失。

④工作职责。所谓工作职责主要指该职位通过一系列什么样的活动来实现组织的目标，并取得什么样的工作成果。它是在前面的工作标识与工作概要的基础上，进一步对职位的内容加以细化的部分。

一般说来，职责描述应遵循以下书写规则：

1°必须采用“动词＋名词＋目标”或者“工作依据＋动词＋名词＋目标”的书写格式；

2°必须尽量避免采用模糊性的动词，如“负责”、“管理”、“领导”等；

3°必须尽量避免采用模糊性的数量词，如“许多”、“一些”等，而尽可能表达为准确的数量；

4°必须尽量避免采用任职者或其上级所不熟悉的专业化术语，尤其要尽量避免采用管理学专业的冷僻术语。如确实有采用术语的必要，须在职位说明书的附件中予以解释；

5°当其存在着多个行动和多个对象时，如会在行动动词和对象之间的关系引起歧义，需要进行分别表述。

⑤工作权限。工作权限是指根据该职位的工作目标与工作职责，组织赋予该职位的决策范围、层级与控制力度。该项目主要应用于管理人员的职位描述与职位评价，以确定职位“对企业的影响大小”和“过失损害程度”，另一方面通过在职位说明书中对该职位拥有的工作权限的明确表达，可以进一步强化组织的规范化、提升任职者的职业化意识，并有助于其职业化能力的培养。

职位描述中的工作权限往往并非来自于对工作本身的分析，而是来自于组织内部《分权手册》赋予该职位的权限。在实际的职位分析操作中，工作权限一般包括三个部分：人事权限、财务权限和重大的业务权限，其分别和《分权手册》中的人事管理分权、财务管理分权、业务与技术管理分权等不同板块相对应。

⑥业绩标准。业绩标准又称为“业绩变量”，是在明确界定工作职责的基础上，对如何衡量每项职责的完成情况的规定。它是提取职位层级的绩效考核指标的重要基础和依据，在以考核为导向的职位描述中，业绩标准是其所必须包含的关键部分。但是，业绩标准不是简单的等同于绩效考核中的考核指标，它主要是告诉我们应该从哪些方面和角度去构建该职位的考核指标体系，而没有提供具体的操作性的考核指标。

业绩指标的提取主要有以下操作性的思路：

1°直接以结果为导向，将职责所要达成的目标的完成情况作为业绩标准；

2°通过分析在职责完成的整个流程中存在着哪些关键点，从这些关键点中找到对整个职责的完成效果影响最大、最为重要的关键点，来作为业绩标准；

3°反向提取，主要回答这样一个问题：“该项职责如果完成得不好，其负面影响可以表现在哪些方面”。

业绩指标的筛选主要遵循以下基本要求。

1°关键性：即业绩标准变量对该职责的最终完成效果的影响程度。影响程度越大，则该业绩变量越可取。因此，最终结果标准比从关键控制点中寻找出来的过程性标准更好；

2°可操作性：即业绩标准是否可以转化为实际能够衡量的指标。包括是否可以收集到准确的数据或者事实来作为考核该标准的依据；是否可以量化，如果不能量化，则是否可以细化，以避免单纯凭感觉打分的现象发生；

3°可控性：即该业绩变量受到任职者的工作行为的影响有多大，是更多受到任职者的控制，还是受到外部环境的控制。一般认为，如果任职者对该业绩变量的控制程度小于70%，则认为该变量必须舍弃；

4°上级认可：业绩变量的选取还必须得到该职位的上级的认可。

⑦工作关系。职位描述中所提到的工作关系主要包括两部分：一部分是该职位在组织中的位置；另一部分是该职位任职者在工作过程中，与组织内部和外部各单位之间的工作联系，包括联系的对象、联系的方式、联系的内容和联系的频次等。

⑧工作压力因素与工作环境。工作压力因素主要指由于工作本身或工作环境的特点给任职者带来压力和不适的因素。在众多的工作压力因素中，我们主要关注工作时间的波动性、出差时间的百分比、工作负荷的大小这三个方面的特征。并且，这些特征在职位描述中都将其划分为若干等级，进行等级评定，从而为职位评价直接提供信息。

工作环境条件，主要针对于操作工人的职位描述，其目标是界定工作的物理环境在多大程度上会对工人造成身体上的不适或者影响其身体健康。在制造类企业中，这一部分内容是传统的“岗位分析”的核心内容。随着后工业化时代的到来，该部分已经逐步丧失了其传统的地位，尤其是针对管理人员和专业人员的职位分析，对“工作环境”的界定已无实际的意义。

（2）任职资格。任职资格（Qualification），指的是与工作绩效高度相关的一系列人员特征。具体包括：为了完成工作，并取得良好工作绩效，任职者所需具备的知识、技能、能力以及个性特征要求。

职位分析中的任职资格主要包括显性任职资格和隐性任职资格两大类。显性任职资格主要包括：正式教育程度、工作经验、工作技能及培训要求；隐性任职资格主要是指承担工作所需的内在的能力、素质要求。

①正式教育程度。对正式教育程度存在着两种不同度量方法：一种是用完成正规教育的年限与专业来加以界定，一种是以任职者实际所达到的教育水平与职业培训来进行确定。

②工作经验。对工作经验的度量可以采用两种不同的尺度：社会工作经验、工龄与公司内部职业生涯。

③工作技能。工作技能是指对与工作相关的工具、技术和方法的运用。事实上，职位所要求的工作技能会随着职位的不同存在很大的差异，但在职位说明书中，为了便于对不同职位的技能要求进行比较，我们往往只关注其中的少数几项对所有职位均通用的技能，例如计算机技能、外语技能与公文处理技能等。

④培训要求。培训要求主要指作为该职位的一般任职者的培训需求，即每年需要多长时间的工作培训，培训的内容与培训的方式如何等。企业的培训活动往往需要和企业整体的培训体系设计相衔接，以整个企业的培训开发政策、制度和模块为基础。培训要求时间的度量往往以周为单位，表示该职位一年内需要累计多长时间的培训；培训方式的界定主要分为在岗培训、脱岗培训和自我培训三种。

⑤隐性任职资格（工作能力要求）。确定职位的能力要求的基础，来自于企业的整体能力模型和分层分类的能力体系的建立。即需要根据企业的整体竞争战略和文化，提出企业员工需要具备什么样的能力，从而形成企业的分层分类的能力要素库，这一要素库将成为后面对各职位簇和具体职位能力要素选取的基础。