第一节　控制概述

一、控制的含义

“控制”一词最初来源于希腊语“操舵术”，就是掌舵的方法和技术的意思。在柏拉图(古希腊哲学家)的著作中，经常用它来表示管理人的艺术。1948年，诺伯特·维纳发表了《控制论——关于在动物和机器中控制和通信的科学》一书，他把控制论看做研究动态系统在变化的环境条件下如何保持平衡状态或稳定状态的科学。控制论的思想和方法已经渗透到了几乎所有的自然科学和社会科学领域。在控制论中，“控制”的定义是：为了“改善”某个或某些受控对象的功能和发展，需要获得并使用信息，以这种信息为基础而选出的加于该对象上的作用，就叫做控制。控制的基础是信息，一切信息传递都是为了控制，而任何控制又都有赖于信息反馈来实现。信息反馈是控制论的一个极其重要的概念。通俗地说，信息反馈就是由控制系统把信息输送出去，又把其作用结果反送回来，并对信息的再输出发生影响，起到控制的作用，以达到预定的目的。

从控制系统的主要特征出发来考察管理系统，我们可以得出这样的结论：管理系统是一种典型的控制系统。管理系统中的控制过程在本质上与其他的系统是一样的，都是通过信息反馈来揭示成效与标准之间的偏差，并采取纠正措施，使系统稳定在预定的目标状态上。因此，从理论上说，控制论也适合于分析和说明管理控制问题。对于管理，所谓控制，从其最传统的意义方面来说，就是“纠偏”，也即按照计划标准衡量所取得的成果，并纠正所发生的偏差，以确保计划目标的实现。

但从广义的角度来理解，管理的控制工作其目的不仅是要使一个组织按照原定计划，维持其正常的活动，以实现既定目标；而且还要力求使组织的活动有所前进，有所创新，以达到新的高度，提出和实现新的目标。因此，控制实际上应包括纠正偏差和修改标准两个方面的内容，管理者在适当的时候要对原定的控制标准和目标做适当的修改，以便把不符合客观需要的活动拉回到正确的轨道上来。就像在大海中航行的船只，一般情况下，只需要按照航向适当地调整偏离的航线，但当出现暴风骤雨或重大故障时，船只可能需要改变整个航向。这种引致控制标准和目标发生调整的行动，在竞争激烈的现代市场环境中，对于企业尤为重要。基于这种认识，管理中的控制宽泛地定义为：组织在动态的环境中，为保证组织的计划与实际作业动态适应而进行的测定，并采取措施确保组织目标实现的过程。

二、控制的必要性

控制是日常生活中的常见现象。如球队教练在赛前给球队确定的赛场战术，赛中利用暂停指示队员改变战术，比赛时经常换人等，这些措施都是为了确保球队取得预期的成绩。控制更是管理工作过程中不可缺少的环节。管理者可以制订周密详实的计划，如果计划从来不需要修改，而且是在一个全能的领导人的指导之下，由一个完全均衡的组织完美无缺地来执行，那么就没有控制的必要了。但现实中这样的理想状态几乎不存在，这是因为：

(一)组织环境的不确定性

任何组织的目标和计划都是在特定的时间、特定的环境下制订的，变化是亘古不变的规律，组织不可能面对完全静态的环境。实际上现代组织所面临的环境大多是复杂多变和不确定的。在计划的实施过程中，外部环境和内部条件都可能发生变化，导致实际执行结果和预期目标不完全一致。这种内外部相关因素总是发生着变化，甚至是重大变化，必然要求组织通过控制对原定的计划和目标进行有效的调整和修正。

(二)组织协调的复杂性

现代各种组织的规模和内部结构日趋庞大与复杂，每一个组织要实现自身的目标，都必须从事一系列极其艰巨的活动或工作，而每一项活动又都可能涉及组织的各个部门，这就需要进行大量的组织协调工作。同时，由于管理层次的形成，企业的管理权限都制度化地分散在各个管理部门和层次，管理人员需要经常检查下属的工作，以保证被授予的权力得到正确利用，使利用这些权力组织的业务活动符合计划与组织目标的要求。如果没有控制，没有为此建立的相应的控制系统，管理人员就不能定期或者不定期地检查下级的工作，即使出现权力不负责任地滥用，或活动不符合计划要求，抑或部门间的本位主义等其他情况，管理人员也无法发现，更谈不上采取及时的行动保证各部门的活动紧紧围绕组织目标，从而保证每一项具体活动或工作的顺利进行。

(三)管理失误的不可避免性

任何组织在其发展过程中，都不可避免地会犯一些错误、出现一些失误。因为即使组织制订了全面完善的计划，经营环境在一定时期内也相对稳定，但由于不同组织成员的认识能力和工作能力有差异，对计划要求的理解可能发生偏差，成员的实际工作未必能完全按照计划进行，实际工作结果可能在质和量上与计划要求不符。某个环节可能产生的这种偏离计划的现象，势必使组织产生一些错误或失误。而控制是任何组织发现错误、纠正错误的有效手段。通过对实际活动的反馈，管理者可以及时发现失误；通过对产生的偏差进行原因分析，可以使管理者明确问题所在，从而监视组织各方面的活动和环境的变化，以采取措施纠正偏差。因此，控制是改进工作、推动工作不断前进的有效手段。

三、控制在管理工作循环中的地位

现实中，组织的运行往往是“非零”起步的，这样，上一阶段的结果就可能导致组织确立新的目标、提出新的计划，并在组织结构、人员配备和领导等方面做出相应的改变。在多数情况下，控制工作既是一个管理过程的终结，又是一个新的管理过程的开始。控制工作通过纠正偏差的行动与其他几个职能紧密地结合在一起，使管理过程形成了一个相对封闭的系统。在这个系统中，计划职能选择和确定了组织的目标、战略、政策和方案，以及实现它们的程序。然后通过组织工作、人员配备、领导工作等职能去实现这些计划。为了保证计划目标能够实现，就必须在计划实施的不同阶段，根据由计划产生的控制标准，检查计划的执行情况。这就是说，虽然计划工作必须先于控制活动，但其目标是不会自动实现的。一旦计划付诸实施，控制工作必须穿插其中进行。它对于衡量计划的执行进度，揭示计划执行中的偏差以及指明纠正措施等都是非常必要的。同时，要进行有效的控制，还必须制订计划，必须要有组织保证，必须要配备合适的人员，必须给予正确的指导和领导。所以说，控制存在于管理活动的全过程，计划、组织、领导职能是控制的基础，控制是计划、组织、领导有效进行的必要保证。管理工作本质上就是由计划、组织、领导、控制等职能有机地联系而构成的一个不断循环的过程。

四、控制工作的目的和作用

(一)控制工作的目的

1.维持现状

在早期的管理活动中，往往是通过财务审计来进行控制工作的。那时的组织规模不大，涉及的范围较小，业务活动种类也比较简单，所以进行财务审计的目的是防止有限的资金在使用过程中出现浪费和流失，并保证能获得最大的收益。随着社会和科学技术的进步，组织的活动规模越来越大，活动内容也增加并日益复杂，因而控制工作的内容也越来越多，已不仅仅是财务审计所能概括得了的。但尽管如此，财务审计仍不失为一种重要的控制方法。在现代管理活动中，无论采用哪种方法来进行控制工作，要达到的第一个目的，也就是控制工作的基本目的，是要“维持现状”，即在变化的内外环境中，通过控制工作，随时将计划的执行结果与标准进行比较，若发现有超过计划容许范围的偏差时，则及时采取必要的纠正措施，以使系统的活动趋于相对稳定，实现组织的既定目标。

2.打破现状

控制工作要达到的第二个目的是要“打破现状”。在某些情况下，变化的内、外部环境会对组织提出新的要求。如主管人员对现状不满，要改革，要创新，要开拓新局面。这时，就势必要打破现状，即修改已定的计划，确定新的现实目标和管理控制标准，使之更先进、更合理。

在一个组织中，往往存在两类问题：(1)经常产生的可迅速、直接地影响组织日常经营活动的“急性问题”；(2)长期存在的会影响组织素质的“慢性问题”。解决急性问题，多是为了维持现状。而打破现状，就需解决“慢性问题”(见图7-1)。在各级组织中，大量存在的是慢性问题，但人们往往只注意解决急性问题而忽视解决慢性问题。这是因为慢性问题是在长期的活动中逐渐形成的，产生的原因复杂多样。人们对其已经“习以为常”，以至适应了它的存在，不可能发现或者即使是已经发现了也不愿意承认和面对慢性问题所带来的对组织素质的影响。要使控制工作真正起作用，就要像医生诊治疾病那样，重点解决慢性问题，打破现状，求得螺旋形上升。

图7-1　管理突破过程

(二)控制工作的作用

1.限制偏差的累积

一般来说，任何工作的开展都不免出现一些偏差。虽然小的偏差和失误不会立即给组织带来严重的损害，但在组织运行一段时间后，随着小差错的积少成多和积累放大，最终可能对计划目标的实现造成威胁，甚至给组织酿成灾难性的后果。防微杜渐，及早地发现潜在的错误和问题并进行处理，有助于确保组织按预定的轨迹运行下去。所以，有效的管理控制系统应当能够及时地获取偏差信息，采取矫正偏差措施，以防止偏差的累积而影响到组织目标的顺利实现。

【小阅读】

蝴蝶效应

1979年12月，洛伦兹在华盛顿的美国科学促进会的一次讲演中提出：一只蝴蝶在巴西扇动翅膀，有可能会在美国的德克萨斯引起一场龙卷风。他的演讲和结论给人们留下了极其深刻的印象。从此以后，所谓“蝴蝶效应”之说就广为流传了。

“蝴蝶效应”之所以令人着迷、令人激动、发人深省，不但在于其大胆的想象力和迷人的美学色彩，更在于其深刻的科学内涵和内在的哲学魅力。

从科学的角度来看，“蝴蝶效应”反映了混沌运动的一个重要特征：系统的长期行为对初始条件的敏感依赖性。经典动力学的传统观点认为，系统的长期行为对初始条件是不敏感的，即初始条件的微小变化对未来状态所造成的差别也是很微小的。可混沌理论向传统观点提出了挑战。混沌理论认为，在混沌系统中，初始条件的十分微小的变化经过不断放大，对未来状态会造成极其巨大的差别。我们可以用在西方流传的一首民谣对此做形象的说明。这首民谣说：

丢失一个钉子，坏了一只蹄铁；

坏了一只蹄铁，折了一匹战马；

折了一匹战马，伤了一位骑士；

伤了一位骑士，输了一场战斗；

输了一场战斗，亡了一个帝国。

2.适应环境的变化

组织计划和目标在制订出来后总要经过一段时间的实施才能够实现。在这段实施过程中，组织内部的条件和外部环境可能会发生一些变化，如组织内部人员和结构的变化、政府可能出台新的政策和法规等，这些变化的内外环境不仅会妨碍计划的实施进程，甚至可能影响计划本身的科学性和现实性。因此，任何组织都需要构建有效的控制系统，帮助管理人员预测和把握内外环境的变化，并对这些变化带来的机会和威胁做出正确、有力的反应。