二、电子文件的分类及特点

在信息社会之中，电子文件是信息记录的主要形式。网络之中的电子文件数量十分巨大，需要科学地管理，才能便于人们的利用。

电子文件由于与纸质文件形态的不同，其分类原则与方法也有所区别。

一般来说，分类时应根据《电子文件归档与管理规范》制定分类方案，以保证分类方案的稳定，同时尽量照顾电子文件的不同格式。电子文件有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、视频文件、多媒体链接文件、程序文件、数据文件等多种文件格式。对物理归档的电子文件分类时应注意将同一类型的文件划为一类，不同类别的电子文件归入相应类别后形成独立的编号（流水号），同一类别的电子文件的编号（流水号）不能重复。

一台没有联网的几个部门共用的计算机，可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分。各自部门的文件以部门间相互区别，或以文件录入者的姓名或代码相互区别。而内部网络中的计算机文件，就应当按行业、地区或系统相区别，然后再给予每个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调，也可参照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。

电子文件某些特性与纸质文件有很大区别。其主要特性可概括如下。

（一）电子文件是数字化信息技术的产物

电子文件是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。人们在计算机屏幕上看到由文字、图形等构成的电子文件形态只不过是电子文件的某种输出形式而已。而在计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。只有当需要将文件输出时，才将其汉字内码所对加的字形点阵，也就是字模，以及众多字模按格式组成文章在屏幕或打印机上输出。

（二）电子文件对设备的依赖性

电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着。其对设备的依赖性在：一是数字编码，二是软件，三是硬件，四是技术设备更新，五是加密。例如电子文件对其他设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理。不同软、硬件环境形成的电子文件载体，有时难以互换。

（三）电子文件信息与载体的相分离性

电子文件的存放位置不是固定的，而是可以变化的，甚至可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化。同样，还可以通过网络传给远方一个或多个接收者。在一些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文件分解后分别通过不同的途径传递，存放在不同地点的不同设备上，只是在需要时才临时把文件装配起来。这些情况，不仅造成电子文件与载体的分离性，也使长期处于共享计算机网络资源环境的使用者，淡漠了对电子文件存储于哪台计算机、哪个载体以及什么位置的关心。这个特征给电子文件的保管带来许多新的问题，处理不好，会直接影响其真实性、完整性和可靠性。

（四）电子文件载体的非直读性

电子文件的非直读性体现在很多方面：一是数字编码记录于载体上，肉眼无法分辨。二是载体上的信息记录密度极大，例如一张容量可达600～4000MB的光盘，刻写激光斑点的直径小于百万分之一毫米，可存35万张打印纸上的文字信息，或10万页图形信息。即使在高倍显微镜下可以看见光盘上的记录痕迹，也不可能读懂那些小点表示什么。三是载体上的数字信息往往进行了压缩编码、加密等处理，即使有设备，如果不解压解密也不能读取其内容。