三、条据

（一）条据的概念

条据是单位或个人处理日常临时性事务所使用的简单的应用文。

（二）条据的分类

条据可以分为两类：一类是凭证性条据，又叫单据；一类是说明性条据，也叫便条。

单位之间、个人之间、单位与个人之间有钱物往来，为了使手续清楚，以便日后查证，就要写个凭证性条据，以作书面凭证。而在日常生活、工作中，有事需要告诉对方又无法面谈时，或由于手续需要，就可写个说明性条据，既可用来传递信息，也可起到书面凭证的作用。

常用的凭证性条据有借条、收条、领条、欠条等。常用的说明性条据有请假条（含事假条、病假条、别人代写的请假条）、留言条（包括走访未遇的留言条、交代工作的留言条、车站码头的旅客留言条）等。

（三）条据的格式写法

1．凭证性条据的格式写法

（1）标题　写在第一行居中间，如“借条”“收条”，以表明条据的性质。若属于替别人代收钱物的情况，则在标题中标出“代”字，如“代收到”“代领到”。

（2）正文　写明对方单位名称，对方是个人则写明姓名。接着写钱物的名称、数量、金额。一般正文写好后若还有空位，则写“此据”二字；若无空位，则转行空两格写“此据”二字，以防被别人添写内容，改变了写条据人的真实意愿，避免不利于写条据人的事件发生。

（3）署名　在正文的右下方署名。标明写条据一方的单位名称或个人姓名，单位名称下面应写经手人姓名。

（4）日期　署名下面写日期，要写明年、月、日。

（5）凭证性条据写作的基本要求

①对外单位使用的条据，单位名称要写完整，不得用简称。

②钱币的多少、物品数量必须准确写明。数字前不留空格。数字必须大写（零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等）。数字后面写明数量单位（元、只、台、份）。金额数字后要加上“整”或“正”字，防止添改。金额如果已写到“分”，就不必加“整”字了。

③单位出具的条据要加盖公章，必要时经手人也要盖私章或按手印。个人出具的条据若涉及钱款和贵重物品，除签名外还应盖私章或按手印。凭证性条据若是请别人代写，一定要加盖本人的私章或按手印。

④写凭证性条据字迹应工整，由于保存时间较长，不宜用红墨水、圆珠笔或铅笔书写，要用钢笔或毛笔。写好后不宜涂改，若要改动，需在改动处加盖印章或手印，以示负责。

2．说明性条据的格式写法

（1）标题　写在第一行中间，如请假条第一行中间写“请假条”或“假条”等以表明条据的性质。

（2）称呼　顶格写对方的称呼，后面加冒号。

（3）正文　正文前不必像一般书信那样写问候语，而是直接写清楚向对方说明的事情。如果内容多可以分段写出。

（4）祝颂话　“此致、敬礼”之类的结语，应根据需要决定。

（5）署名和日期　写在正文右下方。

（四）条据的写作要求

①说明性条据正文要简略，表达应清楚明白、具体准确。

②避免语句有错漏或歧义，出现问题应及时纠正，以免误事。