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一般书信是相对于专门书信而言的，是指个人之间来往的信件。是人们用书面形式进行问候、交流思想、讨论问题的一种工具。它使用起来迅速、灵活、方便，是最常见的、运用最广泛的应用文。

（二）一般书信的格式

一般书信由信封和信笺两部分组成。

信封国家标准于1978年首次发布，目前使用的是自2004年6月1日起执行的新的信封国家标准。新标准将信封分为国内信封和国际信封两个品种。信封一律采用横式，国内信封的信封舌应在信封正面的右边或上边，国际信封的信封舌应在信封正面的上边。信封正面左上角距左边90mm、距上边26mm的范围为机器阅读扫描区；信封正面离右边55～160mm、离底边20mm以下的区域为条码打印区。对使用不符合国家标准、未经邮电管理部门监制的信封邮寄的信函，全国各地邮电局（所）原则上不予收寄，由此造成的时间延误应由用户负责。

信封上的内容由三部分组成，即收信人地址和姓名、寄信人地址和姓名、双方所在地的邮政编码。

（1）收信人地址、姓名

这部分要求写清楚收信人所在的省、市（自治区）、县、区、街道和门牌号码；农村地区要写清楚省、县、乡镇、村；发给机关、团体、厂矿、学校等单位的信，也应在单位名称前详细写明其地址。这部分内容一定要写全、写准、写清楚、写工整。它的位置在第一行空两格处写起，一行写不完可转行接着写，但地名不要拆开写。收信人的姓名要写在信封中间，字迹稍大些，姓名后空两格处可写上“同志”“先生”等字样，也可不写，在它们后面写“收”“启”等字样。

（2）寄信人的地址、姓名

这部分内容写在收信人姓名下面一行的右边，要求与写信人的地址一样，也要写准确、详细，使收信人一看到信封就知道信的由来和寄信者。同时，当信件无法投递时，也可按此地址将信件退回。

（3）收信人和寄信人所在地区的邮政编码

信封上还应准确无误地填写好收信人和寄信人所在地区的邮政编码。

信封上的字不要用铅笔写，以防字迹模糊不清。也不要用红色笔写，这会被认为是绝交信。托人转交的信，收信人地址为捎信者所熟悉的，可不写（反之则写），只写“面交××同志”“烦交××同志”等即可。在信封的右下方写上“××托（拜托）”即可。

信笺是信的内页，其内容称之为笺文，一般由称谓、问候、正文、结尾、署名、日期六部分组成。

（1）称谓　是寄信人对收信人的称呼，它表示双方的关系，在信笺第一行起首的位置顶格写，后面用冒号，要单独占一行。称谓的全称应包括姓名、称呼和修饰语。在交际活动中应该特别注意称谓妥当，写信时尤其如此。

笺文中的称谓包括名字（或号）、公职位、私关系（包括血统关系及亲戚关系）、尊词等。收信人是晚辈，可以称名；除此之外，凡有字号的，都要称“字”或“号”；也可以从收信人的字号中选一个字，后面加一个“公”或“翁”或“老”等。公职位，即在社会（包括国家机关，社会企事业单位及社会团体、企业公司等）中的职务、职称、地位。如果收信人有过两种以上的职务（或职衔），甚至同时身兼数职，这就需要选择一个适当的称呼，选择原则是视书信内容与收信人的哪个职位关系密切。所谓私关系即表示发信人与收信人之间在家族、亲戚、世交领域内相互关系的称呼。尊词是表示发信人对收信人的尊敬之情而附加的称谓词语，它在表示发信人与收信人的关系方面没有很实在的内容，主要表示对收信人尊敬的感情和态度。现在常用的尊词有“同志”“先生”“女士”“仁兄”等。

上述四者，在有的信中单独使用，如“主席”“妈妈”“大哥”等；在有的信中则两项联合使用，如“希哲老师”“母亲大人”“王涛先生”等。

（2）问候语　在称谓下面一行空两格处写，单独成行。问候语一般是“您好”“近好”等。如是节日，则可致以节日问候，如“新年好”“节日愉快”等。问候语的后面一般用感叹号或问号。

（3）正文　是笺文内容的主体，也即书信所要说的事，所要论的理，所要叙的事。正文部分在问候语下面一行，空两格处写起，内容一般应分段写，包括以下内容。

①写信的原因和目的。

②主体部分。是写信人要询问或要回答的问题。如果内容较多，可按主次分段排列，一般一件事、一个问题为一段。如果是回信，应先回答对方信中提出的问题，再写自己的事情，回答对方的问题时要有针对性，有的放矢。

③总括语。用于内容较多的书信末尾，将正文内容总括一下，使收信人对信的内容更清楚，若无此必要，也可不写。

（4）结尾　一般是写祝愿或敬意的话。常用的致敬语是“此致敬礼”“祝身体健康”“祝工作顺利”“祝学习进步”“祝节日快乐”等。

（5）署名　写在致敬语或祝愿语的下一行接近右端的地方。写姓名全称或只写名不写姓，要根据双方的关系来定。姓名之前可加上自称或修饰语来表明身份、关系，如“好友××”。

（6）日期　写在署名下面，可写年、月、日，也可将年省去。还可写上写信的地点。

如发现有遗漏的事情，还可以在信的最后或信的空白处以“附言“的形式补上。

（三）一般书信的写作要求

1．明确与收信人的关系及写信的目的

写信时关系不同、目的不同，在使用称呼、语气和写法上也就不同。提出自己的主张和看法，应采用议论的方式；介绍某个事物，应采用说明的方法；反映某个事件，应采用叙述的方式；表达自己的喜怒哀乐，应采用抒情方式等等。只有将这些问题都弄清楚了，才能做到有的放矢，明确地表达出写信人的意思。

一般书信的写作只有按其格式行文，才能让收信人看得清楚、明白。否则或因格式不对被退回；或因称谓欠妥闹笑话；或因问候乱写不规范；或因忘记署名、写明日期，令人费解这些现象严重影响了信件的内容，应当引起高度重视。

3．语言简明，口语化

写信使用的语言要简明，内容不要啰嗦，语言要口语化，直截了当，让人一目了然。不要刻意地去“做”文章，堆砌辞藻，切忌华而不实。

我们是中国人民解放军某部三连的全体官兵。2月4日我连干部家属陈某自杭州携三岁的女儿来部队探亲，不慎在某火车站失窃所有的现金和火车票，正当陈某母女万分焦急之时，你校的张某和施某同学向她们伸出援助之手，这两位同学不仅掏钱为他们买了到××的火车票，而又一路上为陈某母女俩买饭买菜，递茶递水，以后又为她们叫好出租车并预先付了车费，陈某母女俩这才平安到达部队驻地。

张某和施某同学这种助人为乐的“雷锋精神”，令我们全体指战员感动万分。我们十分感谢张某、施某同学助人为乐的优秀行为，我们号召全连干部战士向这两位同学学习。在建设和谐社会、保卫祖国的工作中奉献我们的青春，同时，也希望学校领导对张某、施某同学予以表扬。