三、零用现金

根据现金内部控制的基本原则要求，企业一般每天所收入的现金都要存入银行，所有的支出都应使用支票来通过银行进行支付。但实际上，企业在日常的生产经营活动中，经常会发生许多小额的零星支出，此时，如果使用支票来支付，既不方便也是一种浪费。因此，为了便于迅速支付，减少成本和实施控制，企业常另行提出一定数额的现金，交由专人负责经管，专门用于日常的某类零星开支之用。这部分现金通常称为零用现金(Petty Cash Fund)，其保管责任人称为零用现金出纳员。零用现金在使用后凭报销凭证予以补足定额，这种零用现金的管理制度称为定额备用金制度。

(一) 零用现金的设置

企业根据实际情况，估算出一定时期内所需要的零用现金数额(大约维持企业三至四周之用)。在设置零用现金时，按所估计金额签发一张支票交由零用现金出纳员，从银行提取现金备用。

例5－1　假设瑞达公司决定将日常零星的管理费用支出采用备用金制度，会计人员估计每月日常的零星管理费用支出约为$300。2007年9月1日，瑞达公司签发$300支票提取现金，设立备用金。根据所签发的$300支票，作会计分录：

借：零用现金　　　　　　　　　　 　300

　　贷：现金　　　　　　　　　　　　 300

(二) 零用现金的使用

当零用现金出纳员支付各项零星开支时，企业并不作账，但需零用现金出纳员负责保存所有的单据，作为日后报销的凭证。同时，每次支付时要在专用的零用现金簿内作好支出的记录。

(三) 零用现金的报销补足

在月末或零用现金所剩无几时，零用现金出纳员将各项零星支付汇总，填制报告单，连同有关凭证一起向会计部门报销，以补足原来的零用现金定额。会计部门经审核无误后如数签发支票，并按收到的报销凭证记录日记账。即按所支出的费用的性质，借记有关费用账户，贷记“现金”账户。

例5－2　沿用例5－1的资料，瑞达公司2007年9月份管理人员办公室的各项零星支付汇总如下：

办公用品费　　　　　$195.80

交通费　　　　　　　　52.10

邮费　　　　　　　　　40.20

合计金额　　　　　　$288.10

报销时，会计分录为：

借：办公用品费　　　　　　　　　　　　195.80

　　交通费　　　　　　　　　　　　　　 52.10

　　邮费　　　　　　　　　　　　　　　 40.20

　　贷：现金　　　　　　　　　　　　　　288.10

(四) 零用现金溢缺的处理

按照上述零用现金的操作机制应有这样的规律：在任何时候零用现金出纳员手中所余现金与各项尚未报销的收据和凭证金额之和应该等于零用现金的定额。因此，假如发现现金短缺，应立即追查原因并落实责任，以确保零用现金的安全。但是在实际使用过程中，可能会由于找零的原因，使得出纳员手中剩余的金额同计算出来的应余金额发生偏差，形成小额的现金短缺或溢余(Cash Short and Over)。对于正常的小额溢缺，仍给予报销补足，并开设“现金溢缺”账户进行反映。

例5－3　假设上例中出纳员柜中的剩余现金还有$13.10，而按照支出单据的汇总情况剩余零用现金应为$11.90($300－$288.10=$11.90)，这说明发生现金溢余$1.20($13.10－$11.90=$1.20)。此时，会计部门在补充零用现金时应该扣除现金溢余部分，即应以$300－$13.10=$286.90来补充零用现金至定额。会计分录为：

借：办公用品费　　　　　　　　　　　195.80

　　交通费　　　　　　　　　　　　　　52.10

　　邮费　　　　　　　　　　　　　　　40.20

　　贷：现金溢缺　　　　　　　　　　　　1.20

　　　　现金　　　　　　　　　　　　　286.90

假如，现金出纳员手中的剩余现金为$10.80，则这时发生现金短缺$1.10($11.90－$10.80)。报销时，会计部门经过审查认为是正常的短缺后仍予以补足。此时，会计部门在补充零用现金时应该包括现金短缺部分，即应以$289.20($300－$10.80)来补充零用现金。会计分录为：

借：办公用品费　　　　　　　　　195.80

　　交通费　　　　　　　　　　　　52.10

　　邮费　　　　　　　　　　　　　40.20

　　现金溢缺　　　　　　　　　　　 1.10

　　贷：现金　　　　　　　　　　　289.20

(五) 零用现金的定额增加、减少以及取消

企业根据其经营状况的发展变化，有时需要对零用现金的定额进行修订。需要增加定额时，会计部门开出一张支票予以补足；需要减少时，从零用现金出纳员手中收回要减少的数额。如果不需要继续设置某类零用现金时，将该类零用现金全额收回以撤销。

例5－4　瑞达公司把零用现金定额增加到$350，开出$50支票一张以补足，会计分录为：

借：零用现金　　　　　　　　　　　　 　50

　　贷：现金　　　　　　　　　　　　　　 50

例5－5　瑞达公司把以上定额备用金收回撤销时，会计分录为：

借：现金　　　　　　　　　　　　　　 　350

　　贷：零用现金　　　　　　　　　　　　 350

零用现金仍然属于现金项目中的一部分，只是为了特殊的使用及管理需要而单独开设“零用现金”账户。需要注意的是：在编制资产负债表时，“零用现金”账户借方余额要与“现金”账户借方余额相加总，以该合计金额列示在资产负债表“现金”项目上。