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行政公文也叫公务文书、公务文件、机关公文，简称公文、文书、文件等。国务院办公厅2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》指出:“行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》指出:“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”

以上的权威阐述，给我们如下的启示:行政公文是办理公务的文书;行政公文是具有直接效用和规范体式的公务文书;行政公文的作者既可以是行政机关，也可以是党的机关，还可以是社会团体、企事业单位具有行政权的领导和管理机关。

行政公文具有法定的权威性，行文有严格的规范性，撰制、传递、收发、办理、处理等都有严格特定的程序性，它只在某一段特定的时间段发挥作用，具有明显的时效性。

行政公文的类型按新《办法》规定有命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要13种类型;《条例》规定的14种类型，分别是决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函和会议纪要。行政公文按行文方向划分，可以分为上行文、下行文和平行文三种类型。

行政公文的格式有着法定的规范要求，大致包括文首部分、行文部分和文尾部分三大部分。文首，也叫眉首、文头、版头等，因位于文件的首页上方，故而得名。位置最少占页面的1/3，联合发文单位名称多时可适当加大篇幅，但必须保证公文首页显示正文。文首部分由发文机关标识、发文字号、签发人、份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、收文处理标识、红色反线等内容组成。行政公文的行文部分包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、生效标识、附注等。行政公文的文尾部分，又称版记，主要包括主题词、抄送机关、印发说明等内容。总体位置放在公文最后一页，文尾的最后一个要素放在公文最后一行。

通知，是指用来批转下级机关公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免或聘用干部时所使用的具有传达性和告知性的行政公文。通知的种类因其使用范围广泛而种类繁多，一般依其内容归纳为下列四大类:发布性通知，如《教育部关于印发〈高等学校学生行为准则〉的通知》;批示性通知，如《国务院批转农业部〈关于稳定和完善土地承包关系的意见〉的通知》;指示性通知，如《中国证券监督委员会关于新股发行公司通过互联网进行公司推介的通知》;告知性通知，如《陕西省人民政府办公厅关于撤销省政府清理整顿工作领导小组及其办公室的通知》等。

通知的写法一般由标题、主送机关、正文、落款等几部分组成。

标题通常有两种形式，一种是发文机关、发文事由、文种名称三要素齐全的规范标题，一种是只包含发布事由和文种名称的简化标题。

发布性通知的正文内容单纯，结构简单，一般只需要写明发布对象名称，提出执行要求即可;批示性通知的正文包括两个部分，一是批转、转发对象，二是批注意见;批示性通知较多地用到一些表态、评价、要求性的词语，如“希遵照执行”、“请参照执行”、“请认真贯彻执行”、“请研究试行”等;指示性通知的正文结构一般要分成引言、主体、结尾三个部分来写，引言部分重在说明通知缘由，主体部分写通知事项的具体内容，包括工作任务、原则规定、基本措施、执行要求、注意事项等，结尾部分主要用于归纳概括全文，向受文者提出办理或执行的要求、希望;告知性通知正文的写法因内容而异。如会议通知一般写明召开会议的原因、目的、名称、会议内容、应参加人员、会议召开的时间、地点，报到时间、地点、与会人员需要准备的材料以及赴会的交通路线等。

通知的落款标明发布通知的机关单位全称和时间。

通报，是指用于表彰先进、批评错误、传达重要情况和精神，具有明显的指导、教育作用的行政公文。通报按其内容性质可分为三种。表彰性通报，如《国务院关于表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作的通报》;批评性通报，如《教育部办公厅卫生部办公厅关于对安徽等地因预防接种引起群体性不良反应事件的通报》;传达性通报，如国家计委等四部门联合发布的《关于一九九二年上半年粮食挂账情况的通报》。

通报的常用写法由标题、主送机关、正文、发文机关和日期组成。通报的正文视种类的不同写法上也略有不同。表彰性通报和批评性通报的正文一般分为主要事实、指出事例的教育意义和提炼出主要经验、意义或教训三部分，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。

各省、自治区、直辖市教育厅(教委)，新疆生产建设兵团教育局，相关部门(单位)教育司(局)，部属各高等学校:

为了全面贯彻党的教育方针，加强高等学校学生思想政治教育工作，引导学生坚定理想信念，形成良好的道德品质，养成文明行为习惯，勤奋学习，强健体魄，成为社会主义合格建设者和可靠接班人，我部对原国家教育委员会制定的《高等学校学生行为准则(试行)》(教政字[1989]3号)作了修订。现将新修订的《高等学校学生行为准则》印发给你们，请各地方、各部门转发所属高等学校遵照执行。

附件:高等学校学生行为准则(略)

各省、自治区、直辖市人民政府、国务院各部委、各直属机构:

中国女子足球队是我国体育战线上的一支优秀的队伍，长期以来，刻苦训练，锐意进取，在历次重大比赛中都获得了好的成绩，为我国体育事业的发展做出了贡献。中国女子足球队在第三届世界杯女子足球赛中，发扬为国争光、不畏强手、团结协作、顽强拼搏的精神，荣获亚军，为祖国赢得了荣誉，受到全国人民的称赞。为此，国务院决定对中国女子足球队给予表彰并予奖励。

各地区、各部门要认真学习中国女子足球队热爱祖国、无私奉献、坚忍不拔、团结拼搏的优秀品质和高尚情操，更紧密地团结在以江泽民同志为核心的党中央周围，高举邓小平理论伟大旗帜，振奋精神、开拓进取、立足本职、扎实工作，为把建设有中国特色的社会主义伟大事业全面推向21世纪而努力奋斗。

三、报告和请示

报告，是指用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关询问事项时所用的具有报请性特点的行政公文。请示，是指下级机关向上级机关请求指示、批准事项时使用的具有请求性特点的行政公文。

报告从不同的角度可以划分出不同的种类，一般从内容性质，将其划分为工作报告、情况报告、答复报告和报送文件物件报告。请示依其内容可分为请求指示的请示、请求批准的请示和请示批转的请示三类。

报告和请示都作为报请性公文，侧重点不同，报告侧重报，请示侧重请。报告主要着眼于汇报工作、反映情况、提出建议，一般不需要上级批准、答复，只有呈转性报告才提出批转要求;而请示涉及的事项是本机关迫切需要办理而自己无权自行办，或无力独立办理，或不知应当如何办理，必须经过上级机关指示、批示或批准后才可办理的事项，目的就是请求上级尽快给予明确的答复。

报告一般都由标题、主送机关、正文和落款等部分构成。工作报告的正文，一般分为引言、主体、结尾三部分。引言部分主要交代报告缘由，然后用“现将有关情况报告如下”之类的承转语导入主休。主体部分一般包括工作情况、经验体会、存在问题、今后意见等四方面的内容。结尾可以根据行文意图的不同而采用不同的结语，如“特此报告”、“如无不妥，建议批转各地”、“以上报告如无不妥，请批转各地贯彻执行”等。

情况报告的正文比较单一，一般是抓住本质，突出重点，如实反映情况，把情况和问题讲清楚，把事情的原委、经过、结果及性质交代明白。

请示一般包括标题、主送机关、正文、落款组成。请示必须写明主送机关，而且一般只写一个。受双重领导的机关向上请示，应根据请示的内容，确定负责答复的上级机关为主送机关，另一个则用抄送的形式。请示的正文一般分引言、主体、结尾三部分。引言部分应简要而充分地说明请示的原因、背景或依据;主体部分用以陈述请示事项，即请求上级指示、批准或批转的具体事项;结尾一般用“妥否，请指示”、“当否，请批示”、“特此请示，请予批复”之类的习惯结语;请求批转的请示则以“以上请示(意见)如无不妥，请批转各地(部门)贯彻执行”的结语作结。

正文后应署发文机关全称或规范简称，署名下方，写清发文日期。

最近，我区内╳╳专科学校用计划外收入资金，发给教职工每人60元商品。原拟统一购买，后应教职工要求，改为自行选购。由该校财务科与╳╳百货商场商妥，将货款9600元一次通过我办事处╳╳分理处付给╳╳商场，教职工持学校发给的购物卡片到该商场选购商品。

据了解，╳╳专科学校共向教职工发出购物卡片160张，约定每张作价60元，上有编号和该校财务科公章，但不标明金额。并规定╳月15日至20日六天内有效;选购商品超过60元的，由持卡人补付现金;低于60元的，不准退给现金。这160张购物卡片已在规定时间内购齐销毁，故我们未能见到实样。

我们先后向╳╳专科学校、╳╳百货商场指出，上述购物卡片虽未写明金额，实质上仍属于变相货币，是违反国家现金管理规定的。这两个单位都表示承认错误，保证今后不再发生此类问题。

根据《国务院办公厅关于禁止发放使用各种代币购物券的通知》(国办发[1991]28号)和总行关于“禁止发行变相货币，不准以任何票券代替人民币在市场流通”的规定，特将情况报告如上。

关于《会计人员职权条例》中“总会计师”是行政职务或是技术职称的请示

国务院颁发的《会计人员职权条例》(以下简称《条例》)规定，会计人员技术职称分为总会计师、会计师、助理会计师、会计员四种;其中“会计师”既是行政职务，又可作为技术职称。在执行中，工厂总会计师按《条例》规定，负责全厂的财务会计事宜;可是每个工厂，尤其是大工厂，授予总会计师全厂的财务会计事宜职称的人员有四五人，究竟由哪一位负责全厂的财务会计事宜，执行总会计师的职责与权限呢?我们认为应该将行政职务与技术职称分开。总会计师为行政职务，不再作为技术职称。比照最近国务院颁发的《工程技术干部职称暂行规定》，将《条例》第五章规定的会计人员职称中的“总会计师”改为“高级会计师”。

以上认识是否妥当，请迅速指示。

1.代表本系办公室拟写一份召开辅导员工作会议的通知。

2.代表本班向系领导拟写一份关于举办“五四”联欢晚会的请示。