4.3.2　群件

群件(groupware)是指支持具有共同任务或目标的人群协同完成工作的软件产品，这些产品为共享资源和观点的小组成员提供支持。例如电子邮件、电子公告栏、即时通信软件、电子会议等。群件意味着通过网络在人们之间建立起电子化联系，即使这些人在同一房间工作。

群件产品可以是单独支持一种功能的产品(如电子邮件)，也可以是包括多个工具的集成工具包。总的来说，群件技术产品很便宜并且容易融入现有的信息系统。互联网、内联网、外联网和通信专线提供了群件的硬件和软件所需的基础设施。这些软件产品大部分基于网络，这是现在的趋势。下面我们将介绍一些常用的群件产品。

电子会议

电子会议(teleconferencing)是指两个或两个以上的人在不同地方通过电子通信手段同时出席的会议。电子会议有很多种，下面是一些例子。

电话会议。最古老、最简单的一种是电子会议。人们可以在三个或更多地点同时交谈。它最大的缺点是不能实现面对面的交流，一地的与会者也看不到另一地与会者提供的图表。

视频会议。在视频会议中，一地的与会者可以看到其他地方的与会者。与会者的动态图像可以显示在大屏幕或台式计算机上。最初的视频会议是在两点或多点间传递现场压缩的电视会议进程。而现在的视频会议已成为一种将网络上各种类型的计算机连接到一起的数字化技术。一旦会议被数字化并利用网络传送，它们就变成了一项计算机应用系统。

利用视频会议，与会者可以共享数据、声音、图像、表格、动画，数据也可以与声音和视频一起传送。这使得视频会议中与会者一起处理公文以及交换计算机文件成为可能，地理上分散的几个群体可以从事同一个项目并通过视频同步交流。视频会议有很多好处。我们已经提到三点:与身处异地的人们面对面交流、在会议中支持多种类型的媒体以及减少用于交通的时间和成本。

网络会议。网络会议是由少则两个人多则数千人在互联网上举行的会议，它的举办只依赖万维网(视频会议也可以利用万维网，但它一般还要利用普通电话线路)。网络会议也像视频会议一样允许用户在屏幕上做同步浏览，比如一份销售报告或产品图纸的PPT;还可以借助消息平台或电话会议进行交互沟通(没有交互功能就只能叫网络广播)。因为网络会议运行于网上，所以它比视频会议便宜得多。

最近的技术创新使得网络会议不仅在企业对企业的通信中使用，而且可以在企业对消费者的沟通中使用。比如，阿拉斯加的银行在人口稀少的地区配备了视频亭而不是分支机构以减少开支浪费。这些视频亭连接了企业内联网，并提供了视频会议设备，来实现与客户的直接交流。其他的应用包括:对员工进行新产品线或新技术的培训，和股东进行会谈，向潜在客户做具体的介绍陈述。

网络会议正越来越流行。一些网络会议产品提供白板和投票机制，允许你做出陈述、展示并共享某些应用系统。

实时协作工具

互联网、内联网、外联网为小组成员的实时协同和交互提供了巨大的便利。实时协作(RTC)工具可以帮助公司跨越时空的障碍，对项目做出决定和开展协作。实时协作工具支持图表和文本信息的同时交流。这些工具被用于远程培训、产品展示、顾客支持和销售应用。实时协作工具既可以作为单个工具购买，也可以通过整体订购方式获得。下面是一些例子。

互动白板。基于计算机的白板和有笔、板擦的物理白板一样，唯一的区别在于前者不是一个人站在前面往白板上书写，而是每个成员都可以参与。在会议过程中，每个人都可以浏览计算机屏幕上显示的电子白板并在上面书写。数字白板讨论的内容还可以保存下来，以备之后引用或回顾。一些白板产品可以插入注释的图形文件供大家阅览。

例如，某个广告需要通过高层经理的审核，可以将有待审核的广告扫描到计算机上，双方都可以在屏幕上看到。如果高层经理不喜欢某个地方，他就可以用光笔圈出需要修改的部分。双方还可以共享某些应用程序。比如，使用白板的一方有Excel，并不需要配合工作的另一方也有Excel软件。除了支持人们同时完成一项任务之外，白板还可用于培训和学习。

桌面共享。在协作工作中小组成员经常身在异地。他们可以使用远程桌面共享软件，借助PC机屏幕来处理同一份文件。譬如两位作者可以一起制作同一份手稿，其中一位做出修改后，另一位就能看到修改结果。合作者可以同时处理一张数据表及所生成的图表，用键盘或触摸屏幕可以进行更改。这些功能可以加快产品的设计、报告和竞标的准备以及争端的处理。Groove Inc.(groove.net)有一项特别的桌面共享软件，该产品可以实现人员、计算机和信息的同步合作，支持对计算机文件的合作创作和编辑。

即时视频。随着即时通信和网络电话的流行，用语音和视频把人们连接在一起的想法也随之产生。这个想法叫做即时视频，用于视频聊天室。人们可以实时聊天并看见聊天的对象。只需简单地给用户的计算机安装上摄像头即可。使图像更为清晰的略为复杂的办法是将即时通信软件和现有网上视频会议服务加以整合，提供类似于视频电话式的服务。

整合和群件套装

因为群件技术是基于计算机的，所以将它与其他基于计算机或计算机控制的技术整合是可能的。当几个产品被整合为一个系统时，便形成了套装软件。整合技术可以节省用户的时间和金钱。举个例子来说，Picture Tel公司(参见polycom.corn)与软件开发商Lotus合作，开发了一项运用Lotus Notes的综合桌面视频会议产品。使用这个集成化的系统，《读者文摘》的出版商建立了几种具有视频会议功能的应用程序。

群件套装可以提供无缝集成。Lotus Notes/Domino组件(来自IBM)就是一个流行的群件套装。Lotus Notes/Domino套件提供在线协作、工作组电子邮件、分布式数据库、公告白板、文本编辑、(电子)文档管理、工作流功能、即时虚拟会议、应用程序共享、即时通信、共识构建、投票、分级和各种应用开发工具。所有这些功能集成于具有图形菜单用户界面的环境中。

使用Lotus Notes/Domino的组员可以把与特定项目相关的所有官方备忘录、正式报告、非正式谈话存储于一个共享的在线数据库。当有人需要查阅相关信息时，就可以去共享数据库中查找。