第二节 招 募
招募是组织为了吸引更多更好的应聘者而进行的一系列活动,包括招聘计划的制定和审批、招聘信息的发布、收集和整理应聘者的申请等,它是招聘工作的基础。
一、招募的流程和活动内容
(一)制定招聘计划
人员招聘计划是组织人力资源规划的重要组成部分,通过定期或不定期地招聘录用组织所需要的各类人才,为组织人力资源系统充实新生力量,实现组织内部人力资源的合理配置,为组织提供可靠的人力资源保证,同时弥补人力资源的不足。招聘计划的主要内容包括:
1.确定招聘需求
招聘工作一般是从招聘需求的提出开始的。招聘需求通常是由用人部门提出的,由于招聘需求往往受制于组织的人员预算,因此用人部门应该和人力资源部门共同分析实际工作的需要和业务的变化来确定人员的预算。
人员招聘需求一般产生于下列几种情况:新建组织;现有职位因种种原因发生空缺;组织业务不断扩大;调整不合理的员工队伍等,由此而提出人员增补需求。
(1)提出招聘需求。根据组织统一的人力资源规划,或由各部门根据长期或短期的实际工作需要,准确地把握有关组织对各类人员的需求信息,确定人员招聘的种类和数量。
(2)填写“人员需求表”。人力资源部门可根据具体的情况制定不同的人员需求表,“需求表”应依据职务说明书制定,包括如下内容:①所需人员的部门、职位,②工作内容、责任、权限,③所需人数以及何种录用方式,④人员基本情况(年龄、性别等),⑤要求的学历、经验,⑥希望的技能、专长,⑦其他需要说明的内容。
2.确定招聘人数
招聘计划应该确定招聘录用人数以及达到规定录用率所需要的人员。为确保组织人力资源构成的合理性,各年度的招聘录用人数应大体保持均衡。录用人数的确定,还要兼顾到录用后员工的配置、晋升等问题。此外,还要根据以往的招聘经验,确定为了达到规定录用率至少应吸引多少人员前来应聘。
3.估算招聘时间
有效的招聘计划还应该准确地估计从候选人应聘到录用之间的时间间隔。随着劳动力市场条件的变化,这些数据也要相应地发生变化。
4.确定招聘范围
即在多大的范围内开展招聘工作。确定招聘范围时,首先要考虑的是招聘岗位的特点,如组织的管理人员与专业人员可以在全国范围或区域范围内招聘,技术人员可以在区域或当地劳动力市场上招聘,基层工作人员如文员和蓝领工人可以在当地招聘。此外,组织所在地区的经济和技术发展水平和当地的劳动力市场的状况也会影响招聘范围的确定。
5.确定招聘标准
除了个人基本情况外(年龄、性别等),录用标准可以从与工作相关的知识背景、工作技能、工作经验、个性品质、身体素质等方面的情况进行确定。在明确每个方面的具体标准时,还应该进一步区分哪些素质是职位要求所必需的,哪些是希望应聘者具有的。
6.确定招聘方法
组织应根据成本及时间间隔数据定期收集、评价招聘来源信息,对各种信息来源进行分类,选择那些最快、最廉价地提供适当人选的信息来源。费用最高的来源通常是猎头公司,其代理费约为个人年薪的1/3左右,组织招聘高级管理人才时比较适用;而一般人员的招聘可通过职业介绍所,因其费用较低。
7.估算招聘成本
一般来讲,录用一个人所需要的费用可以用招聘总费用除以雇用人数得出。除此之外,下列的成本计算也是必不可少的。
(1)人事费用。工资、福利及加班费。
(2)业务费用。如电报费、电话费、专业费及服务费、信息服务费、广告费、物资及邮资费用等。
(3)一般管理费用。如租用临时设备、办公用具设备等的费用。
(二)报送主管领导审核
人力资源部门应该对人力需求及资料进行确认,估算有关费用,经综合平衡,提出是否受理的具体建议,报送主管领导审批。
(三)招聘工具的设计和招聘信息的发布
1.招聘工具的设计
招聘工具包括招聘广告和应聘者申请表(登记表)。
(1)招聘广告。设计招聘广告需要注意以下三方面。
1)确定广告类型。招聘广告的基本类型有行式(列式)广告和展示广告两种。行式(列式)广告是分类广告中的一些小广告,费用通常取决于字数或行数。展示广告是较大的、四周封围的广告,经常包括标识图片和显著标题,其费用较高。
2)选择广告媒体。广告媒体包括报纸、杂志、电视、广播、招聘现场的宣传资料、户外公告栏、互联网等。在选择广告媒体时,要注意比较各种媒体的优缺点和适用场合,根据自身的需要和实力,有针对性地选择一种媒体或者几种媒体的组合。
3)制作广告内容。广告内容必须提供能够使受众响应的信息,通常招聘广告的内容应该包括的信息有:
第一,岗位名称。
第二,组织名称、经营的内容或服务的领域、工作地点。
第三,工作的目标、责任以及所属部门负责人的职位。
第四,要求的学历和工作经验。
第五,在工作要求与年龄相关时,要具体说明年龄限制。
第六,薪酬以及福利。如有可能,应该说明大致的薪酬范围。
第七,注明希望应聘者答复的方式、联系方式和联系人员等。
第八,截止日期。
(2)应聘者申请表。应聘者在获得招聘信息以后,可以向招聘单位提出应聘申请。应聘申请有两种:一种是应聘者的应聘书;另一种是直接填写招聘组织的应聘申请表(登记表)。应聘者申请表的设计要依据职务说明书,每一栏目均有一定的目的,不要繁琐重复。一般来说,应聘者申请表的设计可反映以下几个方面的信息。
1)个人情况。如姓名、年龄、性别、婚姻、地址及电话等。
2)知识背景。如最终学历、学位,外语水平等。
3)工作技能。是指与工作相关的某些特殊的技能等,如计算机操作。
4)工作经验。主要包括工作年限、主要工作成就等。
5)个性品质。如性格特点及个人的爱好等。
6)生活及身体素质。如家庭成员、身高、体重、健康状况等。
7)其他情况。如离职的原因、应聘职位的动因等。
2.招聘信息的发布
发布招聘信息应该注意的问题有:
(1)信息发布的范围。信息发布的范围由招聘对象的范围决定。在确定发布范围时要考虑信息发布的成本。
(2)信息发布的时间。为了缩短招聘进程,吸引更多的应聘者,招聘信息应该尽早向公众发布。
(3)招聘对象的层次性。为提高招聘的成功率,节约招聘成本,应该根据招聘职位的要求和特征,有针对性地向特定层次的潜在应聘者发布招聘信息。
(四)收集、整理应聘者的信息
收集、整理应聘者的信息,是对应聘者进行初步筛选。对应聘者进行初步筛选是招聘录用系统的重要组成部分,主要是对应聘人员登记表及个人简历进行初审及评价。这种初审的目的是要挑选有希望的求职者,在其余的选拔过程中再收集有关该求职者的更详细的情况。该程序用于为招聘录用系统后面一些程序的进行而筛选求职者,它通过迅速地从应聘者信息库中排除明显不合格者来帮助录用系统有效运行。
筛选应聘人员登记表可依据人员录用标准来进行,如上面提到的五个标准:与工作相关的知识背景、工作技能、工作经验、个性品质、身体素质。
一般情况下,专业性岗位的候选人的筛选由人力资源部门进行,组织最好能够成立由部门经理、人力资源管理者及技术专家组成的小组来进行这项工作。对普通职位的申请者,可以由接待人员或人力资源部门的工作人员进行甄别和筛选。
二、招聘的渠道和方法
在招聘需求获得批准以后,需要选择合适的渠道和方法来获取职位候选人。招聘渠道通常有内部和外部两种。
(一)内部渠道
内部渠道就是从组织内部选拔合适的人才来补充空缺或新增的职位。在进行人员招聘录用工作时,组织内部调整应先于组织外部招聘,尤其对于高级职位或重要职位的人员选聘工作更应如此。
1.内部渠道的特点
通过内部渠道选拔合适的人才,可以发挥组织中现有人员的工作积极性,同时也加速人员的岗位适应性,简化程序,减少了招聘、录用时的人力、财力等资源支出,也减少了培训期和培训费用。具体来说,内部渠道的优势可以从以下几个方面来分析。
(1)从选拔的有效性和可信度来分析,管理者和员工之间的信息是对称的,不存在“逆向选择”和“道德风险”问题。因为内部员工的历史资料有案可查,管理者对其工作态度、素质能力以及发展潜能等方面有比较准确的认识和把握。
(2)从企业文化角度来分析,员工与组织具有共有价值观,对组织具有较强烈的归属感和信任感。员工在组织中工作过较长一段时间,已融入到组织文化之中,视组织为他们的事业和命运的共同体,认同组织的价值观念和行为规范,因而对组织的忠诚度较高。
(3)从组织的运行效率来分析,现有的员工更容易接受指挥和领导,易于沟通和协调,易于消除边际摩擦。这有助于贯彻和执行组织的方针决策,有利于发挥组织效能。
(4)从激励效果来分析,内部选拔能够给员工提供晋升机会,容易鼓舞员工士气。通过内部选拔,使员工的成长与组织的成长同步,在组织内部形成积极进取、追求成功的气氛。
但是,内部渠道本身存在着明显的不足,具体表现在:内部员工竞争的结果必然是有胜有败,可能影响组织的内部团结;容易形成“近亲繁殖”、“群体思维”、“长官意志”现象,不利于成员创新;可能因领导好恶而导致优秀人才外流或被埋没;也可能出现“裙带关系”,滋生组织中的“小帮派”、“小团体”,进而削弱组织效能。
2.内部招聘的方法
当一个组织注重从内部招聘和提升人员时,其员工就有了为取得更好的工作机会而努力的动力。内部招聘和提升的有效手段包括:
(1)内部晋升或岗位轮换。内部晋升或岗位轮换是建立在系统有序基础上的内部职位空缺补充方法。首先要建立一套完整的职位体系,明确不同职位的关键职责、职位级别、职位的晋升轮换关系,指明哪些职位可以晋升到哪些职位,哪些职位之间可以轮换;其次,要在对员工绩效管理的基础上建立员工的职业生涯管理体系,建立员工的发展档案,了解员工的职业发展愿望,帮助员工建立个人的职业发展规划,根据员工的发展愿望和发展可能性进行有序的岗位轮换,并对业绩优秀的、具有潜力的员工加以提升。
(2)工作告示和工作投标。工作告示是一种向员工通报现有工作岗位空缺的方法,在组织内部,通过布告栏、内部报刊、内部网站等渠道公布招聘信息。工作告示的内容包括工作说明书中有关空缺职位的性质、职责、所要求的资历条件、薪酬情况、直接上司、工作时间等情况。人力资源管理部门承担全部的书面工作,并负责安排用人部门对申请人进行面试。工作投标则是一种允许那些认为自身具备所需资格的员工申请公告中所列工作的自荐方法。
(3)内部推荐。内部推荐有两种。一种是内部员工推荐。当组织出现职位空缺时,组织不仅要鼓励内部员工自我推荐应聘,还应鼓励员工利用自己的社会关系为组织推荐优秀的人才。另一种情形是管理人员推荐,当需要晋升的职位是基层管理职位时,管理人员往往倾向于亲自挑选推荐将来准备进一步提拔的候选人。
(4)转正。许多组织经常会有临时的雇用人员。当正式岗位出现空缺时,如果临时人员的能力和资格又符合所需岗位的任职资格要求时,可以考虑临时人员的转正问题。这样,临时人员也就成为补充职位空缺的内部来源。
(二)外部渠道
外部渠道是通过外部获得组织所需的人员,如果没有适宜的内部应聘者,或者内部人力不能满足招聘人数,需向组织外部招聘。通过向外部招聘,组织可以补充初级岗位,获得现有员工不具备的技术,获得能够提供新思想的并具有不同背景的员工。
1.外部招聘的特点
外部渠道招聘具有以下优势:
(1)为组织带来不同的价值观和新观点、新思路、新方法。外聘优秀的技术人才、营销专家和管理专家,他们将带给组织“技术知识”、“客户群体”和“管理技能”,这些关系资源和技术资源对组织的发展来说是至关重要的。
(2)为组织注入活力。外聘人才可以在无形当中给组织原有员工施加压力,形成危机意识,激发斗志和潜能,从而激活组织的肌体,使组织肌体保持活力。
(3)外部渠道广阔,挑选的余地大。特别是随着全国性的人才市场和职业经理人市场的形成,外部挑选的余地很大,能招聘到许多优秀人才,尤其是一些稀缺的复合型人才,这样还可以节省大量内部培养和培训的费用,促进社会化的合理人才流动。
(4)外部招聘也是一种很有效的信息交流方式,组织可以借此树立积极进取、锐意改革的良好形象。
但是,外部招聘也不可避免地存在着不足,具体表现在:由于信息不对称,往往造成筛选难度大,成本高,甚至出现“逆向选择”;外聘员工需要花费较长时间来进行培训和定位;可能挫伤有上进心、有事业心的内部员工的积极性和自信心,或者引发内外部人才之间的冲突;“外部人员”有可能出现“水土不服”的现象,无法融入组织文化之中;可能使组织沦为外聘员工的“跳板”等等。
2.外部招聘的渠道
外部渠道可以委托各种劳动就业机构,如各类学校的毕业生分配部门推荐,利用各种职业介绍所招聘,利用各种人才市场、劳务市场等招聘,委托猎头公司招聘等;也可以自行招聘录用:如利用同事、亲属关系介绍,利用广告招聘(包括报纸广告、杂志广告、电视广告、电台广告、广告传单)等。
组织应根据各种招聘方法的优缺点全面权衡,同时要充分考虑到自身条件,如知名度、经营规模、业务内容、员工规模等。另外,还必须考虑到可能的应聘者的价值观念、职业观、就业观等。在对上述这些方面进行全面分析比较的基础上来选择适合本组织的招聘方法是比较稳妥的。
3.外部招聘的方法
当组织迅速发展、严重依赖外部提供重要人才时,有效利用外部劳动力市场、吸引外部人才就成为组织招聘的工作重点。外部招聘的方法包括以下几种。
(1)媒体广告。媒体广告是最广泛适用的招聘方式,不同的广告媒体具有不同的特点。
1)报纸。报纸的主要优势有:造价低廉,制作简便;便于自由选择阅读;便于保存和查阅;信息量大。报纸的劣势表现在:受众范围有一定的限制性,这主要是因为报纸传播受文字媒介的制约,虽然文字表现力强,现代报纸多采用套色,使报纸传播显示出图文并茂的特色,但与电子媒介相比,报纸缺乏生动性和直观性,可能对广告的设计带来一定的限制。报纸的适用情形是:比较适用于在某个特定地区的招聘;比较适合在短期内需要得到补充的空缺职位;适合于候选人数量较大的职位;适用于较高流失率的行业或职位。
2)杂志。杂志在具有报纸传播的一般优势外,它还具有以下优点:杂志更具有保存价值,受众阅读的有效时间长,重复阅读率高;杂志比报纸更具有传阅性,客观上扩大和深化了杂志的传播效果;杂志的指向性是最为明确的,每种杂志都有其特定的读者群,而且读者群比较稳定;与报纸相比,其印刷精美,特别对于图像来说,其保真度高。杂志的劣势表现在:与报纸相比较,杂志的出版周期更长,发行量和发行区域受到更大的限制,同时受众范围的限制性也更明显。杂志的适用情形是:当候选人的专业性较强时,选择专业性杂志有很大的针对性;所需要的候选人的地区分布较广;所空缺的职位对于组织来说并非迫切需要。
3)广播。广播的优势表现在:广播的受众不受年龄、性别、职业、文化因素的制约,受众面广;传播速度迅速,其传播速度更快于电视传播,在四大传媒中,广播的传播速度最为快捷;成本低廉,享用方便,接收广播虽然受到节目编排和播出时间的限制,但收听很少受到空间的限制。广播的劣势主要有:广播效果具有稍纵即逝的特点,信息的储存性差,难以记录和查询;同时广播内容的编排是按时间顺序排列的,受众的选择性显得差些;广播媒介只能传送声波信号,不能传送图像信号。广播的适用情形是:当组织需要迅速扩大影响,将组织的形象宣传与人员招聘结合起来同时进行时;用于引起潜在的应聘者对其他媒体广告的注意,起到告知性的作用。
4)电视。电视的优势主要有:电视不仅能够传送声波信号,还能够传送图像信号,因此,它是一种视听结合的媒介,传真性强;受众面广,影响面大,比广播更能够吸引受众。电视媒体存在以下的劣势:电视广告制作成本高、技术复杂;受众接受时明显受到时间和空间的限制;储存性差,受众不便查考。电视媒介使用于招聘广告的情形与广播相仿。
5)印刷品。运用印刷品发布招聘广告的优势在于:印刷品指向性明确;能够引起应聘者的兴趣并引发他们采取行动。印刷品的缺陷在于宣传力度有限;可能被随意丢弃。印刷品在特殊场合比较适用,如展示会、招聘会、大学校园等。印刷品广告适合于与其他形式的招聘活动配合使用。
(2)举办或参加人才招聘会。人才招聘会是一种比较传统的招聘方式。招聘会分为两类,一类是专场招聘会,专场招聘会是组织面向特定群体或者需要招聘大量人员而举办的;另一类是非专场招聘会,往往是由某些中介机构组织(如人才交流中心等)及用人单位参加的招聘会。组织参加非专场招聘会,需要了解招聘会的档次、对象、组织者、影响力等信息,对于组织来说,举办或参加人才招聘会,是展示自身形象和实力的良好机会,为此,组织应当做好参展的准备工作,这些准备工作包括:①准备一个尽量好的展位;②准备足够的宣传资料和登记表格;③确定好参展人员;④与有关的协作方沟通联系;⑤做好必要的宣传工作。
(3)利用职业中介。组织通过就业服务机构联系,告知对应聘者的具体要求,由职业中介机构承担寻找和筛选应聘者的工作,并向组织推荐合适的应聘者以备组织做进一步的筛选。职业中介的作用简化了组织的面试工作,节省了招聘的时间成本,但职业中介的筛选质量可能不高。在利用职业中介机构时必须注意:①向职业中介机构提供一份精确而完整的工作说明书;②限定职业中介机构对应聘者的筛选程序和工具;③定期审阅那些被接受或被否决的应聘者的材料;④最好与一到两家职业中介机构建立长期性的联系。
(4)利用猎头公司。猎头公司常被用来搜寻理想的高级管理人员,猎头公司掌握着大量的有经验和特殊才能的人才的信息,一般都拥有自己的人才数据库。猎头公司在接受客户委托以后,不通过广告吸引潜在的求职者,也不向个人收取服务费。猎头公司主动接触候选人,对候选人进行面谈或其他方式的测评,并通过各种途径对候选人进行背景调查,向客户提供候选人的评价报告。猎头公司主要是为企业服务的,无论企业最终是否聘用猎头公司所提供的候选人,企业均需支付相应的费用,一般相当于所招聘职位年薪的30%~40%,再加上搜寻过程中所发生的费用。利用猎头公司必须注意的问题有:
1)考察猎头公司的资质。具有良好资质的猎头公司应该有严谨的操作规范、优秀的专业水准、强烈的服务意识,并且深刻了解客户所处的行业,自觉遵守法律法规。
2)明确双方的责任和义务。在与猎头公司合作时,一定要在开始就约定好双方的责任和义务,并就一些可能发生异议的问题达成协议,如费用、时限、候选人的标准保证期的承诺、后续责任等。
(5)网络招聘。互联网不仅仅是一个在网上发布招聘广告的媒体,而且是一个具有多种功能的招聘服务系统。通过互联网招聘的途径有:
1)专业招聘网站。专业招聘网站同时为企业和个人服务,提供大量的招聘信息,并且提供网上的招聘管理和个人求职管理服务。
2)直接发布招聘信息。招聘者只要在网上进行注册,就可以按照指定的方法将自己的职位空缺信息和用人要求在网上发布出去。
3)搜索网上简历库。人才招聘网络上的简历库能够提供大量的求职者信息,因此,不通过发布招聘广告而直接搜索网络上的简历库成为招聘单位检索感兴趣候选人的一种非常有效的方法。
4)利用组织自己的网站。无论从效益还是从费用的角度,组织在自己的网站上制作精美的招聘网页,都是极具优势的。组织的网站应该成为组织与人才互动交流的窗口。
(6)校园招聘。大专院校和各类职业学校日益成为各用人单位招聘足够数量的高素质人才的广阔市场。各类学校为组织提供了大量受过良好正规教育,但实际经验较少的年轻求职者,他们的学习愿望和学习能力较强,与具有多年工作经验的候选人相比较,新毕业学生的薪酬也比较低。组织在校园进行招聘应该注意的问题和采取的途径有:①关注校园信息,追踪目标学校的就业动态;②与校方有关机构和人员保持良好的联系;③通过各种手段在校园里渗透组织文化,推广组织形象,如演讲会、研讨会、资助各种文化活动和专业比赛、赞助校园的公共设施等;④为优秀学生设立奖学金,为贫困学生设立助学金;⑤组织学生到企业参观、实习;⑥利用各种手段发布招聘信息。
(7)其他途径。除了上述各种外部招聘的方法和途径外,面向外部招聘的方法还有应聘者的直接申请、员工的引荐等。