1
人力资源管理教程
1.3.1 第一节 工作分析概述

第一节 工作分析概述

工作分析是对组织中某一特定工作或职务的任务、职责、权利、隶属关系、工作条件等相关信息进行收集和分析,做出明确规定,并确认完成工作所需要的能力和资质的过程。工作分析通常又称为职务分析,它是组织人力资源规划以及其他一切人力资源管理活动的基础。

一、工作分析的内涵

(一)工作分析的内容

工作分析包括职务描述和任职者说明两个方面的基本内容。

1.职务描述

职务描述是获取职务要素信息、概括职务特征的直接分析,一般来说,职务描述包括以下主要内容:

(1)工作基本资料。包括工作名称、所属部门、对应岗位等级、薪资水平、所辖人员、定员人数、工作性质等。

(2)工作详细说明。包括工作概述、工作职责、工作权限、所使用的原材料和设备、工作流程、工作结果、工作环境、与其他工作的关系等。工作详细说明是职务描述的主体内容。

(3)组织提供的聘用条件。包括工作时数、工资结构、支付工资的方法、福利待遇、该工作在组织中的正式位置、晋升机会、培训机会等。

2.任职者说明

任职者说明主要说明从事某项工作的人员必须具备的能力、资质和其他特性的要求。主要包括以下内容:

(1)资历要求。主要包括任职者所需的最低学历、职位所需的性别、年龄的规定、所接受培训的内容和时间、从事与本职相关工作的年限和经验等。

(2)心理要求。主要包括职位要求的相关的技能、任职者的性格、气质、兴趣、工作态度、敬业精神、事业心、合作性等。

(3)生理要求。主要包括健康状况、体能要求、视力等。

(二)工作分析的任务

工作分析所要回答的基本问题可以概括为七个方面,即国外的人事心理学家提出的6W+1H模式。

1.What——做什么

“做什么”指的是任职者所从事的工作活动。主要包括:工作活动的内容、结果以及衡量结果的标准。

2.Why——为什么

“为什么”表示的是任职者的工作目的,换言之也就是该项工作对组织的作用。主要包括:工作的目的、与其他工作的联系以及对其他工作的影响。

3.Who——用谁

“用谁”是指对任职者的要求。主要包括:身体素质、知识和技能、接受教育的背景、工作经验、个性特征以及其他方面的要求。

4.When——何时

“何时”是对工作活动的时间要求。主要包括:工作的起始时间、固定时间还是间隔时间以及工作的时间间隔。

5.Where——在哪里

“在哪里”表示对工作活动的环境规定。包括工作的自然环境和社会环境两方面。自然环境包括地点(室内还是户外)、温度、光线、噪声安全条件等;社会环境主要包括工作所处的文化环境、工作群体、完成工作所需的人际交往的数量和程度、环境的稳定性等。

6.For Whom——为谁

“为谁”是指工作中与哪些人发生关系,以及发生什么样的关系。主要包括:向谁请示报告、向谁提供工作信息和工作结果、可以对谁实施指挥和监控等。

7.How——如何做

“如何做”表示任职者应该如何从事工作活动。主要包括:工作活动的程序或流程、使用的工具、操作的机器设备、涉及的文件和记录、重点的和关键的环节等。

(三)工作分析中的相关术语

在进行工作分析时,经常会使用到一些专业术语,有时,这些术语的含义与人们的日常理解不尽相同,准确地理解并掌握它们的含义,对于科学、有效地进行工作分析是十分必要的。

1.工作要素

工作要素是指工作中不能再进一步分解的最小动作单元。在工作分析的过程中,由于分析对象的不同,工作要素也可以在更宽泛的意义上被理解为工作职责与行为。

2.任务

任务是指在执行某一工作职责时所必需的一系列活动。任务可以由一个或多个工作要素组成。

3.职位

也称岗位。一组重要责任、任务的任职者所对应的位置就是职位。一般来说,有多少职位就有多少任职者。职位是以工作为中心而确定的,强调的是人所担任的岗位,而不是担任这个岗位的人。每个职位都有它特定的要求和报酬。工作分析就是用于分析和认识这些要求的程序。

4.职位分类

职位分类是指将所有的职位,按其业务性质分为若干职组、职系,然后按其责任大小、难易程度、所需教育程度以及技术高低分为若干职级、职等,对每一职位给予准确的定义和描述,制成职务说明书,以此作为对聘用人员管理的依据。

5.定编定员

定编定员是采取一定的程序和科学的方法,合理地确定组织机构的设置并对各类人员进行合理的配备。“定编”更多地是从“编制”的角度进行分析,“定员”更多地是从“人数”的角度进行分析。定编定员不仅要从数量上解决好组织人力资源的配置问题,而且还要从质量上规定使用人员标准,从素质结构上实现人力资源的合理配置。

6.职务

职务是指某一组工作任务与职责的集合,通常构成某一特定工作人员所需从事的全部工作内容。在不同规模的组织中,根据不同的工作性质,一种职务可以有一个职位,也可以有多个职位,但每个职位的主要工作责任是相似的,因此可以归于同样的职务中。

7.职责

职责是构成职务的一部分,是指任职者为实现一定的组织职能或完成工作使命而进行的一个或一系列工作。

8.职业

职业是指在不同的组织中从事相似活动的一系列职务,这是更为宽泛的工作分类,并不涉及组织内的岗位关系,因而,在工作分析中,职业并不作为分析和描述的对象。

二、工作分析的作用和时机

(一)工作分析的作用

工作分析是人力资源管理工作的基础和起点,通过工作分析,能够使管理者和员工了解工作岗位的职责范围和需要完成的任务,明确工作流程,明确组织内上级和下级的隶属关系,为提高工作效率提供保障。具体来说,工作分析对人力资源工作发挥了以下方面的作用。

1.增强人力资源规划的准确性和有效性

组织对各部门的工作职位安排和人员配备都必须有一个合理的规划,以确保组织内所有任务的合理安排和每个岗位之间的有效衔接。为此,必须准确而有效地预测组织在某一个时间节点上所需要的人员数量、种类和要求,以及组织在该时间节点上能够从内部满足的人力资源供给。人力资源规划过程中的这一类工作必须通过工作分析来完成。

2.有助于人员的招聘、甄选和任用

组织在进行招聘工作时,需要对拟招聘岗位的职责和内容进行标准界定,也需要明确任职者的资格和要求。工作分析能够明确组织各个工作岗位的近期和长期的目标、阐明工作任务的静态和动态特点并进而提出对工作者的任职要求。这样,人力资源管理的招聘、甄选和任用工作就有了明确而有效的标准,组织就可以确定选人和用人的标准并通过相关的测评和考核,来选拔和任用符合工作需要和岗位要求的合格人员。

3.为员工培训和开发提供客观依据

培训工作必须符合有效性和低成本的要求,培训的内容、方法必须与工作内容、岗位所需要的工作能力和操作技能相关。通过工作分析,可以明确任职者必备的技能、知识和各种心理条件的要求。按照工作分析的结果,准确地进行培训需求分析,并根据实际工作的要求和所聘用人员的不同情况,有针对性地安排培训内容、选择培训的方式和方法,这样就可以大大降低培训工作成本,提高培训工作的绩效。

4.有助于员工的职业生涯发展

从员工的职业生涯规划的角度来看,为了满足员工在组织中的成长、发展需要,工作分析可以为员工的职业咨询和职业指导提供可靠和有效的信息,为员工在组织内的发展指明合适的职业发展路径。

5.为绩效管理提供客观的评价标准

根据工作分析的结果,可以制定各项工作的客观标准和考核依据,既为员工的工作指明了努力的方向,又为组织的绩效管理提供了员工工作业绩的评定标准,从而可以保证绩效管理的公平、公正、公开。

6.保证薪酬的内部公平性

工作分析是组织建立合理报酬制度的重要依据。工资奖励制度是与工作定额和技术等级标准密切相关的,通过工作分析,建立了评定工作定额和技术等级的标准,并且能够从工作责任、所需技能等几个方面对岗位和职务的相对值进行确定,从而使组织的薪酬政策有一个明确的、可解释的基础,使工资的发放有了可参考的依据,保证了薪酬的内部公平。

(二)工作分析的时机

工作分析是人力资源管理的一项常规性的工作,要根据组织的战略、工作目标、工作流程以及环境的变化对工作作出相应的调整。一般来说,有下列几种情况最需要进行工作分析。

1.创建新的组织

对于新成立的组织要进行工作分析,这样可以为后续的人力资源管理工作打下基础。由于新成立的组织,许多职位还是空缺,工作分析应该根据组织结构、经营发展计划等信息来进行,最迫切需要工作分析的是人员招聘方面,分析结果能够为组织招聘人员提供“职位职责”、“任职资格”等方面的说明,更为详细的工作分析可以在组织运行发展一段时间以后再进行。

2.组织战略调整

一个组织在发展过程中必然会因为内外环境的变化而导致组织战略的调整,从而会使组织的工作内容、工作性质发生相应的变化,这些变化又会引起组织业务、组织结构或者组织人员数量的变化,这就需要组织根据变化的情况对工作进行重新分析。

3.组织创新

当组织面临重大创新,比如,技术革新、流程再造、新的管理制度和管理规范的制定等,都需要重新定岗、定员,以便使工作分析适应组织变革的要求。

三、工作分析的程序

工作分析是对组织内部各项工作系统分析的过程,这个过程一般可以分为三个基本阶段:前期准备阶段、收集分析阶段和结果整合阶段。这三个阶段彼此衔接、相互联系、相互影响。

(一)前期准备阶段

准备阶段的工作越详细周密,工作分析工作便越可能顺利地进行。一般来说,准备阶段的主要工作包括:了解工作职务的基本特征、选择工作分析人员、制定分析工作的具体计划方案。

1.了解工作职务的基本特征

工作分析的最初工作是围绕了解职务的基本特征而开展的背景资料收集。对工作分析有参考价值的背景资料主要包括:

(1)国家职业分类标准和国际职业分类标准。我国的职业分类大典将职业分为大类、中类、小类和细类4个层次,每一个层次都有不同的划分原则和方法。大类层次的职业分类是依据工作性质的同一性,并考虑相应的能力水平进行分类,共8个大类;中类层次职业共66类,是在大类的范围内,根据工作任务和分工的同一性进行分类的;小类层次的职业共413类,是在中类的范围内,按照工作环境、功能及其相互关系的同一性进行分类的;细类层次的职业共1 838类,细类职业分类即为职业的划分和归类,是在小类的基础上,按照工作分析的方法,根据工艺技术、对象、操作流程和方法的相似同一性进行分类的。

在工作分析的准备阶段,对于一般的职务,工作分析人员可以查阅职业分类词典,找到类似的职位描述,职业分类辞典中的职位描述并不是针对某一个具体组织中的职位的,同时,每一个职务的环境都是不一样的,在不同的环境中,同一个职务的工作特性都会有所不同。工作分析人员应该根据组织自身的实际情况作出分析,现有的资料只能作为参考。

在国际劳工组织1958年制定的《国际标准职业分类》中,共有8个大类、83个小类、284个细类、1 506个职业项目,为各国编制或修订职业分类提供了一个样本。但其分类标准已经相对过时,参考价值有限。一些发达国家编撰的职业分类词典,通常几年就更新一次,并提供了详细的和标准化的工作内容、工作任务描述,相对来说,其参考价值较高。

(2)行业或职业协会的有关资料。除非是全新的一个职务,否则一般总能够收集到以前人们进行过的职务分析资料。行业或职业协会常常会保存这方面的资料,劳动和人事部门以及同行业的组织也会保存这方面的资料,这些资料往往是工作分析人员审查并重新编写工作说明书的起点。

(3)组织中的有关资料。工作分析所需要的组织方面的相关资料主要包括:

1)组织结构图。组织结构图描述了组织中各个组成部分之间的相互关系,它可以反映当前的工作与组织中其他工作的关系及其在组织中的地位,组织结构图确定了每一个职位的名称、权限关系、信息沟通与交流的方式。

2)工艺流程图。工艺流程图是对组织结构图的有关信息的详尽的补充,通过工艺流程图,工作分析人员可以比较好地了解工作部门或职位之间的动态联系。

3)部门职能说明书。组织中的各个职能部门说明书规定了每一个部门的使命和职能,它有助于工作分析人员将职能部门的职能全面有效地分解到部门内的各个职位上去。

2.选择工作分析人员

(1)成立工作分析小组。工作分析的准备阶段,应该成立专门的工作分析小组。工作分析小组成员通常包括进行策划和提供技术支持的专家、具体实施操作的专业人员以及负责联络协调的人员。小组成员应该被赋予进行工作分析的权限,以保证分析工作顺利有效的进行。

在选择工作分析人员时,首先要考虑的是聘请外部工作分析专家、还是由组织内部的专业人员来进行,两种选择各有其优缺点。

1)外部专家。聘请外部专家的优点是:外部专家来自于组织外部的专业机构,他们通常经过专业的训练,能够系统地收集和分析工作信息;外部专家作为组织外部人员,对组织问题的分析更加客观、可信;外部专家往往具有在不同组织中实施工作分析的丰富经验。当然,外部专家对组织的具体工作业务缺乏全面深入的了解,他们将花费大量的时间去熟悉和研究工作业务,这可能影响工作分析的进程。同时,聘请外部专家会增加各方面的费用。另外,外部专家进行调查时,被调查者的合作性可能较差。

2)组织内部专业人员。组织内部的专业人员通常来自于人力资源管理部门或业务流程部门。从组织内部选择工作分析人员时应该充分考察工作分析人员的条件,一般来说,工作分析人员应该具备的条件包括:具备人事管理和心理学方面的知识;了解工作分析的技术和程序;具有观察、面谈、记录、分析等方面的能力和技巧;具有包容性,能够获得他人的信赖和合作。

(2)工作分析涉及的其他人员。为建立组织的工作分析系统,需要得到组织方方面面的合作,其中,组织高层领导的重视是非常关键的。此外,工作任职者及其上级主管对工作信息的收集工作的支持也是必不可少的。

1)工作任职者。工作任职者最了解工作的内容,有可能提供真实、完整、可靠的工作信息。当某个职位上的任职者数量较少时,一般使用所有符合要求的任职者收集工作信息;当某个职位上的任职者数量较多时,需要对符合要求的任职者进行抽样,保证样本的有效性。

2)任职者的上级主管。作为上级主管,他们有机会观察任职者,能够客观地提供工作信息。他们往往倾向于从任职者“应该如何做”的角度而不是“实际如何做”的角度来描述任职者工作,因此,工作分析人员需要对他们所提供的信息进行鉴别。任职者的上级主管通常并不是主要的工作信息的来源,工作分析人员需要他们对已经收集来的工作信息进行检查与佐证。

3.制定工作分析计划

在准备阶段,工作分析人员还应该制定一个详细的计划方案,用以指导具体的分析工作,计划方案通常包括以下内容。

(1)界定分析对象和抽样方法。计划方案要说明分析工作职务的范围、他们的规范名称及非正式称谓,还要界定所要收集的信息类型和内容,界定抽样规模和抽样方法。

(2)确定信息收集的方法。计划方案应该说明所采用的具体分析方法、所使用的分析仪器、设备及其他辅助工具,还应该说明工作描述数据的统计分析方法。

(3)确定工作分析的步骤和起止时间。计划方案还必须确定工作分析的步骤,规定各项工作的起始时间和完成时间。应该选择各种工作活动最典型、最稳定的时期进行分析,对不同工作的分析应尽可能地集中在同一时间进行,实际分析时间应尽可能集中。

(4)意外事件的处理措施。计划方案还应该提出各种可能发生的意外事件的处理措施。如,部分样本损失时应该如何补救,原定的分析方法不适应分析要求时应该采取哪些替代方法,仪器设备发生故障时的应变措施等。

(二)收集分析阶段

这一阶段是工作分析的具体实施阶段,包括实际收集与分析整理两个环节。

1.实际收集

这一个环节是工作分析人员运用计划所确定的信息收集方法对所需的信息内容和信息类型进行收集的过程。工作分析的性质、目的和用途,决定了所要收集信息的内容和类型。工作信息主要包括:

(1)工作活动。这方面的信息主要是指任职者必须进行的与工作有关的具体活动,一般包括具体的工作时间、具体的工作事项和工作方式以及与他人交往的活动。

(2)工作标准。这方面的信息主要涉及对任职者进行评价的各种标准,如完成工作的时间、工作质量、工作标准、工作误差分析等。

(3)所使用的机器、工具、设备和辅助工作。这方面的信息主要是指为完成工作所采用的机器、工具、设备和所需要提供的辅助性工作,工作的辅助条件如所涉及的专业知识、加工的原材料以及所需的咨询和维护等方面的劳务。

(4)工作环境。工作环境方面的信息涉及的是任职者的工作环境和工作背景,包括时空环境,如工作的物理环境、工作的日程安排;也包括任职者所处的组织环境和社会环境;此外还包括组织对任职者的各种激励措施,如经济性激励和非经济性的激励。

(5)定位于人的活动。这方面的信息主要涉及任职者的行动,如有关身体动作的要求和沟通、基本的动作、体力的消耗等;以及工作本身对任职者接受教育背景的要求(如教育程度、专业要求、培训等)和素质要求(如思想品质素质、知识素质、能力素质、心理素质等),素质要求既要考虑职业的要求,也要考虑工作岗位的要求;另外,一些特殊的工作对工作者的个性或体能有特殊的要求,不能一概而论。

2.整理和分析

对所收集的信息必须进行整理和分析,通过整理和创造性地分析,发现有关工作和任职者的关键信息,进而归纳、总结出工作分析所需要的材料和要素,使之成为可以使用的管理文件。整理分析的主要方法是鉴别和整序。鉴别是对工作信息的准确性、真实性和可行性进行分析,判断其误差的大小,以保证信息的真实可靠。鉴别的主要方法有核对、佐证、逻辑分析和复查。整序是把收集来的众多信息按照一定的标准和要求,进行归类整理,整序的主要方法是分类法。

3.注意事项

在收集分析阶段,必然要涉及大量的工作任职者和管理人员,因此,赢得他们的支持是非常必要的。同时,对于获取信息的来源、途径以及对于信息研究方法的考虑也是非常重要的。具体来说,在收集分析阶段要注意以下事项。

(1)注意从不同方面获取工作职务的差异。进行工作分析时,首先要明确各种工作职务活动本身存在的天然差异,此外,还可以从职务活动所处的自然环境和组织环境、工作职务的时间要素、作业活动要素以及任职者要素等各个方面去获取各个职务活动的差异。只有这样,才能避免单一角度进行分析可能产生的偏差。

(2)注意定性信息与定量信息相结合。所有的有关工作职务的信息,既可以是定性的,也可以是定量的。定性的信息往往是可以用文字表达的项目,比如,工作条件、环境要素、任职者的资格条件等。定量的信息则是通过数字表达的项目,如工作计量、工作日程、工作群体的人数等。更多的工作信息则需要定性与定量的结合。

(3)加强与有关人员进行沟通。可以通过会议的形式,向有关人员进行必要的宣讲和动员,使有关人员了解工作分析的目的和意义,消除顾虑和压力,争取他们的支持和合作;同时也应让他们了解工作分析的时间和进程,了解工作分析使用的方法以及需要的配合。这种沟通是信息收集工作有效进行的必要保证。

(4)与有关人员共同审查和确认工作信息。为了避免偏差,必须与工作任职者及其上级主管就所收集的信息绩效核对、佐证和复查,以修正可能不准确的信息,同时也有助于工作任职者及其主管对工作分析结果的理解和认可,为他们今后实际使用工作分析结果奠定基础。

(三)结果整合阶段

分析的结果要整理成书面的文件,形成工作分析的最终结果,即工作说明书和工作规范,以便在日后人力资源管理中使用。这种书面的文件通常有文字说明和图表说明两种形式。有关工作说明书和工作规范的编写,将在本章第三节作专门的介绍。