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现代应用文写作
1.10.4 第四节 会后文书

第四节 会后文书

会议报告

一、阅读与析评

【例文9-4-1】

××公司2005年工作会议报告

各位领导,同志们:

上午刚刚闭幕的公司十届六次职代会回顾了公司2004年工作情况,分析了公司面临的形势和任务,明确了2005年主要奋斗目标和工作重点。这次会议的主要任务是在公司十届六次职代会的基础上,进一步深入贯彻上级公司工作会议精神,具体部署2005年工作任务,动员公司广大干部职工,理清思路,突出重点,狠抓落实,确保高水平完成年度工作任务。

下面,我谈七个方面意见:

一、认真贯彻落实“三抓一创”的工作思路,加快建设“一强三优”的现代公司

国家电网公司提出建设“一强三优”现代公司发展目标和“三抓一创”的工作思路,为我们指明了今后的努力方向,统一了工作思路,是指导我们做好今后各项工作的指南,我们务必要全面领会、深刻理解其科学内涵,自觉地将国家电网公司的要求贯彻落实到实际工作中去,推动公司更快更好的发展。

建设“一强三优”现代公司,电网坚强是发展的基础,资产优良反映发展的能力,服务优质展现发展的形象,业绩优秀体现发展的成果。抓发展、抓管理、抓队伍,创一流,是加快发展、实现“一强三优”现代公司目标的基本工作思路。在今后的工作中,我们要增强责任意识和大局意识,贯彻落实“三抓一创”的工作思路,内强素质,外树形象,以建设“一强三优”的现代公司为主线,各项工作都要紧紧围绕这一主线进行。

二、坚持“安全第一”的方针,确保电力有效供应

安全生产是公司经营和发展的基础,当前电力安全生产正处于新的历史时期,建设电网任务繁重,电力资源十分紧缺,保持电力供应稳定的工作压力增大,要充分认识和把握安全生产面临的新形势和新情况,切实加强安全生产的各项工作。

加强电网安全,提高设备运行水平和管理水平。要始终把确保电网安全稳定运行放在首位,坚持“安全第一,预防为主”,坚持“三不放过”的原则。加强电网设备全过程管理,从规划设计、招投标、设备采购、安装、调试、质量检查、施工质量监督和运行质量反馈等环节,严把质量关,为电网安全奠定良好的物质基础。要继续完善安全管理体系,加大安全督察力度,抓好安全性评价问题整改,全面推行危险源点分析与控制,加强发包工程特别是农电系统各类工程的安全管理,确保公司安全生产创造更好业绩。(略)

三、坚持科学发展观,加快建设坚强电网

构筑坚强的电网是公司运营之本。要坚持以科学发展观为指导,进一步强化规划的指导作用,抓好工程前期工作,进一步加快电网建设步伐,不断优化电网结构,努力提高电网的供电能力。(略)

四、坚持改革创新,增强企业发展动力

改革和创新是发展的动力。只有通过深化改革和机制、科技、管理创新,加强内部管理,加强执行力建设,才能使公司走上持续健康发展的道路。(略)

五、突出优质服务,共树国家电网品牌

要牢固树立优质服务意识,实施品牌服务战略,推进由承诺服务向品牌服务转变,整合优质服务资源,创新优质服务方式,拓展优质服务范畴,做到服务理念追求真诚,服务内容追求规范,服务形象追求品牌,服务品质追求一流,推进服务规范化、精细化、常态化和人性化,不断提高服务质量和水平。(略)

六、拓展多产经营领域,提高企业综合效益

2005年,公司的多产发展要在稳固建筑安装业、发展产品业、开发房产业、做强流通餐饮服务业的基础上,稳中求进、整合其他资源,确保多经企业多元化、集约化跨越式发展。(略)

七、加强精神文明建设,营造企业良好氛围

要进一步加强各级党组织思想政治工作力度,针对职工出现的新思想和新问题,积极探索和研究在新时期创新与改进思想政治工作的新机制和新方法。同时要进一步增强指导性,提高针对性和实效性,改进和完善管理体系,推动精神文明建设常态运行机制建立,促进公司发展,维护公司稳定,打造高素质职工队伍。

要进一步弘扬求真务实的作风,各级领导干部要在思想上、行动上始终以“三个代表”重要思想为指导,巩固立党之本,打牢执政之基,获得力量之源,着力营造团结和谐、健康向上的人文环境。

要进一步在党风廉政建设上抓源头,大力抓各级领导干部的廉洁自律,通过对责任制的细化、检查、考核,把各级领导党风廉政责任的履行真正落到实处。同时要进一步拓展教育思路,加大警示教育力度,不断完善反腐倡廉宣传教育体系。

2005年,我们面临的任务更艰巨、更繁重。全体干部职工要继续发扬团结求实,奋发向上的精神,以改革创新为动力,以“安全、发展、服务”为己任,弘扬“竞争求发展,创新当先行”的公司精神,心怀大局,求真务实,开拓进取,为创造公司新辉煌而努力奋斗。

(选自范文搜网http//:www.fwsou.com/zongjiebaogao/gongzuobaogao/88749.shtml,有删改)

【析评】这是一篇工作报告,从与公司具体工作相关的七个方面进行了阐述。格式规范、层次分明、语言严谨。很好地起到了对工作的指导作用。

二、必需知识

(一)会议报告的概念

会议报告是有关领导人在重要会议上的讲话文稿。

会议报告是一种以阐述、评价、鼓动为主的议论性讲话文稿,带有权威性、指导性、全局性,能起到表现会议主题,促进工作发展的作用。因此,会议报告为各级各类会议所普遍使用。会议报告是一种重要的会议材料。

(二)会议报告的特点

会议报告带有群体性的特点。会议报告是报告人代表本单位或本组织向与会的全体成员汇报和陈述,代表某一级单位、组织的意见。因此,会议报告不是一个人完成的,而是集体智慧的结晶。会议报告的指导思想和内容,是由报告人和领导班子共同讨论决定,有时还需要相关部门的专家、技术人员参与讨论,才能形成初稿。会议报告的修改也要由领导班子集体讨论。

(三)会议报告的分类

根据不同的标准,会议报告可以分为不同的类型。

1.从内容上分,会议报告可以分为工作报告、形势报告、传达报告、动员报告、纪念报告等。

2.从范围上分,会议报告可以分为面对全局的综合性报告和针对某一专题的专题性报告。

3.从作用上分,会议报告可以分为总结性报告、号召性报告、指导性报告等。

(四)会议报告的结构及写作要求

会议的性质、内容不同,会议报告的内容和结构就不同。以下是会议报告的基本写法。

会议报告一般由标题、称呼、正文组成。

1.标题

会议报告的标题有三种基本写法:

(1)直接表明某人在某会议上的报告或讲话,如“×××经理在年终总结大会上的报告(或讲话)”。如果标题中不出现报告人的姓名,则可以把报告人的姓名标在标题下正中位置。

(2)根据会议的主题和精神,拟一个标题,如“深化销售制度改革,推动××公司再创辉煌”。标题下面署名报告人姓名。

(3)正副标题式。正标题揭示报告的主旨,副标题标明“在××会议上的报告”。标题下面署名报告人姓名。

2.称呼

根据会议性质和参会者决定称呼。称呼一般在报告第一行顶格写出,用泛称,如“同志们”、“各位代表”等。

3.正文

会议报告的正文由开头、主体和结尾组成。

(1)开头

简要地说明会议的性质、任务、意义等情况。也可以直接写明做报告的缘由,比如受何组织机构的委托,报告的目的是什么。同时表明会议报告的主题和将要重点阐述的问题。

(2)主体

主体部分一般包括对形势的分析、对成绩经验的总结、存在的问题和如何处理问题、今后的任务等。在具体的写作方法上,可以紧扣中心问题,层层深入,展开论述;也可以围绕中心问题就并列的几个方面分别进行论述,每一方面都是对中心问题的论证。以上两种方法可以交错使用。

(3)结尾

会议报告的结尾一般概括全文内容、强调意义、展示光明前景。语言上要选用富有激情、富有鼓动性的词语。有时也可以以最后讨论的一个问题作为结尾,自然结束。

(五)会议报告的写作注意事项

1.在写作会议报告之前,要掌握相关的方针、政策和上级指示精神;搜集各种与会议相关的材料;研究与报告相关的问题;找出解决问题的方法和措施。这样才能体现出会议报告的针对性、指导性。

2.会议报告的篇幅不宜太长。因为会议的时间和与会者的注意力都是有限度的,所以报告的篇幅以把主题表达完全、问题阐述清楚为度就可以了。过长的会议报告会使与会者感觉乏味,反而起不到预期的效果。

3.会议报告的语言要通俗而富于感染力。既要把问题表述清楚,又要让与会者感觉入情入理。

会议纪要

一、阅读与析评

【例文9-4-2】

全球变化研究的重要途径学术研讨会议纪要

国际地圈生物圈计划中国全国委员会(CNC-IGBP)2005年年会暨区域研究:全球变化研究的重要途径学术研讨会于2006年1月14至15日在北京西郊宾馆隆重举行。会议回顾和总结了2005年全委会和各工作组的工作成绩和经验,展望了2006年工作设想,广泛而深入地研讨了在我国如何开展全球变化的区域研究,并对中国科协联合国咨商工作环境专业委员会如何开展工作进行了讨论,会议期间召开了五届二次常委会。

出席大会的代表来自中国科学院、科学技术部、国家自然科学基金委员会、中国气象局、国家海洋局、国土资源部、中国科学院相关研究所、气象科学研究院、中国农业科学院、中国林业科学院等23个单位以及15所高等院校、5家学术期刊和公共媒体共43个单位,参会代表共计100 余人。其中包括:(略)

我会副主席、中国气象局局长秦大河院士主持了开幕式。中国全球变化研究先驱者——我会顾问委员会主席叶笃正院士、我会顾问委员会委员——CNC-IHDP顾问委员会主席孙鸿烈院士、CNC-IHDP主席科技部刘燕华副部长、CNC-WCRP主席李崇银院士致辞祝贺。

围绕本次会议的主题,我会主席李家洋副院长、IGBP科学委员会副主席安芷生院士、中国遥感学会主席童庆禧院士、科技部高新技术发展与产业化司廖小罕副司长分别作了主题报告。

此外,张新时院士、胡敦欣院士、郑度院士,以及夏军、柴育成、史培军、赵士洞、姜大膀、洪业汤等9位著名科学家分别发表了演讲。

会议同时听取审议了陈泮勤秘书长的2005年度工作汇报与2006年度工作计划草案。过去一年中,CNC-IGBP在诸多方面开展了卓有成效的工作。主要包括:(略)

2006年我会将从以下方面开展工作:(略)

我会各工作组也在会上报告了2005年度工作与2006年度计划。在2005年,各工作组积极开展工作,成绩显著,出版了大量学术著作,举办了诸多学术会议,对我会进行了广泛的宣传,增强了CNC-IGBP的显示度。与会代表针对“如何在中国开展区域研究”提出了许多宝贵建议。同时,代表们还就刚刚组建的“中国科协联合国咨商工作环境专业委员会”如何进行队伍扩充以及今后工作的深入开展 进行了热烈讨论,许多代表希望能在未来环境咨商工作中与委员会广泛合作,发挥自己的一份力量,并提出了许多补充建议。

会议期间,由家洋主席主持召开了第五届CNC-IGBP第二次常委会。会议听取了我会2005年相关工作报告和2006年工作计划汇报,审议2005年度财务运行以及“中国科协联合国咨商工作环境专业委员会”的组建情况,并就今后的年会议题、召开方式以及承办方等展开了充分的讨论,提出了许多富有建设性的意见。本着开源节流的原则,常委会提出,希望我会从多方筹措资金,以利于工作的开展。

本次年会是国内全球环境变化研究领域的一次盛会。会议总结了我会已有工作成果,增进了学术交流,就我会的未来发展充分交换了意见。会议取得了圆满成功,是一次团结的大会,胜利的大会。

(选自国际地圈生物圈计划中国全国委员会网http://www.jgbp-cnc.org.cn/huiyi/huiyi19.HTM,有删改)

【析评】这是一篇学术研讨会纪要。本文结构完整、重点突出、主次分明,语言概括性强。对会议的总体情况、成果、意义等内容都阐述得很清楚。

二、必需知识

(一)会议纪要的概念

会议纪要是记载、反映会议情况,传达会议主要精神,议定事项等内容的规定性会议文书。

(二)会议纪要的特点

1.会议纪要有真实性的特点。会议纪要是纪实的,必须保证其真实性。这是由会议纪要的性质和职能决定的。

2.会议纪要具有提要性的特点。会议纪要不会对会议的所有内容事无巨细地进行记载,而要对会议的各种材料和观点进行分析研究、综合整理,然后把会议主要精神、主要决议等内容按逻辑顺序写出来。

3.会议纪要具有条理性的特点。会议纪要根据会议的主要精神和中心议题整理材料,加以写作。

(三)会议纪要的分类

根据目的和用途不同,会议纪要可以划分为三种类型:

1.决议性会议纪要。这种会议纪要记载和反映会议做出的重要决策事项,具有决定和决议的性质,有较强的政策性。作为传达会议精神和部署工作的重要依据,对工作有直接的指导作用。

2.通报性会议纪要。这种会议纪要反映会议的基本情况,没有指示作用,只是起到让与会单位了解会议进程和基本情况的作用。

3.研讨性会议纪要。这种会议纪要主要记载和反映会议的交流情况。各种专业会议或学术性会议的研讨情况。

(四)会议纪要的结构及写作要求

会议纪要的结构,一般由标题、正文和落款三部分组成。

1.标题

会议纪要的标题主要有三种:

(1)会议名称+纪要,如《全国经济工作会议纪要》、《××公司现销售团队会议纪要》等。这是最为常见的会议纪要标题。

(2)正副标题式,由正标题+副标题构成。正标题指明会议主旨或提出问题,副标题为会议名称+纪要。如《提高产品质量是赢得竞争的关键——××公司产品质量工作会议纪要》。

(3)发文机关名称+议题+纪要。如《人力资源部关于人事制度改革工作会议纪要》。有时这类会议纪要的标题也会省去发文机关的名称,直接采用议题+纪要的形式。

2.正文

会议纪要的正文包括开头、主体和结尾三部分。

(1)开头

开头概括交代会议的基本情况,包括会议名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、会议议程等会议组织情况,说明会议主要议题,然后用“现将本次会议讨论的主要问题综述如下”等过渡句转入下文。

在具体的写法上,主要有两种。①综合式,即将会议的基本要素用一段文字作简要的综合概述,使人对会议基本情况和精神有个大致了解。②列项式,即将会议名称、时间、地点、主持人、参加人、会议议程和主要精神等要素分别列出,各占一行,使人一目了然。可以根据会议的内容和性质来决定使用哪种方式。

(2)主体

主体是会议纪要的核心内容,也是各有关单位和部门贯彻执行会议精神的主要依据,主要反映会议研究的主要问题、讨论的意见、做出的决定和提出的措施办法等。

在具体的写法上,主要有三种:①归类式,主要针对内容广泛的会议。这种会议往往讨论的问题较多,可以按照所讨论问题的性质或议事程序的不同来进行分类整理,分别列出序号、包含主要内容的标题来分别叙述。②条列式。就是将会议事项用条列方式加以说明,分别加以序号。这样可以达到简明扼要的表达效果。③综述式,就是将会议所讨论、研究的问题综合进行阐述。

(3)结尾

会议纪要结尾的写法主要有以下几种:①向有关单位、部门和人员提出号召或希望,以实现会议目标和任务。②对会议的成果和意义进行评价。③针对会议内容,向上级有关部门提出意见和建议。④向有关单位和人员提出贯彻落实的具体要求和办法。⑤没有专门的结尾,主体内容写完,全文就结束。

3.落款

包括署名和成文时间两项内容。作为文件下发的会议纪要,要签署发文机关的名称和发文日期。

(五)会议纪要的写作注意事项

1.会议纪要和会议记录有明显的区别。会议记录是对会议情况的原始记录,是会议文件参考的依据,属于会议附带材料。从内容上看,会议记录只是纪实而不是纪要,只是将会议情况一一记录下来;而会议纪要则有选择性的记录要点,不一定包括会议的所有内容。从形成的时间和过程来看,会议记录是在会议进行的过程中同步形成的,而会议纪要则形成于会议后期或会后,通过对会议情况的选择归纳、加工提炼才能形成。

2.会议纪要必须实事求是、忠实会议内容。真实准确反映会议的主要情况和精神,是会议纪要写作的基本要求。在会议纪要的写作中,要认真做好会议记录,了解会议各项情况。可以对与会者发言进行提炼和适当删节,但不能篡改原意。

3.会议纪要必须取舍得当、突出重点。会议纪要要围绕会议的中心内容和主要议题选择要阐明的问题。与其关系不密切的,要尽量少写或不写。

4.会议纪要必须精炼概括。会议纪要必须根据会议的主旨、主要议题和议事结果来整理、提炼、概括会议情况,集中反映会议主要精神,不能记“流水账”。语言要简练准确、通俗易懂。

闭 幕 词

一、阅读与析评

【例文9-4-3】

第一届“中日流域水环境技术研讨会”闭幕词

长江委副总工程师 仲志余

(2006年6月24日)

尊敬的××理事长,×××副主任:

“中日流域水环境技术研讨会”在全体代表的共同努力下,圆满完成了各项议程,即将落下帷幕。

此前,日本代表在我委×××、××先生的陪同下,考察了长江三峡及三峡工程、汉口江滩堤防工程。

今天,两国10位专家、学者,紧紧围绕“流域水环境”这个主题,本着求实、科学的精神,广泛交流了两国的研究成果和工作经验,探讨了共同关心的“维护健康河流,促进人水和谐”的战略性课题,本次会议选题准确,开得紧凑、高效、务实,取得了丰富的成果。

第一,中日双方构筑了交流、沟通、合作的平台。促进了双方在“流域水环境”领域的技术交流;拓宽了思路,分享了各自的研究成果,专业内容丰富,受益匪浅。

第二,推进了中日两国在流域水环境方面的合作。刚才所长×××先生和理事长×××先生签署了《会议纪要》,为在平等互利的基础上建立长期稳定的合作机制创造了条件。双方同意继续加强在流域水环境技术方面的交流与合作,以促进流域水环境建设和发展。

第三,通过日本国立环境研究所的访问和会议,我们加深了了解,增进了友谊,拓宽了合作渠道,为在项目合作和专家交流等方面提供了互利互惠的条件。

各位领导,各位代表,此次会议得到了日本国立环境研究所和国内外相关组织机构的广泛支持和关注,我再次代表会议承办方——长江水利委员会向他们表示衷心的感谢。同时,我提议,向为本届会议顺利召开提供热情周到服务的会务组全体同仁表示崇高的敬意和衷心感谢。

此外,日本企业对中国投资促进会理事长××博士、日本国立环境研究所的×××博士为今天的报告进行了准确、流畅、辛勤的翻译工作,我代表组委会表示诚挚的谢意!

最后,祝与会专家、代表身体健康,工作顺利!

(选自长江水利网http://cjw.com.cn/news/detail/20060627/63491.asp,有删改)

【析评】这是一篇较好的闭幕词,格式规范、结构严谨、层次清楚。文章总结了大会的成果和意义,回顾了大会过程,并对有关人员表示感谢;结尾部分对与会人员表达祝愿。

二、必需知识

(一)闭幕词的概念

闭幕词是在即将会议结束时,党政机关、企事业单位和群众团体的领导人或会议主持人所作的总结性讲话。

(二)闭幕词的作用

闭幕词的作用主要有以下几个方面:

1.闭幕词对会议的组织与成果做出正确的总结和评价,如概括会议的进程、列举会议完成的议题、归纳与会者提出的正确意见和合理化建议等。

2.闭幕词恰当肯定会议的成果,从而激励与会者贯彻会议精神,完成会议提出的各项任务。

闭幕词与开幕词首尾相连、遥相呼应,都是会议的重要组成部分,也是体现会议精神的重要会议文书。

(三)闭幕词的结构及写作要求

闭幕词的结构和开幕词相似,都是由标题、称呼和正文组成。

1.标题

闭幕词标题写法的要求同开幕词基本相同,同一个会议的开幕词与闭幕词标题一般要相互适应,只要把标题中的“开幕词”换成“闭幕词”就可以了。

如“××市2007年十大杰出青年表彰大会”中开幕词题目为:“《××市2007年十大杰出青年表彰大会开幕词》”,闭幕词就为:“《××市2007年十大杰出青年表彰大会闭幕词》”。

2.称谓

一般与开幕词的称谓相一致,也根据会议的性质和与会者的身份来确定。

3.正文

和开幕词一样,正文也包括开头、主题和结尾三个部分。

(1)开头首先说明会议已经完成预定的任务,即将胜利闭幕。在具体的写法上,可以先对会议作一个概括的总评价,如“这是一次相互学习、相互交流的大会”。或者可以简洁的文字说明会议在什么样的情况下圆满结束的,如“在各级领导的关怀、与会者的共同努力下”。

(2)主体部分通常包含两项内容。

①总结会议所完成的任务。如会议讨论的重要议题、完成的具体事项、与会者提出的合理化建议、今后的努力方向和目标等。

②肯定会议所获得的成果。对会议的成功召开,会议的成果做出客观具体的评价,评价要中肯,不能空泛笼统地说会议开得很成功,而要有实在的内容。

③指出会议精神的指导意义。可以从如何贯彻会议决议,如何开展新的工作局面入手,激励与会者,增强他们贯彻会议精神的信心和动力。

(3)结尾

结尾对应开头,宣布会议结束。具体写法上有呼号式,如“现在,我宣布,大会闭幕!”或者有希望式、祝愿式,如“祝大家百尺竿头,更上一层楼。大会闭幕,谢谢!”还有感谢式,对为大会圆满成功而辛勤服务的全体工作人员表示诚挚的感谢,然后再用一句话宣布会议闭幕。

(四)闭幕词的写作注意事项

1.写闭幕词之前要搜集会议主要文件和材料,掌握会议的全面情况,了解会议的议程,并自始至终参加会议,以把握会议的主要精神和各种情况。

2.闭幕词的写作要按照会议实际情况,紧紧结合会议中心议题来进行阐述,不能离开主题泛泛而谈。要按照会议的宗旨、针对需要解决的问题做出分析,阐明态度,使其具有针对性,能解决实际问题。

3.闭幕词的写作要在会议议题相关的范围内,补充会议内容,适当深化、发挥。因为闭幕词既是对会议的总结和评价,又是对会议精神的延伸和补充。特别是那些会议已经认识到、但还没展开的重要问题,开幕词应该提及,并适当强调。

4.闭幕词的篇幅应该短小精悍,语言应简洁明快。开幕词的写作要高度概括,并富有鼓动性和感染力。

5.闭幕词必须要和开幕词前后呼应,不可脱节。

6.写闭幕词要从会议开始就做好写作准备,随着会议进程尽量早构思,不要等到临近会议闭幕才开始写。

【思考与练习】

简答题:

1.请简述会议报告的基本写法。

2.会议纪要的特点是什么?

3.什么是闭幕词,闭幕词有什么作用?

写作训练:

把下面这篇会议记录改写为会议纪要。

××××公司行政办公会议记录

时间:××××年×月×日×时至×时

地点:第一会议室

主持人:总经理张××

参加人:公司副总经理刘××、人力资源部经理赵×、财务部经理林××、行政事务部经理连××、总经理办公室主任李××

会议议题:

一、二季度奖金发放办法;

二、新员工招聘方案;

三、有关人员的调动问题;

四、对违反劳动纪律人员的处理;

会议决定事项:

一、公司二季度奖金按照××总公司××××年×月制订的《奖金发放办法》(试行草案)第六条、第七条办理。

二、这次新员工招聘,以招收应届毕业生,并实行面试加笔试,择优录取的办法(详细规定由人力资源部负责制定)。

三、同意前台员工吴××调往行政办公室工作。

四、对销售部袁××无故旷工三天的行为,给予通报批评,并扣发旷工日工资及当月奖金。

记录人:邹××

主持人:张××