第二节 会前文书
会议方案
一、阅读与析评
【例文9-2-1】
长江沿岸中心城市经济协调会第十二次会议方案
根据长江沿岸中心城市经济协调会（简称“长江协调会”）章程以及2004年7月16日长江协调会工作会议商定的意见，长江沿岸中心城市经济协调会第十二次会议于2004年11月3日在上海举行。会议方案如下：
（一）指导思想
按照中央“五个统筹”的要求，树立和落实科学发展观，贯彻中央领导关于发挥长江“黄金水道”作用的指示，促进长江沿岸城市间的交流与合作，推进长江流域东部与中西部地区联动发展。
（二）会议主题
发挥长江“黄金水道”作用，推进长江流域联动发展。
（三）主要任务
根据长江协调会“抓区域，促流域；抓专题，促联合”的基本方针，围绕发挥长江“黄金水道”作用这一主题，开展城市间合作磋商，确定今后两年的主要工作。
（四）主要议题
（1）“十一五”期间，沿江省、市合作建设长江“黄金水道”的必要性；
（2）发挥长江“黄金水道”的作用与区域经济的发展；
（3）进一步发挥长江“黄金水道”作用的途径与举措；
（4）长江“黄金水道”与航运标准化；
（5）内河流域开发的国际经验借鉴。
（五）会议议程
上午：9：30～11：30
（1）上海市领导致辞；
（2）国家发改委领导致辞；
（3）南京市领导作第十一次会议以来长江协调会工作报告；
（4）上海有关部门就“发挥长江‘黄金水道’作用”进行发言；
（5）集体合影。
中午：12：00上海市领导宴请。下午：1：30～5：00
（1）请国家发改委、交通部、国家发改委宏观经济研究院、国务院西部开发办、国务院发展研究中心以及上海市、重庆市、武汉市、南京市和其他城市领导或专家就会议主题和议题发言；
（2）上海市提出长江协调会今后两年的工作意见；
（3）通过会议纪要。
（六）相关活动
（1）11月2日17：30～19：00，上海市主要领导会见并宴请会议主要代表。
（2）11月2日19：30，邀请会议代表赴上海音乐厅观赏奥地利管弦乐团演出。
（3）11月4日上午9：30～11：30，邀请会议代表出席“第六届上海国际工业博览会”开幕式并参观。
（七）参会人员和邀请人员
（1）长江协调会29个成员城市市长、市政府秘书长、协作部门负责人、长江协调会联络员，有关城市政府驻沪机构负责人；
（2）国家发改委、交通部及国务院西部开发办公室、国务院发展研究中心、国家发改委宏观经济研究院等有关领导和专家；
（3）中央在沪及上海主要新闻媒体记者。
八、会议及住宿地点
虹桥宾馆（上海市延安西路2000号）。
（九）会议报到
报到时间：2004年11月2日16：00之前。
报到地点：虹桥宾馆大堂。
（十）需各城市配合的工作
（1）接待工作
各城市的参会人员名单，住宿、接送及在沪活动要求请于10月25日报会议联络组。
（2）宣传工作
①市长寄语：请各城市以市长名义围绕会议主题和议题准备300字左右的大会寄语，并附2寸彩色近照，于10月25日前寄达会议联络组。
②采访：请各城市领导准备接受会前、会中媒体的采访。
③鉴于本次会议议程安排紧凑，大会将统一安排会议宣传，提供新闻统发稿，不邀请各城市媒体来沪采访。
（3）文字材料
请各城市围绕会议主题和议题准备一份市长书面交流材料，用A4纸打印200份，在材料封面的左上角标注“长江沿岸中心城市经济协调会第十二次会议材料”字样，于11月2日报到时交会务组。
（十一）联系方式：
会议联络组联系人：××、×××
地址：（略）
邮编：（略）
电话：（略）
传真：（略）
长江沿岸中心城市经济协调会联络处
二○○四年十月二十日
（选自上海市人民政府合作交流办公室网http://xzb.sh.gov.cn/node4/hzjlob/zfxxgk/zxgkxx/userobjectzai37546.html，有删改）
【析评】这份会议方案从会议指导思想、会议主题、会议主要任务、主要议题、会议议程、相关活动、参会人员和邀请人员、会议及住宿地点、会议报到、需各城市配合的工作、联系方式等方面对会议进行了预先的安排和部署，要素齐全、格式规范、层次分明。
二、必需知识
（一）会议方案的概念
方案是指一种计划性的文书。主要用于对比较复杂的工作作出全面布置，因此，也可以说是较为繁复的计划之一。
根据内容和性质划分，方案可以分为不同的种类。如用于工作的“工作方案”，用于会议的“会议方案”，专门针对某项工作的“单项方案”和对全局进行部署的“综合方案”等。
会议方案是指在重要会议或大中型会议召开之前，对会议的预期效果、整个日程作出安排的预想方案。会议方案是一种书面文字材料，它的作用是使会议能顺利进行，取得圆满的结果。
会议方案还有一个目的，就是向上级机关请示核准会议的召开，如会议的规模、程序、经费使用等是否恰当。因此会议方案还带有某种请示的性质。
（二）会议方案的特点
1．会议方案是相对固定的。凡是召开会议，都有一定的程序。特别是某些会议的程序大多都是固定的。在制订相应的会议方案时，应该充分考虑会议的性质和特点，保证其基本程序，会议才能顺利有序地进行。
2．会议方案是预先设定的。会议方案是在会议召开之前制订的，对如何召开会议，会议将达到什么样的效果，都要事先作出设想和安排。
3．会议方案必须周密。为了使会议顺利完成，会议方案要根据实际情况和以往经验进行安排。会议方案的布置要具有可执行性，做到细致、周到、具体、完整。
（三）会议方案的分类
根据所召开会议的内容和性质不同，会议方案可分为不同类型，下面就举例说明：
1．代表会议方案
代表会议的会议程序一般十分严格，参加人数较多，召开的时间也较长。而且不同级别的代表会议有不同的规格和要求，其会议方案的复杂程度也不相同。
2．工作会议方案
工作会议在材料的准备和会议程序的安排上都与某项或多项具体的工作内容密切相关，其程序要求不像代表会议那样严格。
3．表彰性会议方案
表彰性会议除了会议本身的特定程序之外，还需要准备好表彰奖励所需的物资，如奖状、奖品之类。故其会议方案比较复杂。
（四）会议方案的结构及写作要求
会议方案通常由标题、主送机关、正文和签署四部分组成，有的还有附件。
1．标题
有两种标题法：一是公文规范标题法，由会议召开单位名称、事由（会议名称）和文种类别（方案）组成。另一种可在标题中省略会议召开单位名称。
2．主送机关
即会议方案的送达机关。属于要送上级机关批示的，就写送达上级机关的名称；属于要下级知晓的、发给与会机关或个人的，则写下级机关名称。
3．正文
主体部分通常情况下由开头、主体和结尾三个部分组成。
（1）开头。开头部分相当于一般方案中的“总体指导”部分，要写清楚制文（开会）的原因、单位、会议名称、会议时间、会议地点、会期等，然后加入承上启下的连接语。
（2）主体。要写出会议的宗旨（目的）、会议规模（参加会议人员）、会议议程、会议日程、会议的开展方式、会议的准备情况等。可以对比一般方案中的“主要目标”、“实施步骤”和“具体措施”进行写作。如果邀请某位领导讲话或作报告，也会注明。
（3）结尾。结尾部分的写作要根据会议方案的性质来决定。属于下级机关请示上级机关的，可以使用类似“请示”结尾的用语。如：“以上方案，当否，请批示”。
4．签署
即签署发文机关和日期。写上召开会议的单位名称，或写会议筹备小组或会议领导小组。写上拟订方案的时间。如果属于上级机关的“指导性”方案，多数情况下把日期直接标示在标题下；发文机关在标题中标明的，不再另外落款。
会议通知
一、阅读与析评
【例文9-2-2】
关于召开2006年全国专利信息服务与应用工作会议的通知
各省、自治区、直辖市、新疆生产建设兵团、部分专利工作试点城市知识产权局、各有关单位：
我局定于2006年11月2日至4日在广东省佛山市召开2006年全国专利信息服务与应用工作会议。会议由我局主办，知识产权出版社承办，广东省知识产权局和佛山市人民政府协办。现将有关事项通知如下：
（一）会议内容
（1）总结和回顾过去一年来专利信息服务工作开展情况，介绍未来规划设想；
（2）总结知识产权出版社对外专利信息服务执行情况；
（3）交流各地方知识产权局、地方专题信息中心和企事业单位专利信息服务与应用工作经验；
（4）征求改进专利信息服务工作的意见。
（二）参会人员
各省、自治区、直辖市、新疆生产建设兵团知识产权局领导和负责具体工作的同志各1名；国务院信息办、部分专利工作试点城市知识产权局、重点企业、科研情报机构、专利事务所、高校和新闻机构代表。
（三）会议期间食宿费用由我局承担，往返交通费用自理。
（四）会议材料准备
请参会单位围绕专利信息管理、传播、利用及服务等总结经验和不足，提出改进建议，准备会议材料。会议材料要求条理清晰、内容丰富、数据可靠、见解深刻，2000字左右。优秀会议材料将在大会上交流。请于10月20日前将会议材料电子件发送至知识产权出版社。
（五）报到时间及地点
略
请于10月20日前将与会人员回执分别传真至广东省佛山市知识产权局和知识产权出版社。
（六）联系方式：
（1）国家知识产权局信息化办公室
联系人：××、×××
电 话：（×××）-××××××××
电子邮件：（略）
（2）知识产权出版社
联系人：×××、××、×××
电 话：（×××）-××××××××
电子邮件：（略）
传 真：（×××）-××××××××
特此通知。
国家知识产权局
二○○六年十月十二日
（选自中华人民共和国国家知识产权局网http://www.sipo.gov.cn/sipo/tz/hy/200610/t20061013-112621.htm，有删改）
【析评】这是一篇会议通知，从会议内容、参会人员、报到时间地点、会议材料准备、联系方式等方面对会议事宜进行了说明和告知。内容齐备，格式规范，表达清楚。
二、必需知识
（一）会议通知的概念
会议通知是会议的组织者事先向与会者书面告知会议召开相关事项的一种应用文书。会议通知是会前准备工作的重要环节，通过知晓会议通知内容，与会人员就能够准时且有充分准备地参加会议。
会议通知一般包括以下内容：
1．召开会议的时间、地点以及会议的名称；
2．会议的主题；
3．对参会人员的要求；
4．对参会人员会前准备的要求；
5．会议报到时间、地点；
6．会务联系方式；
7．其他需要说明的事项。
（二）会议通知的分类
按照不同的标准，可以将会议通知分为不同的几类。
1．按通知发出的方式分，可以将通知分为电子邮件通知、电报通知、报纸通知、信件通知等。
2．按通知的作用分，可以分为预告性通知和正式通知。有些会议由于规模大、涉及事项众多，需要会议组织者精心准备的，如要先进行调查研究，写好会议报告的；或者事先无法估计参加人数，进行会务安排的等。这就需要先发出预通知，方便会议举办方做好准备。当会议事项基本准备就绪后再发出正式通知。这样就可以最大限度确保会议顺利召开。
3．按通知接收者分，可以分为下行通知和平行通知。下行通知一般是发给下级机关单位，请其参加会议的通知。平行通知是发给同级单位，请其参加会议的通知。
根据不同的需要，会议通知还可以采用会议邀请函、请帖等形式。
（三）会议通知的结构及写作要求
会议通知一般由标题、受文者、正文、结尾等项组成。
1．标题
会议通知的标题一般可采用公文标题的写法，由发文机关、事由（主要内容）文种构成。也可以省略发文机关，由事由、文种组成标题。这种情况下，可以用“关于”的介词结构连接标题。如“关于召开表彰大会的通知”、“关于召开公司年终总结会议的通知”。有时也可以只写“会议通知”。
2．受文者
受文者指被通知的对象，包括单位和个人。要注意正确使用单位的泛称，既要不漏掉与会单位，又要避免将不与会的单位纳入。
3．正文
会议通知的正文要写清楚召开会议的目的、意义；会议的名称、议题；会议的确切会期和地点；与会人员及其要求（与会者的身份、所需准备的材料等），会议组织者及其联系人的联系方式；会议期间交通、食宿安排及经费来源情况。如与会者大多来自外地，还要要求对方通过回执尽快回复是否能到会。
4．结尾
结尾不是会议通知的必需部分。会议通知结尾处可提出执行希望，或以“特此通知”结尾。内容简单、篇幅短小的会议通知，也可以不添加专门的结尾部分。
（四）会议通知的写作注意事项
1．会议通知必须完整无缺漏。所有必要事项都须完整地以书面形式在会议通知中告知与会者，这样才能保证与会者准时有效地参加会议。
2．会议通知必须表述清楚、准确，不能模棱两可，也不能过于概括。
3．如果会议通知有附件，如路线图、会议座次安排、食宿安排等，都要随会议通知一起发给与会者。
4．如要通知某位重要人物来参加会议，也可以用邀请书的方式发出会议通知。其内容比单纯的请柬要更详细。如除了必要的时间、地点外，还可以写出会议的主要活动、会议议题，以及对被邀请人的希望等。语言要诚恳、热情，注重礼节。
会议须知
一、阅读与析评
【例文9-2-3】
会议须知
各位参会代表：
欢迎来到“锦城”成都，参加××公司提高企业核心竞争力研讨会，会议期间，我们将竭诚做好各项服务工作，如您有任何需要与建议，请与会务组联系。
（一）主办单位：××公司
（二）承办单位：××公司成都分公司
（三）会议时间：2007年7月23～26日
（四）会议地点：四川·成都
（五）会议日程安排
7月23日 全天报到
7月24日～25日 会议
7月26日 代表离会
（六）会务组成员及联系方式
负责人：× ×（联系方式：略）
成 员：刘××（联系方式：略）（负责食宿）
×××（联系方式：略）（负责交通）
×××（联系方式：略）（负责票务）
×××（联系方式：略）（负责会议材料及宣传）
会务组房间：××宾馆507房间 电话：（略）
（七）票务安排
7月23日报到时，会务组将在报到桌旁设票务台，以便需要返程机票的代表订购及确认返程票。
（八）会议住宿
本次会议为期四天，会务组为代表统一预订了住宿，报到时直接办理入住手续，费用自理。代表入住后，请先仔细阅读房间内的入住须知，以免发生不必要的误会。
（九）大会接站
大会对所有参会代表均安排机场接送服务，请出机场时留意接站的字样标识，请代表们在报到时确认往返的航班信息；由于火车、汽车站停车受限，请乘火车、汽车的代表自行乘出租车等交通工具（从火车站乘出租车约需××元）到相应地点报到。
（十）就餐安排
会议期间统一安排就餐，凭餐券用餐。
（1）早餐：请于入住宾馆用餐。
（2）午餐及晚餐：统一安排在××餐厅用餐。
（十一）其他事项
（1）请与会代表按时参加会议，遵守会议作息时间；
（2）代表住房由会务组统一安排，请勿自行调换。如有代表提前离会，请及时通知会务组；
（3）会议期间请佩戴所发代表证，代表证是参加会议和活动的有效凭证；
（4）各位代表在参加会议时，请提前10分钟进场入座。进入会场后，请将电话设置成会议模式；
（5）请参会代表注意保管好会议文件、材料；
（6）请注意个人安全，贵重物品随身携带。
（十二）参会人员名单
略
会议日程
（续表）
【析评】这份会议须知从会议基本情况、会务安排、会议日程等方面对会议进行了说明；考虑周密，格式规范，表达清楚。
二、必需知识
（一）会议须知的概念
会议须知是会议组织者告知全体与会人员应当了解的事项和应该遵守规定的一种会议文书。会议须知通常用于大中型会议，有时也称“会议人员须知”、“代表须知”等。
（二）会议须知的内容
会议须知的具体内容要根据会议的性质和内容来决定，但基本内容包括以下几点：
1．会议组织机构和各个工作机构基本情况。包括其负责人和工作人员的姓名、联系方式、房号等信息。
2．会议议题。
3．会议生活保障。如用餐时间地点、交通用车情况等。
4．会议作息时间。
5．参会人员、企事业单位名单。
6．会议请假制度。
7．会议保密纪律。
8．会议各种服务设施的分布。
9．会议其他需要注意的事项。
（三）会议须知的结构及写作要求
会议须知通常由标题和正文组成。
1．标题
会议须知的标题为会议名称+文种。如“××公司提高企业核心竞争力研讨会须知”。有时也直接用文种。
有时会议须知有封面，封面格式为会议名称+文种+大会会务组+时间组成。
2．正文
正文部分采用分条式一一列出具体事项，主要内容见上面“会议须知”的内容。
（四）会议须知的写作注意事项
1．会议须知必须周密准确，表述清楚。
2．会议须知必须把特定会议需要特别注意的事项告知明确。如会议是需要保密的，就要注明保密事项。
【思考与练习】
简答题：
1．会议方案有哪些特点？
2．在什么情况下需要先发预通知？
3．什么是会议须知？会议须知一般包括哪些内容？
写作训练：
王林是××公司大客户服务部的秘书，公司最近推出了一款新产品，为了打开市场，加强与客户间联系，公司决定召开一次客户座谈会，请以王林的身份拟一份会议通知。