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会议，指有组织、有领导地召集人们商议事情的行为过程。会议的组织是一个相对烦琐的工作，特别是大型会议的组织，更加不易。一件小事做得不好，也会引起参会者的不满和各种连锁反应，因此，需要会议组织者在会前做好充分的准备，考虑周全。

在日常工作中常常要举办一些会议，会议的形式有例行工作会议、专题性会议、联席性会议、布置工作会议和总结性会议，还有各种座谈会。会议的时间有长有短，会议的组织工作也有繁有简。对于那些内容比较重要、会期较长、会务又繁杂的会议，公关人员应予以特别注意。

会议的程序一般如下:

(1)根据会议的内容，确定好会议的程序计划及应急计划。准备好会议的各种文件材料，如大会报告的起草、修改和定稿。如果有大会发言，还要准备好发言材料。

(2)根据会议的规模，确定会议的地址，安排好主会场和分组讨论的地点。如果是住宿会议，还应事先分配好房间，落实就餐问题。一般而言，会场的选择应遵循以下原则:

一是场地的规模要大小适宜;

二是场租成本要合理;

三是场地设备要配备合理;

四是应有足够的停车场地;

五是交通要便利。

另外需要特别注意的是在安排房间及就餐问题时要考虑参会人员的风俗习惯、饮食禁忌等。

(3)根据会议时间安排，做好会议的通知。会议通知要及早，通知的内容要明确，具体其中应包括报到日期、地点、会议期限和日程、需携带的证件和物品等。

(4)布置好会场。大会会场要布置得庄严、隆重;会标要醒目、准确;会场的扩音设备、桌椅、水壶、水杯等都要一一落实;还要根据情况安排好会议主席台的希置。

(5)会议开始后，要及时掌握会议的动态，还要安排好会议记录。

(6)在会议结束之前，联系好人员返回的车次、航班，并争取将房费、伙食费等尽早结算清楚。

(7)会议结束后，要对会议使用的各类文件材料做善后工作。需发简报或文件的应从速拟发;各类记录、发言稿及原始材料要立案存档。

(8)为使会议开得生动活泼，减轻与会者的疲劳，在日程安排上要注意合理安排，并可适当安排一些娱乐、体育活动。

一般情况下，会议座次的安排分成两类:方桌会议和圆桌会议。

一般会议室中是长方形的桌子，包括椭圆形，就是所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。

在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，那么他一般坐在这个长方形的短边的这边，或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就座，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。

还有一种是为了尽量避免这种主次的安排，而以圆形桌为布局，就是圆桌会议。在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位，就可以了。

关于会议主席台座次的安排:

一、主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。

二、主席台座次排列，应以主要负责人为中心，然后按职务一左一右排列(按照我国传统以中心人的左方为上，若在台下看，即为右方)。若主席台上人员为双数，将主要负责人定位后按职务一右一左排列。

三、几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。首先，各机关的主要负责人的排列顺序是:区委书记、区长、人大常委会主任、政协主席;第二，按单位负责人排列顺序，一般是区委常委、人大常委会副主任、副区长、政协副主席。第三，灵活掌握，不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是:上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。

四、对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。

1.会议总负责人

会议总负责人负责解决会议中的重大问题，了解和把握会议的进展，对会议总负责。

2.秘书、宣传组

秘书、宣传组的职责是:(1)负责制定会议议程(包括时间安排等);(2)领导讲稿的准备;(3)编制会议手册，准备会议材料和宣传标语;(4)制作会议台签、桌牌、横幅，安排座位话筒、音响的测试，照片的拍摄，准备饮料、签到表、会议反馈表等;(5)负责新闻发布、会标设计、广告制作等。

会务组的职责包括以下几方面:

(1)发送会议通知，进行回执统计——确认参会人员有没有接到通知，参不参加会议。对那些兼任多个职务的特殊人员，一定要核实到人，以便正确摆放桌牌。在会议召开前一两天，应再次确认，以便安排食宿及接送。

(2)迎送，包括接站、送站、欢迎牌的准备等，会务组成员每人都应备有一份参会人员航班/车次信息表。

(3)发送详细的会议安排:在参会人员签到后，应发送印有详细时间、会议地点、乘车地点、紧急联络电话和联络人等内容的会议安排，让对方有所准备。

(4)安排食宿(房间的预订、具体入住房间安排、确定菜单细目和规格等)。

(5)安排车辆(车辆的调配，具体车辆的接送人员名单、接送时间等)。

(6)安排参观、出席文艺演出等活动。

(7)翻译的安排。在有重要外宾参加的会议中，如对方没有翻译，主办方应安排专门的翻译人员陪同。

安全保卫组的职责是:(1)在有高层领导人或重要外宾参加的会议中，应重视安全保卫工作;(2)保证会场秩序和车辆的有序停放;(3)制定突发情况的应急预案，并加以演习。

以上所有小组选出组长一名，将责任落实到人，保证会议顺利召开。

公关工作中，为了调查情况或征求意见、探讨问题等，常常要召开座谈会。座谈会一般采取面对面交谈的方式，还可以进行讨论，是一种很好的会议形式。召开座谈会应注意以下事项:

(1)开座谈会之前要深入思考召开座谈会的目的和主题，准备好会上拟提出的问题、调查或讨论内容的纲目。

(2)根据座谈会的内容、性质与需要，物色和选定参加座谈会的人员名单。参加座谈会人数的多少，要根据座谈会的内容并拟达到的效果而定。为深入探讨某些问题而召开的座谈会，人数可少些;以征求意见、调查情况为目的的座谈会和纪念性座谈会，人数可多一些。

(3)要做好座谈会的通知工作。通知最好用书面形式，要明确座谈会的议题、时间、地点、召开单位、出席者姓名(姓名要核对清楚，不要出现差错)，拟好的通知要及时送到参会人员手中。

(4)根据座谈会的内容，如探讨性和纪念性座谈会，可以事先考虑安排一些人重点发言，并可就发言的侧重点作一些分工。

(5)座谈会主持人应善于把握和引导会议的进程，营造亲切、和谐的会议气氛，调动与会者积极地思考与发言，使座谈会能进行得比较深入。

(6)应做好座谈会的记录，并根据需要在会后整理成文，必要时将信息发送给有关部门。