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简报即简明情况报告，它是政府机关、企事业单位、人民团体等组织用来汇报、反映、沟通情况和交流经验的一种文体。由于它不属于正式公文，因此不能公开出版，只在内部发行。日常工作中所见的通讯、动态、情况反映、信息通报、内部参考都属于简报的范围。由于其具有简短灵活的特点，因此它的使用范围很广，在公关文书中应用较多。

简报的形式多样，内容繁多，按内容分:有动态简报、情况简报、会议简报、典型经验简报;按编写方法分:有综合性简报、专题性简报;按刊出期限分:有定期与不定期简报。常用的简报有以下三种:

情况简报也叫工作简报，一般有两种常见的形式，一是综合性情况简报，二是专题性简报。

综合性情况简报是在明确的主题贯穿下，综合反映工作情况和问题，这类简报既有广度，又有深度，不是有闻必录，而是抓住主要问题，反映最有价值的情况。

专题性简报主要是将某一项专门工作的动态、进展、问题向主管部门反映或向有关部门、下属单位作通报，借以传播信息，推动工作。

动态简报就是迅速及时地、简明扼要地反映新近发生的事情、情况的文体形式。这种简报内容新、反应快、动态性和时效性强。动态简报一般也有两种:工作动态简报和思想动态简报。

工作动态简报主要反映本系统、本部门内部工作的正反两方面的新情况和新动向。

思想动态简报主要反映公众对政府重大方针、政策的反应和认识，社会上的某种思潮或思想倾向，各行各业各阶层的思想状况等。这类简报多见于单位编发的“内部参考“，这种动态简报一般都具有内部参考和保密性质。其流通、阅读范围有较严格的限定。

会议简报主要是及时报道某种会议的概况，会上交流的情况、经验、探讨、研究等问题，反映会议形成的决议和基本精神。一般会议简报以报道会议内容为主，既可以综合报道会议各阶段的情况，也可以摘登大会发言或小组讨论发言。在编发发言摘要时，要力求准确、全面、如实地反映出发言者的基本观点和思想倾向，并且尽可能送交发言人或大会秘书处有关负责人审阅后再编发。

一是真实性。简报中所反映的材料必须真实、可靠，对事物的分析解释，必须坚持实事求是的科学态度，符合实际、事件，材料、数据要仔细核实。

二是准确性，简报的准确性体现在内容、材料和语言等几个方面。内容要选择具有价值，值得重视的情况和问题，所运用的材料要经过调查研究，仔细核实，确保其真实性，语言的使用要准确、规范，避免用词不当、语义混淆。

三是及时性，简报要写得快、印得快、发得快，以便使有关人员根据情况及时地处理问题，制定政策。重要的情况要一日一报，甚至可以一日数报，以便更好地发挥简报的作用。

四是新鲜性。简报是报道新情况、新经验，并且内容要有较大的参考价格。

五是简明性。简报的篇幅通常比较短小，因此，内容力求简明、行文平实，不需作艺术描述和理论阐述，只将“是什么，怎么样”写明即可。

简报由报头、按语、标题、正文、报尾五个部分构成。

报头设在始页上方，约占1/3的篇幅，下边用横线与正文部分隔开，通常报头有四方面的内容:一是简报名称，用大号字写在报头正中部位:如“财经快讯”。二是期号，在简报名称下居中写明期号，用括号括起来。三是主编单位，写在期号之下，间隔横线之上的左侧。四是印发日期，写在期号之下，间隔横线之上的右侧。五是密线程度，写在简报名称的左上方标明。

按语是简报的编者针对简报的内容所写的说明性文字或评论性文字。一般写在标题之前。并在某些段文字的开头处写上“编者按”“按语”“按”等字样。转发式简报一般要加编者按语，其他重要简报也要加编者按语。简报的按语分两类。一是说明性按语，二是批示性按语。

简报的标题十分重要，好的标题能简要、准确、生动地概括全文内容。一般来说，简报的标题可以采用正副标题的写法，正标题提示全文的思想、意义，副标题写出事件与范围，起到补充说明作用。

正文是简报的中心部分，通常由开头、主体、结尾三部分构成。

简报的开头有三种方式:一是叙述法，直接把要反映的事件的时间、地点、人物、原因、结果写出来，使读者一目了然;二是结论式，先写出事情的结果或因此而得出的结论，然后再作具体说明，或得出结论的理由;三是疑问式，即提出几个重要问题，引起读者的注意，然后再在主体部分做出具体回答。

主体是正文的中心部分，是简报最主要的部分。因此应写得详实、充分、有力。主体部分通常采用以下几种写法:一是按时间顺序写，即按照事情发生、发展、结束的顺序来写，这种写法比较适合报道一个完整的事件，称之为新闻式写法;二是按空间变换的顺序写，这种写法适合报道一个事情几个方面的情况;三是按逻辑方法分类、归纳，即把所有材料归纳为几个部分，按序号或小标题归纳为几个部分、几个方面，按序号或小标题分别叙述;四是夹叙夹议法，即边叙述、边评述，这种方法适合反映某种带有倾向性问题的简报;五是对比法，即在对比中展开论述。

简报的结尾有两种，一种是把主体叙述的情况，用一句话或一段话总结一下，结束全文。另一种是叙述完事实后，干净利落地结束全文。

报尾在简报末页的下方，也用横线与正文隔开，在版尾左方写清发送范围，右方写清印发的份数。

公关作业需要大量撰稿，如何写出让客户认可的稿件呢?笔者根据经验和学习所得，总结出五点撰稿中的非写作技巧。

弄清楚客户要什么

在开始写作之前，弄明白几个最基本问题将让工作事半功倍。这些问题包括:为什么要写，读者是谁，客户希望读者看完后有什么反应，等等。

有时候客户让我们写稿子是为了满足日常发稿需求，有时候是为了配合产品上市或者是营销活动，还有时候只是为了客户的老板高兴。

如果我们能够为稿件找到它真正的读者——有时是客户，有时是客户的消费者，有时是客户的大老板，我们就会对稿件在宏观上把握得当。总之，只要明确了客户希望对读者产生的影响，稿件的方向多半会自动浮现出来。

不要让客户站在岸上

卡耐基说，人最难反对的就是自己的主意。要让客户认可我们的稿件，不妨让他感觉到这是他自己的主意。所以，撰稿时，把客户拖到同一条船上，而不是站在岸边指手画脚，往往能发挥神奇的作用。

在一开始就让客户坐到桌前，和我们共同讨论稿件的读者、目的和风格，效果比我们先提出草案，作为靶子让客户批判要好。原因在于，前者可以在“客户需求”方面达成共识，其意义第一节已作剖析。

在撰稿进度中，我们需要时常提及并感谢客户的宝贵智慧。比如用这句话作为一封邮件的开头:按照昨天下午你的建议，我们对草稿进行了三处修改……

用提问把答案逼到墙角

如何弄清楚客户需求?如何让客户坐到同一条船上?经验丰富的同事常常采用高明的提问技巧。对撰稿而言，灵活运用提问技巧，更容易明确稿件的风格、思路、框架乃至具体的表述方式，直接推动稿件的成功。

我们的建议是，提问的时候要勇敢，不怕被看做无知。会上不懂装懂，会后痛苦撰稿，交稿后不被认可。直率、真诚地当面提出问题，事情往往变得容易。

通过提问找出答案就像在河里网鱼，我们从大河中找到一段，大面积撒网，再逐步缩小包围圈，最后鱼拥挤在一块小小的水域，被网拎出水面。为了更快、更准确地网到鱼，我们交替采用开放式和封闭式提问，用开放式问题找到方向，用封闭式问题进行精确定位。

——那么我们这次要提交的是什么呢?(开放式)

——传播策划案。

——这个传播策划案是不是这样写，第一屏背景分析，第二屏主要受众，第三……(封闭式)

——大体上是这样，最好还要加一个Road map。

提问可以层层筛选，最终将答案逼到墙角，束手擒来。退一步说，就算提问不能直接找到答案，它也可以推动思考，明晰思路，从而更容易找到通往正解的道路。提问的方法并不复杂，重要的是提问的意识、胆量和用提问网住答案的智慧。

另外，当我们入行日久，俨然资深人士时，提问可能不仅要勇敢，还要聪明。比如，客户一口气喷了一卡车专业术语，我们摸不着头脑又不好意思挑明，可以说:我知道您在这个领域非常资深，同时咱们的受众可能很缺乏这方面的专业知识，假设我是一个对这个行业完全不懂的听众，您会怎样给我介绍呢?

一个月以前，我们接到客户撰写营销案例的要求，需要拿出第一稿进行讨论，结果一位同事一口气谱写了2万余字的鸿篇巨制。

第一稿写2万字的风险很大，因为如果稿件被推翻(经常发生)撰稿人和客户都会遭受巨大打击。

这好比50公里定向越野，我们一口气跑完全程，才发现方向错了，感觉多半不太美好。办法是分段来跑，跑5或10公里，就掏出GPS，对着地图核查一下，看有没有偏离，再进行调整。如此反复，就会少绕弯路到达终点。

撰写稿件的时候，我们也可以先定义出这种“核查点”——项目管理中称之为mile stone。比如说，提纲是第一个点，框架完整但未润色的初稿是第二个点，成稿则是第三个点。在就第一个点达成共识之前，不要贸然推进到第二个点。

想方设法找到资源

撰写大稿如同推进一个小型项目，项目启动时很少万事俱备。稿件所需要的素材往往东零西落，总得跟这位同事要点胡萝卜，跟那位要点胡椒，才能做出一锅汤来。如果这锅汤需要这些蔬菜和作料的话，穷尽各种渠道也要去要。无论资料是在客户、同事还是在第三方人士手里，都要想方设法找到，因为我们要对结果负责。即便是无法寻找到我们想要的素材，客户也会肯定我们的态度和努力，进而对并不完美的稿件变得宽容。(来源:国际公关)