3. 3　信　　函

信函是社会组织之间联系工作的公用信件，它是企事业单位公关事物活动中不可缺少的重要传播工具。因为它是对外联系中的一种正式形式，所以其语言、意图均要慎重斟酌，才能发往对方，以免造成不良后果。

公关信函的主要作用是沟通组织与公众之间的感情，交换某些与双方有关问题的意见和建议，协调建立和发展组织对外公众之间的关系，树立本组织良好的形象，争取公众的理解、信赖、支持与合作。

公关信函有别于一般书信，它是代表本组织谈话，带有一定的公关目的，不代表个人办私事。

平常的公关活动中遇到较多的是公函与便函。公函是公文的一种，按公文体式制作，便函不按公文体式制作，而按一般信件写作，不拘格式。

公函就其内容与作用来看又可分为商洽函、询问函、答复函、委托函、告知函五类。

1.商洽函

这是最为常用的一种公函，用于社会组织之间商量和接洽工作。这类公函多半是主动发出的，即要求对方给予协助。有的则是向对方提出共同办理某事的要求，也有的是向对方提出处理某一问题的意见。商洽函正文一般包括两个部分:一是商洽原由，即写名发函的原因;二是商洽事项，这部分是主体，应写清所商洽的具体事项，写清对对方的要求。

2.询问函

询问函主要用于向对方询问问题，也可以简述某一事项并提出处理方法，然后征求对方意见，要求答复。询问函正文一般也由两部分组成:一是说明询问的目的或原由;二是询问事项的主要内容，这是询问函的主要部分。因此要写的既明确而又具体、简洁，让人一目了然，以便答复。

3.答复函

答复函是用来答复对方询问函的问题。答复函正文一般由三部分构成:一是说明对方函已收到，并写清收文的日期;二是简要复述对方函件所询问的主要问题或所提要求;三是答复内容。这部分是答复函的主体。因此要写的明确具体，简明扼要，所答问题的内容要有条理性，针对性和顺序性。

4.委托函

委托函用于委托有关组织代为办理某一事项。这类公函，过去使用得不多，但随着公共关系活动的不断扩大，这类公函的使用也随之增加。委托函正文一般由两部分组成:一是原因，这部分既要写清委托的目的，又要写清所委托代办或代办事项的基本情况;二是委托事项，这部分是主体，因此要写得清楚明了，尤其要写清托办或托查的要求。此外还可以加上“以上事项希大力协助办理(查清)，并请尽快答复”做结束语。

5.告知函

告知函一般是用在办理受托代办事项之后告知代办情况，或主动告知对方某种情况或某一事项，以引起对方注意。其正文包括两部分:一是告知发函原由;二是告知事项。

公关信函是社会组织与内外公众交流思想，互通信息，商洽联络的一种信件，因此要注意语言的文明、礼貌、庄重典雅，要充满真挚的感情，并遵循信函的格式，这样才能为树立良好的组织形象起到积极的作用。