四、提升素养：合力迎接智能办公

技术的革新带来生活的变革。大数据、云计算、物联网、人工智能等技术的不断发展引领着人们进入智能办公时代。《2019中国智能办公报告》提到,有将近70%的职场人士认为,智能办公或将在三五年内全面普及。面对这一来势凶猛的智能办公浪潮,我们该如何应对呢?是面对还是逃避?事实上,睿智的人都会选择面对,而不是逃避。

在技术的洪流面前,我们的逃避显得无济于事,唯有以一种积极的心态思考如何适应这种浪潮方为明智之举。随着社会不断向前发展,人工智能技术催生了“智能办公”这一新型办公方式,这一客观现实并不会因为我们的态度而改变。从人类社会的发展规律来看,智能办公是时代的产物,也是人类社会生产与生活进步的体现。我们无法改变这一规律,但可以充分利用这一规律来服务于我们的生产与生活。面对后疫情时代可能会全面普及的智能办公生活,为确保我们与这个时代、这个社会的步伐保持一致,不被淘汰,我们应该积极地参与其中,并主动适应智能办公的新生活。

个人作为智能办公的主体,为更好地适应智能办公生活,需要提高自己各方面的能力和素养。具体来看,可通过提高自身业务能力、增强自身信息素养等来全面发展自己,使自己更好地适应智能办公生活。

提高自身业务能力。所谓业务能力,简单地说,就是解决、处理自己的专业事务的能力。不同的岗位有不同的业务能力要求。对于智能办公来说,首先,要熟练掌握计算机技能。在智能办公时代,需要借助于大数据、云计算、人工智能来完成过去需要花很多时间才能完成的事情。为此,基本的“智能技能”是我们必须掌握的。其次,提高沟通与交流的技能。在智能办公时代,可能采用的办公模式是移动办公、远程办公或是居家办公。与传统“面对面”办公不同的是,智能办公面对的不是人,而只是一台没有情感的机器,我们与人交流很多时候都是通过网络线上交流。这就需要我们具备较强的语言表达能力和沟通技能,能快速、准确地将信息传递给他人。最后,还需要掌握科学的时间统筹方法。合理地安排在计算机等设备前的工作时间,提高效率,科学办公。

增强自身信息素养。信息素养(Information Literacy)的本质是全球信息化需要人们具备的一种基本能力。信息素养这一概念是信息产业协会主席保罗·泽考斯基于1974 年在美国提出的。简单的定义来自1989 年美国图书馆学会(American Library Association,ALA),它包括文化素养、信息意识和信息技能三个层面。能够判断什么时候需要信息,并且懂得如何去获取信息,如何去评价和有效利用所需的信息。^[7]在智能办公时代,无论是在何行业、何岗位,都需要我们具备一定的信息素养,掌握一定的计算机知识,具备一定的计算机技能,以备使用智能设备或软件办公的不时之需。在素养方面,我们要不断地学习科学文化知识,具备基本的科学文化常识。面对海量的信息,我们要能够清晰地加以辨别,并作出正确的分析和评判。在意识方面,我们要有获取新信息的意愿,并形成一种从生活实践中发现信息的意识。在技能方面,首先,我们要有通过各种网站平台查找信息、筛选信息的技能；其次,我们要能够合理有效地利用和支配这些信息,运用这些信息去解决各类实践问题；最后,我们要善于学习,熟练地运用各类办公软件,掌握智能办公所必需的各项办公技能。

培养自身优良素质。在智能办公时代,自律、有计划、积极担当、独立、责任心等是一个优秀员工所必需的基本素质。以居家办公为例,居家办公对人的素质有着更加严格的要求。

首先,要自律,有计划。由于居家办公没有了老板面对面的监督,个人的工作时间更加自由和灵活。有时我们会舒适地睡一上午,吃完午饭再工作,而且在工作的过程中还会时不时地看看微博、刷刷朋友圈、玩玩抖音、吃吃零食……这样下来,我们的工作效率明显下降,甚至有时会因为当天的工作完不成而熬夜加班。因此,我们必须要严格自律,在时间上管住自己,并制定相应的计划。什么时候睡觉、什么时候吃饭、什么时候工作、什么时候娱乐等都要有明确的时间规定,以保证有秩序的生活和高效的工作。

其次,要有责任心,独立自主。在居家办公的情况下,工作时间、工作内容以及工作量都是要我们自己安排、自定步调的。在这种没有外界压力的情况下,我们必须要有较强的责任感和事业心,积极主动,这样才能按时并保质保量地完成工作任务。另外,居家办公也要求我们具有一定的独立能力,在没有同事协助的情况下能够独立自主地完成各项工作。

最后,要善于学习,学会创新。在智能办公时代,很多工作都会被一些智能设备、软件及工具,甚至是机器人所替代和简化。为了更好地适应智能办公生活,人作为一种有智慧、有思想的高级动物,要善于从各种新鲜事物中获取一些新知识,学习一些新技能,完善自己的知识架构,充实头脑,同时提升自己各方面的技能,并在学习的过程中扩展自己的思维,积极进取,不断创新,从而更好地适应社会,顺应智能时代发展的需要。

另外,企业可以为智能办公提供一些技术、物质和服务方面的支持。比如,购置一些智能设备,配置完善的硬件设施,为智能办公提供基本的硬件设施支持；加强对企业员工的办公技能培训,为智能办公培养专业的技术型人力资源；完善相应的工作计划实施细则、业绩考核办法等规章制度,大力支持智能办公的新方式；加强企业智能办公的环境建设,培养员工对企业的归属感和文化认同。例如,亚马逊花40亿美元打造的3个大玻璃球办公楼,苹果公司花十年时间盖的“甜甜圈”办公大楼、Airbnb居家式的办公大楼以及谷歌度假村的办公室等都体现了企业对智能办公环境的重视。对舒适、自由、智能的办公环境的极力打造有利于企业为员工创造一种更加真实、良好的办公体验,从而能够有效地提升员工办公效率,推动企业办公的智能化。

总体来看,面对正在普及的智能办公生活,我们应以一种积极的态度去迎接,主动参与,积极适应。企业和政府等也要大力支持、积极配合。多方合作,顺应时代的发展潮流,充分利用先进技术,共同推动办公走向智能化。

【注释】

[1]吴克忠.移动办公、居家办公(MOHO)——OA 的新发展[EB/OL].http：//articles.e-works.net.cn/OA/Article91935_1.htm.

[2]百度百科.移动办公[EB/OL].https：//baike.baidu.com/item/%E7%A7%BB%E5%8A%A8%E5%8A%9E%E5%85%AC/357412?fr=aladdin.

[3]王柏洪,吴忠华,郭华.部队智能办公设备使用调查[J].保密工作,2019(04)：56-57.

[4]搜狗.简道云[EB/OL].https：//baike.sogou.com/m/v106393138.htm?rcer=h9PEAbzfvhw K27Pk2.

[5]OFweek维科号.酷暑高温全不怕,触想安卓一体机让高速路关卡更畅行! [EB/OL].http：//mp.ofweek.com/smartcity/a745683028606.

[6]新浪博客.SOHO 族回家上班好不好[EB/OL].http：//blog.sina.cn/dpool/blog/s/blog_a76fdff601016hw8.html.

[7]百度百科.信息素养[EB/OL].https：//baike.sogou.com/m/v164806.htm?rcer=u9PEAtwSIgzcD_pOD.