回顾过去几十年的办公场景：统一时间、同一地点。除了日常的社会交往和家庭生活,人们的时间基本花费在工作上,而在这种工作模式下,生活与工作之间存在着明显的界限。

近几年来,随着大数据、云计算、人工智能等相关技术的飞速发展,智能办公场景出现在人们的视野当中,工作和生活的界限开始变得越来越模糊。人们的双手得到了更大程度的解放,时间变得更加自由,工作变得更加高效。与此同时,越来越多的企业更加热衷于高效便捷的移动化、数字化与智能化的办公模式。总的来说,智能办公具有改变经营现状、提高企业管理水平、提升企业运营效率、降低企业办公成本、实现企业可持续发展、增强企业核心竞争力等方面的重要作用。

智能办公,通俗一点来讲,就是将大数据、云计算、人工智能等新一代信息技术嵌套进入相应的办公设备,以期赋能传统办公设备的运营过程。从系统科学的维度分析,它综合集成了物联网、大数据、云计算、人工智能等技术,兼具移动互联、网络通信、数据存储、信息交互等功能,是一个融合态势感知、信息计算、管理服务为一体的智能化、网络化终端,^[3] 从而为办公人员借助于这些设备实现智能化办公提供了必要的条件。就目前来看,智能办公的办公模式已经被很多企业所采用,智能办公开始逐渐普及开来。

2018年11月9日,富士施乐(中国)有限公司在北京举办了以“数字化转型从智能办公开始”为主题的大咖汇暨智能办公解决方案展。自富士施乐(中国)有限公司提出“去改变,才会变”之后,便一直致力于企业的加速转型,并积极致力于推动智能办公的普及。在大咖汇上,富士施乐(中国)有限公司在全面展示相关智能办公解决方案的同时,还携手其他领域的领军企业,共同开发数字化工作空间解决方案与服务。

2019年1月9日,在“智能工作平台”旗舰新品发布会上,富士施乐推出智能型彩色数码多功能机Apeos Port-VII/Docu Centre-VII系列新品。该系列新品具有专业的彩色输出效果、高生产力、高分辨率、简单易用、节能环保和360°信息安全保障等优势与特点。在使用过程中,新品智能彩色数码多功能打印机只需要用手机扫描二维码,便可以上传各种尺寸和各种格式的文件,还能进行自主打印和自主复印,整个过程操作简单、高效便捷。富士施乐智能多功能机的问世使得商务打印市场实现了从模拟到数码、从黑白到彩色、从传统办公到智能办公的转型。

在教育领域,同样也出现了智能办公的场景。位于贵州省六盘水市中心城区的第十七中学是一座文化底蕴深厚的学校。在这所学校里,教师们办公与其他大多数学校一样,都会借助于QQ 群、微信群、Excel等软件平台。但也一直存在着这样的问题：群里各个部门、各种文件混杂不清；不同部门需求不同,信息孤立；办事流程繁多,办事效率低下等。针对这些问题,六盘水十七中找到了新的解决办法,将简道云与阿里钉钉相结合,运用于学校办公中,极大地改善了校园办公质量。

简道云是一款在线数据搜集管理工具,可以创建各种在线报表名单,可以在线反馈和在线开展调查,用来公开搜集数据；简道云还能够提供丰富的图表组件,让用户更加方便地做好数据分析工作。^[4]钉钉(Ding Talk)是阿里巴巴集团专为中国企业打造的免费沟通和协同的多端平台。

六盘水十七中在使用这一智能办公软件时,首先将简道云账号绑定到阿里钉钉。这样,所有的老师便可以在计算机上使用简道云,也可以打开手机钉钉使用简道云,接收提醒消息、查询数据、提交数据等。同时,十七中还在简道云上设计了各项事务的流程表单,让所有的事情都有一个既定的流程,节省了老师们为一些小事而频繁跑腿的时间和精力。此外,简道云还将多个应用之间的数据打通,学校各部门之间的信息资源可以共享、相互调取。这极大地提高了办公的效率,节省了人力和物力。

在交通领域,随着互联网、大数据、人工智能等技术与交通运输领域的不断深度融合,智慧交通即将成为一个推动我国经济增长的新兴产业。据相关报告显示,预计在未来的几年中,中国将在两百多个大中型城市建立城市交通指挥中心。这些指挥中心集GPS定位、视频监控、信息实时检测、GIS综合业务管理、通信调度指挥以及交通信息发布等系统功能于一体,共同致力于打造我国的智慧交通先进运营平台。无论是信息实时检测、综合业务管理还是通信调度、信息发布等都得益于大数据、云计算、人工智能等技术的发展。正是得益于这些人工智能技术和智能软件设备的优势价值,交通领域的办公不断走向数字化、移动化和智能化。道路交通安全预警更加精准,道路通行更加顺畅,高速收费更加智慧,交通领域的办公更加高效。

以高速公路收费系统为例。高速公路收费系统是智慧交通领域中一个非常重要的环节。因其要面临野外自然温差、电磁干扰等复杂环境,对收费系统设备的要求比较高。为了保证在各种复杂的环境下,高速公路收费系统仍然能够长时间不间断地稳定工作,实时履行收费和监控功能,交通管理部门选用了工控计算机进行系统控制。在产品的选用上,高速公路收费系统采用的是“触想”智能交通监控一体机和电容触摸安卓一体机。该款产品清晰度高、轻薄散热快、外部环境适应能力强,且设备上的COM 口能够直接连接收费站设备,以传输控制信号,从而通过连接的App收费软件轻松实现智能收费。高速路收费系统将大数据、云计算等智能技术运用到智能设备上,通过智能设备实现智能办公,解决了人工收费成本高、效率低、时而会出现的监控疏漏等问题。^[5]

除了企业、教育和交通领域,智能办公也在向政府、医院、银行、公安等各个领域延伸。在各种办公场所中,各级部门开始越来越多地使用和推广移动办公设备。基于移动办公设备,各种办公场景开始实现智能化。例如,公安部基于某移动软件打造了“团圆”系统,实现了快速、高效搜索犯罪嫌疑人,智能侦破拐卖儿童等案件。再如,政府启用“智慧税务”,助力税务方面的移动端数据填报等,极大地方便了纳税人上报、查询税务信息等。

当前人们提出的智慧交通、智慧政府、智慧医疗等都体现了一种办公的智能化。在未来的办公过程中,伴随着智能终端的逐渐渗透,智能办公的范围和应用场景会越分越细。大到企业集团办公,小到私人业务办公,智能办公将逐渐融入人们的各种工作场景中,随处可见。