办公室是当今人们工作的基本场所。学校、政府、银行、医院等虽然在工作职责、工作内容乃至工作对象等方面存在着很大的差异,但就办公室这一基本办公职能来说都大同小异。随着新一代信息技术的发展,尤其是大数据技术和智能技术的发展,办公自动化正在迅速崛起。

办公自动化(Office Automation,OA)最早是由美国通用汽车公司D.S.哈特于1936 年首次提出的。直到20 世纪70 年代,美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为办公自动化下了一个较为完整的定义：“办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。”

我国专家对办公自动化的定义形成的比较统一的看法是在1985年召开的全国第一次OA 规划讨论大会上,会议达成的共识认为：办公自动化“是指利用先进的科学技术,不断使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中,并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人—机信息处理系统”,其目的是尽可能充分利用数据资源,提高工作质量、工作效率,辅助决策,求得更好的办公效果。

综合来看,办公自动化是指将现代化办公和智能技术结合起来的一种新型办公方式。它通过利用各种先进的技术、设备,以从事相关的办公活动,实现自动化、数字化与智能化办公。从通信角度来看,办公模式的发展主要经历了传统办公、有线互联办公、有限移动办公、随时随地办公等四代办公模式。^[1]

第一代办公模式,即传统办公,主要是指“面对面”的办公模式。这种办公模式的典型表现就是：人们工作必须从家前往公司,在办公室这种特定的区域进行事务的处理,包括工作、开会等办公活动都是在一起。能借助的工具也只有电话、信件、传真、黑板等。这种模式下的办公地点、办公时间等都受到了严格的限制,工作效率也比较低。在新兴的办公模式的衬托下,这种办公模式各方面的局限性不断凸显出来：通知开会需要一个一个传达,会议记录需要通过手写的方式进行,文件存储需要人工分类整理等。

从第一代传统办公到第二代有线互联办公,是一场办公领域的模式革命。有线互联办公是指以互联网和计算机为媒介,基于这种技术性的媒介,整体的办公效率和办公质量都得到了明显的改善,办公人员的工作能力也随之得到了相应的提升。第二代办公模式带来的改变是：会议记录可用计算机编辑、存档；纸质文件不再堆积如山,通过计算机将文件信息数字化,方便浏览、保存、查找。与第一代办公模式相比,互联网和计算机仿佛赋予了人们一种“超能力”,这种“超能力”使得整个生产部门的办公效率都得到了极大的提升。

但是,这种“超能力”也并不是随时随地都可以发挥作用,只有当人们使用计算机进行办公时,这种“超能力”才能得以发挥。可见,计算机的普及率、使用地点和使用时间等也同样限制着人们实现高效率办公和高质量办公。

为了解决这个问题,办公模式进入了第三代——有限移动办公。有限移动办公模式是有线互联办公模式的升级版,它采用便携式手提计算机办公,解决了第二代办公模式中台式计算机不能移动的问题,实现了随时都能让计算机赋予人们“超能力”的办公形态,突破了第二代办公模式中办公工具不能移动的局限,实现了办公场所的“有限”移动。

这种办公模式仍然存在着一些不足：手提计算机体积大、质量重,不方便携带；耗电快,充电不方便；需要放在某个地方才能使用,使用不便等。这些问题使得有限移动办公只能在办公室、会议室、家中等特定区域进行。发展到现在,借助于智能手机等集社交、办公、学习为一体的多功能智能工具,第四代随时随地办公模式已经出现。智能办公便属于这种随时随地能够办公的新模式。从发展历程来看,智能办公是办公自动化发展到一定阶段的产物。日常生活中提到的“移动办公”“居家办公”等便是这种随时随地“无限移动”的办公模式的具体表现,是办公自动化发展的最新阶段。

了解了办公自动化的不同历史发展阶段后,有必要重新认识一下移动办公与居家办公的概念。这两种办公模式将成为智能时代的主要办公模式,对人们的工作和生活具有重要影响。

移动办公也可称为“3A 办公”^[2],即办公人员可在任何时间(Anytime)、任何地点(Anywhere)处理与业务相关的任何事情(Anything)。这种全新的办公模式使得政府和企事业单位的领导、办公人员得以摆脱时间和空间的束缚,不用再整天守在办公室这种特定的场所处理工作事务。此外,由于具有信息指令传递速度快、工作场所不受局限、办公事务“随心所欲”等优势,移动办公逐渐成为一种主流的办公模式。

居家办公,顾名思义,主要是指在家庭中办公的方式,也可称之为“SOHO”。这是在现代沟通方式的发展下形成的一种办公模式。办公人员无须再早起去公司打卡签到,只需要在家连上互联网就可以实现无障碍办公,甚至都不需要换下睡衣。从目前来看,这种办公模式逐渐模糊了家庭和公司的界限——工作逐渐变成了生活,生活即工作。

从当前以及未来的整体发展趋势来看,移动办公将逐渐成为未来办公的主流模式之一,居家办公也即将成为一种办公新时尚。以“移动办公”和“居家办公”为代表的智能办公将逐渐融入人们的生活,使得人们的生活也不再受时间和空间的限制,“工作即生活”。