为了在发生索赔时有所依据，一般在合同中订立索赔条款。在实践中，贸易合同中的索赔条款主要有两种方式，一种是异议和索赔条款，另一种是罚金条款，前者主要用于一般合同，而后者适用于买卖大宗商品和机械设备的合同。

（一）异议和索赔条款

1.索赔的时限

为了方便处理履约中出现的违约问题，在异议与索赔条款中，应写明索赔的时限，如守约方超过约定时限提出异议与索赔，即丧失其索赔的权利，违约方可不予受理。索赔时限有约定和法定之分，约定索赔时限的长短，由交易双方酌情商定，对于有质量保证期限的商品，还应加订质量保证期。法定索赔时限，由国家和国际立法确定。一般而言，法定索赔时限较长。《联合国国际货物销售合同公约》规定为自买方实际收到货物之日起两年之内。《中华人民共和国民法典》第一百八十八条规定：“向人民法院请求保护民事权利的诉讼时效期间为三年。法律另有规定的，依照其规定。诉讼时效期间自权利人知道或者应当知道权利受到损害以及义务人之日起计算。法律另有规定的，依照其规定。”应当指出，法定索赔时限虽一般比约定索赔时限长，但约定索赔时限的效力，在加订质量保证期的情况下，有时可以超过法定索赔时限。法定索赔时限，只有在买卖合同中未约定索赔时限时才起作用。

2.索赔的依据

在异议与索赔条款中，一般都规定提出索赔应出具的证据和出证机构。例如，双方约定：货到目的港卸货后，若发现品质、数量或重量与合同规定不符，除应由保险公司或船公司负责外，买方于货到目的港后若干天内，凭双方约定的某商检机构出具的检验证明向卖方提出索赔。

3.索赔金额

异议与索赔条款对合同双方当事人都有约束力，不论何方违约，受损害方都有权提出索赔。若买卖合同中有约定损害赔偿的金额或损害赔偿额的计算方法，则按约定的赔偿金额或根据约定的损害赔偿额的计算方法计算出的赔偿金额提出索赔。若合同中事先未作规定，则只能事后酌情确定。一般地说，索赔金额应相当于因当事人违约所造成的损失，其中包括合同履行后守约方的预期利益，但不得超过违约方订立合同时能够预见到或应当预见到的因违约可能造成的损失。

4.索赔方法

在有的异议与索赔条款中，对守约方如何索赔和违约方如何理赔都分别作了具体规定。例如，有的进口合同规定：“货到目的港后，买方如发现品质及／或数量／重量与合同规定不符，除属于保险公司及／或船公司的责任外，买方可以凭双方同意的检验机构出具的检验证书向卖方提出异议。品质异议，须于货到目的港之日起30天内提出；数量／重量异议，须于货到目的港之日起15天内提出。卖方收到异议后，20天内答复。”凡有此类规定的，应按约定办法处理。如合同未作具体规定，则应本着实事求是和公平合理的原则，在弄清事实与分清责任的基础上，区别不同情况，有理有据地对违约事件进行适当处理。

（二）罚金条款

罚金条款主要是针对当事人不按期履约而订立的，如卖方未按期交货或买方未按期派船、开证。该条款主要内容一般是，当一方未履行合同义务时，违约方应支付一定数额的罚金或违约金以补偿对方的损失。这种做法通常用于连续分批交货的大宗货物买卖合同和机械设备一类商品的合同。

罚金的起算日期有两种计算方法：一种是合同规定的交货日期或开证日期终止后即开始计算；另一种是规定优惠期，即在合同确定的有关期限终止后再宽限一段时间，在优惠期内免于罚款，待优惠期届满后起算罚金。在一般的货物进出口合同中，罚金的多少视违约情况而定，并规定最高限额。罚金的支付并不解除违约方继续履行合同的义务，因此，违约方除支付罚金外，仍应履行合同义务，如因故不能履约，则另一方在收受罚金之外，仍有权索赔。

特别需要注意的是，关于罚金条款，各国的法律规定有所不同。法国、德国等大陆法系国家的法律都承认和保护合同中的罚金条款，而美国、英国、澳大利亚、新西兰等英美法系国家的法律对此有不同的认可。例如，英国的法律把合同中订立的固定赔偿金额条款分为预定损害赔偿金和罚金两种。在实际案例中，双方事先约定的赔偿金额是属于预定损害赔偿金还是属于罚金，完全由法院来认定，而不在于双方在合同中采取哪种说法。

我国法律规定：当事人可以在合同中约定，一方违约时向另一方支付违约金，也可以约定因违约产生的损失赔偿额的计算方法。但约定的违约金过分低于或过分高于违反合同所造成的损失，当事人可以请求法院或者仲裁机构予以增加或者适当减少。还规定，当事人就延迟履行问题约定了违约金的，违约方支付违约金后，还应当履行债务。