三、单据的制作要求

单证工作在结算工作中有其特殊的严格要求，必须以高度负责的精神，加上熟练的专业技巧与经验来对待和处理。单证工作包括审证（含受证）、制单、审单、交单和归档五个环节。总的要求是四个一致：证同（合同）一致、单证（信用证）一致、单单一致、单货一致。

（—）审证

收到信用证后，即应进行严格的审证。通知行主要审核开证行的资信，核验其签章或密押真实性以及偿付条款等。出口企业应对照合同审核各项条款，对不能接受的条款须及早提出修改。

（二）制单

单证制作要做到准确，完整、齐全，及时，简明，清晰、整洁。

（1）准确。内容准确，做到单证一致、单单一致，不可稍有出入。

（2）完整、齐全。向银行交单的品种、份数要完整，单证内容填写要齐全。

（3）及时。在信用证项下，单据工作的时间性很强，制单、交单要紧紧掌握装运期、交单期和信用证有效期。

（4）简明。单证文字内容，力求简单明确。

（5）整洁、清晰。单证缮制力求整洁、清晰，切忌涂改、破损。如果一份单据多于三处涂改，应重新缮制。凡涂改处均应加盖校正章并签字。

（三）审单

审单是保证安全收汇的关键。无论是出口企业还是议付行，均应汇集各项单据，以发票为中心，严格细致地与信用证上规定的各项条款进行逐项核对，做到单证一致、单单一致，对于不符点应做好记录。应保证单据完整无损，防止错单、缺单。

（四）交单

严格按照信用证规定的单据种类、数量和各项期限交送单据，防止逾期交单。

（五）归档

由于单证是涉外单据文件，交单之后，可能发生退单、拒付、索赔、争议等事项，故必须保持一份完整的副本妥善归档（包括信用证及其修改书亦须同样完整归档），并编排出索引。建立科学完整的档案，也是单证工作中的重要一环。

在具体工作过程中，应注意以下几个方面：

第一，勤整合。由于单证种类繁多，必须按照信用证或合同要求，综合各项单据，及早做好汇集工作，这也是做好审单的前提条件。

第二，抓缺单。在汇集中，发现缺单，要抓紧检齐，不能遗漏。

第三，先预审。在运输单据未到之前，先将其他各项单据检齐审核好。

第四，迅速处理发生的问题。交单后，经议付行审核或开证行收单后还可能发生问题，这些问题涉及有关部门，必须抓紧时间处理，直至妥善解决为止。

要点：安全及时收汇。