交易磋商是买卖双方通过函电或洽谈，就某项商品成交条件进行反复协商，以求成交的过程。交易磋商的方式主要有口头和书面两种。

口头洽商是买卖双方通过邀请客户来华访问、外派推销人员、参加各种交易会或国际博览会等形式，进行面对面的谈判，以及双方通过国际长途电话进行的交易洽商。口头洽商方式便于了解对方的诚意和态度，以便采取相应的措施，对于谈判内容复杂、涉及问题较多的交易，采用口头洽商较好。为了进行好口头磋商，业务人员需要具备良好的专业素质和较强的分析、判断和应变能力，及时分析和掌握对手的心理活动，并能根据磋商过程中形势的变化调整磋商策略，时刻争取主动权，把握成交机会。

书面磋商是交易双方通过信函、电报、电传、传真和电子资料交换系统（EDI）等通信工具对贸易条件进行洽商。随着现代通信的发展，书面磋商越来越简便、快捷，且费用比较低廉，因此日常业务通常采用这种做法。书面形式磋商与合同有密切的关系，它不仅是交易磋商的语言工具，而且协议双方一经达成就具有实际的法律效力。业务人员必须认真对待每一项书面磋商，从形式到内容，从每个字到每句话都必须仔细推敲，以免造成不应有的损失。

交易条件较为复杂的大宗机器设备的交易磋商，一般需要交叉使用上述两种磋商方式。