九、备忘录

备忘录是一种用以备忘的公文，主要用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。包括书端、收文人的姓名、头衔、地址、称呼、事因、正文、结束语和署名，备忘录上一定要说明什么时间、谁写的、写给谁、什么事，并且正文、结束语和署名等项与一般信件的格式相同。

结构要点：

备忘录是单位内部传递信息的文件，包括抬头和正文，其中抬头包含四个部分：

TO：收件人

FROM：发件人

SUBJECT：主题或事由

DATE：日期

这四个部分是必不可少的，正文部分可依具体情况而定。

语言注意点：

备忘录的主要目的是有效、快速地传达信息，应语言简练、层次清楚，易于理解。如有并列信息，可借助项目符号或编号等，使人一目了然。不宜使用华丽的辞藻或复杂的结构来炫耀自己的写作才能。必须语气恰当、措词得体、条理清楚。其内容的组织有两种基本形式：1.首先介绍情况，然后提出要求或建议，这种形式的目的在于说服对方；2.首先提出要求或建议，然后说明情况。如果对方忙，这种方法更直接有效。

【典型考题分析】

Directions：This part is to test your ability to do practical writing.You are supposed to write a Memorandum of about 100 words to the leader of the supply section to borrow one more microscope for your biological experiment.Remember to write the letter on the Composition Sheet.

It should include：

（1）Why you need the microscope.

（2）When you need it.

【参考范文】

MEMO

To：Mr.Wang，leader of the supply section

From：Li Ming of the biological laboratory

Subject：Microscope

Date：August 12，2016

I'm a student of biology department and we are badly in need of an extra microscope in order to improve our experimental work.

Our experiment will start on Friday，so please issue a microscope to us as soon as possible so that we can prepare better for the experiment.

【解析】这是一封备忘录，在写备忘录的时候，一定要注意它的格式，尤其要在开头写清楚是谁写给谁来备忘的，用From和To两个单词即可。文中的badly是“非常的，迫切的”意思。短语in order to同下句的so that意思是一样的，即“为了，目的是”。不同的是前者后接动词原形，而后者常跟目的状语从句，类似的短语还有in order that，用法与so that相同。