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管理学基础
1.13.3.3 11.3.3 控制内容
11.3.3 控制内容

管理者控制什么呢?根据事前、事中、事后的控制分类,可以进一步细化控制的内容或者说控制的焦点。虽然控制内容是纷繁复杂的,但许多控制的努力总是使用在下面5个方面中的一个方面上,即人员、财务、作业、信息和组织的绩效。

1)人员

管理者是通过他人的工作来实现其目标的。为了实现组织的目标,管理者需要让员工按照其所期望的方式去工作,可以直接巡视和评估员工的表现,纠正可能出现的问题。如果绩效良好,员工应该得到奖励,使之工作更好;如果绩效不达标,管理者就应该想办法解决,并根据偏差程度予以不同的处分。管理者常用的行为控制手段如表11.1所示。

表11.1 行为的控制手段

2)财务

如企业的首要目标是获取一定的利润。在追求这个目标时,管理者借助于费用控制。又如管理者可能仔细查阅每季度的收支报告,以发现多余的支出;财务主管也可能进行几个常用财务指标的计算,以保证有足够的资金支付产生的各种费用,保证债务负担不至于太重,并使得所有的资产都得以有效的利用。对财务的控制包括但不限于测定、计算和观察以下这些财务指标:流动性检验(流动比率、速率)、财务杠杆(负债比、收益率)、运营检验(周转率)、盈利性(销售利润率、投资收益)等。

当然,财务控制并不仅仅局限企业等营利性组织中使用。如在类似于中国红十字会、宋庆龄基金会等非营利性组织(公益慈善机构)中,管理者的财务控制主要目标之一是提高资金的使用效率;而在医院、学校和政府部门中的预算控制是一种控制成本的重要手段。

3)作业

作业控制,即对生产作业的事项进行控制。一个组织的成功,很大程度上取决于其生产或服务能力,换言之,作业控制方法是用来评价一个组织的转换过程的效率和效果问题的。

典型的作业控制包括:监督生产活动是否按计划进行;购买能力的评价,以尽可能低的价格提供能保障质量和数量的原材料;监督组织的产品或服务的质量;保证所有的设备处在正常的运行状态下或者得到良好的维护。

4)信息

信息控制,即控制与信息有关的事项。管理者需要信息来完成他们的工作,但不精确的、不完整的、过多的或延迟的信息将会严重阻碍管理行为,因此开发管理信息系统,使它能在正确的时间,以正确的数量,为正确的人提供正确的数据。信息技术的发展为信息的收集、处理和提供带来了巨大的便利,过去管理者要花几天才能得到的数据,现在只需几秒。

5)组织绩效

许多研究部门为衡量一个机构的整体绩效或效果作着不懈的努力。关心组织绩效的利益相关者,例如,对于企业,不仅有组织的管理者、组织的雇员或潜在的雇员,而且包括顾客、客户或其委托人;此外,证券分析家、潜在的投资者、潜在的贷款者和供应商也会作出判断。再如,对于政府机构,要决定一个部门的预算是增加还是减少,其根本的依据就是该部门的任务和绩效。此时,为了维持或改进一个组织的整体效果,管理者应该关心控制。整体绩效的衡量指标,包括生产率、效率、利润、员工士气、产量、适应性、稳定性以及员工的旷工率等,其中的单个或多个指标的综合,在一个或多个侧面反映了组织绩效。