对管理者和组织而言，沟通具有4种功能：控制、激励、情绪表达和共享信息。要使群体运转良好，就要在一定程度上控制员工、激励员工，提供情绪表达的手段，并依据沟通得来的信息作出决策。可以说，每一次组织中的沟通机会都能实现这4种功能中的一种或几种。

1）控制

沟通可以通过不同的方式来控制员工的行为。在传统的组织中，员工们必须遵循组织中的权力等级和正式指导原则。例如，他们要与直接主管沟通工作方面的不满和抱怨——要按照工作说明书工作，要遵守公司的政策法规等。通过沟通可以实现这种控制功能。另外，即使是非正式沟通也控制着行为。例如，当群体中的某个人工作十分努力而使其他员工相形见绌时，周围的人会通过非正式沟通控制该员工的行为，如嘲笑、讥讽、揶揄。

2）激励

沟通通过一些途径来激励员工。如明确告诉员工应该做什么，如何来做，没有达到标准时应该如何改进工作等。对于管理者而言，他们在设置具体目标、努力工作以达成目标、获取对现实目标过程的反馈时，都需要进行沟通。

3）情绪表达

对许多管理者而言，工作群体是主要的社交场所。群体内部的沟通是组织的一种基本机制，成员们可以通过群体内部的沟通来表达自己的失落感和满足感。因此，沟通提供了一种释放情感的情绪表达机制，并满足了组织成员的社会需要。

4）共享信息

组织内，无论是管理者还是员工个体或群体都需要信息以完成组织的工作。而沟通可以为之提供决策所需要的信息。