20世纪初，法国古典管理理论的代表人物之一，法国矿业工程师亨利·法约尔（Henri Fayol）提出，所有的管理者都履行着5种管理职能：计划（Plan）、组织（Organize）、指挥（Command）、协调（Coordinate）和控制（Control）。20世纪50年代中期，美国加州大学洛杉矶分校（UCLA）的两位教授——哈罗德·孔茨（Harold Koontz）和西里尔·奥唐奈（Cyril O’Donnell），采用计划、组织、人事、领导和控制5种职能作为管理学教科书的框架。不过学术界一般已将管理职能精简为4项基本职能，即计划、组织、领导和控制。

由于组织的存在是为了实现某些目的，因此就得有人来规定组织要实现的目的和实现的方法，这就是管理的任务。计划职能（Planning）包含定义组织的目标，制订整体战略以实现这些目标，以及将计划逐层展开，以便协调和将各种活动一体化。

管理者还承担着设计组织结构的职责，即为组织职能（Organizing）。包括决定从事哪些任务，由谁来从事这些任务，任务怎么分类和归集，谁向谁报告，以及在哪一级作出决策。

每一个组织都是由人组成的，管理的任务是指导和协调组织中的人，这就是领导职能（Leading）。当管理者激励下属，指导他们的活动，选择最有效的沟通渠道，处理雇员的行为问题，解决组织成员之间的冲突时，他就是在进行领导。

管理者还要履行控制职能（Controlling）。控制即监控以确保事情按计划进行。当设定了目标后，就开始制订计划，向各部门分派任务，雇佣人员，对人员进行培训和激励。尽管如此，有些事情还是有可能偏离计划。为了保证事情按既定的计划进行，管理必须监控组织的绩效，将实际的表现与预先设定的目标进行比较。如果出现了任何显著的偏差，管理的任务就是使组织回到正确的轨道上来。这种监控、比较和纠正的活动就是控制职能的含义。

管理职能回答管理者在做什么的问题，他们在计划、组织、领导和控制。当然，由于分工问题，一个组织里不是所有管理者都在作计划、组织、领导或控制。但不管怎样，管理过程是一组进行中的、通常以连续的方式体现出来的决策和工作活动，在这个过程中管理者履行着计划、组织、领导、控制职能。