按照《维也纳外交关系公约》规定，国家与国家之间的外交关系及常设使馆的建立必须以协议方式进行。外交代表的等级由两国商定，通常都是互派同级的外交代表。在任命外交代表以前，通常要以书面或口头方式征求对方同意。对方同意后，依本国的立法程序任命。对于派遣国准备派遣的外交代表，接受国可以接受，也可以拒绝，并且无须说明拒绝的理由。需要征求接受国意见的外交代表主要是大使、公使、代办和陆、海、空军武官。对于使馆中其他工作人员的任命，则无须征求接受国的同意。

当外交代表获得接受国同意后，即可携带国书（letter of credence、lettre de créance）上任，外交代表到达驻在国首都后，应立即拜会外交部长，商谈递交国书事宜。国书应在最短时间内向驻在国国家元首递交，这是外交代表正式就任的开始。国书是一国元首为了派遣大使或公使向驻在国国家元首发出的正式文件。在国书中说明外交代表的姓名、等级并请驻在国元首对该外交代表予以信任等。国书由派遣国国家元首签署，外交部长副署。代办的国书由外交部长签署并向驻在国外交部长递交。国书是在一定的仪式下，由外交代表本人向驻在国国家元首亲自递交的。外交代表致颂词，驻在国国家元首致答词。

外交代表递交国书以后，通常将此事通知驻在国国内与本国建有外交关系的各大使馆或公使馆的馆长，并对他们进行礼节性的拜访。按照国际惯例，大使仅向大使级的外交代表拜访，级别低于大使的其他国家外交代表，则对新任大使进行拜访。

如果外交代表的等级有变迁，或原来签发国书的元首死亡、逊位或派遣国、驻在国的国体发生变化，都需要再次呈递国书。