1.讲稿准备

对初上学术会议讲坛的青年学人来说,口头宣讲学术论文往往使他们感到发怵,怕在专家和公众面前出洋相,怕犯错误。我可以告诉大家,即使是多次参加过学术会议很有经验的老先生,在早年,他们中的大多数都犯过这样或那样的错误,出过这样或那样的笑话。其主要原因是没有经验,缺乏行家的指点。其实只要精心准备、周密筹划、反复练习,就可将出错率降低到最低程度。

不少学术论文的报告人把学术论文的写作与宣读看成一回事,觉得自己论文写得好,只要照此读一遍,就可交差了。这实际是一个误会或错觉。事实上,论文宣读与论文写作不完全是一回事,一篇好的口头宣讲往往是将自己写作的学术论文或学位论文又重新写(rewriting)一遍,形成文字材料,即讲稿。一般来说,讲稿的准备需回答以下问题:

(1)为什么要进行这项工作?(推动力,研究背景和目的)

(2)本工作是如何完成的?(方法、途径和实验)

(3)发现了什么?(创新与创造性)

(4)结果意味着什么?(实际意义与贡献)

(5)如何概括总结所得到的结果?(结论与结束语)

通常,问题(1)和(2)的演讲约占1/3的时间,而问题(3)、(4) 和(5)约占2/3的时间。其中,问题(3)是重点。

写讲稿时,切忌陷入烦琐的细节;报告应该明确研究主旨,突出创新结果,简明扼要讲清论文的基本观点和主要结果。要突出自己工作的关键部分。属于自己的重大创新与发现的精彩内容可特别加以强调。此外,要在会议规定的时间内从容地讲完讲稿材料。

在国际会议上用外文宣读学术论文时,如外文不很流利,则建议将所要讲述的材料一字不差地写在讲稿上,而对关键的部分可较详尽地写在PPT上。在国内会议上,论文应当是宣讲,而不应是念稿子。可以把讲稿制成一张张卡片,以引导论文的宣读。每张卡片最好与所显示的投影膜片或PPT一一相对应。现在已经有更先进的手段,在PPT显示的同时,屏幕上还可提示你要讲的内容。

2.PowerPoint(PPT)的制作

目前的国内外学术会议,普遍采用各种视听助讲手段。在20世纪,大都是利用投影膜片(transparencies)、幻灯片(slides)进行讲演。进入21世纪,人们普遍采用PPT进行讲演,因为PPT能编写各式各样的文字,能插入艳丽的彩色图片和动画效果,使报告更能吸引观众的注意力,达到事半功倍的效果。PPT已成为论文宣读过程中一个十分必要的组成部分。

利用PPT等作为口头宣讲的辅助手段,除了直观、形象、具体等优点外,尚有以下特点:

(1)引导你的讲演——报告人可按PPT显示的内容有条不紊地顺次展开讲演。

(2)支持你的讲演——借助PPT,使与会人员较易理解内容抽象、复杂或偏专的表述。

(3)加强你的讲演——借助所展示的图表、曲线、统计数字以及能相互比较的内容,可加强口头表述。

(4)代替你的讲演——对于某些现象或情况(如实物模型图、实验装置图、数据趋势图),若用PPT来展示,不讲自明。

PPT的内容可以包括论文的提纲,主要的原理、图形、表格、数据、方法、结果以及结论等。它的制作必须精心设计、信息准确、文字精练,画面设计应简洁醒目,莫花里胡哨。

PPT的设计要说明问题,支持结论并符合逻辑顺序。要避免用大段文字,只用提纲和图表即可。字数横向20字以内,竖向9行以内。表示方程式时,应以各种适当定义为限,即只含方程的类型,并标识有效变量,而不必写上更具体的细节。最好是一张PPT表达一项内容,简洁清楚,使观众能迅速理解它。有时,PPT可采取按问题的发展进程分步显示,使读者更清楚地了解内容。除非万不得已,不要在讲演中推导公式。字体的大小应能在墙壁上或屏幕上显示清晰,使最后一排的观众也能清楚看到,有很好的反差(对比度),具有可读性。书写的文字要求线条粗细分明,字母大小有别,图形简洁明了。

效果不好的PPT大概有以下问题:

(1)直接将论文稿复制在Power Point上,屏幕上密密麻麻,效果太差。

(2)展现的内容太多,不注意字号与行间距,使与会者难以辨认。

(3)版面设计差,内容组织得不好,使人难以理解。

(4)对比度太低,字又写得小,使人难以看清。

当然,利用录音、录像辅助口头宣讲也有很多好处,如比较逼真,有说服力,还可以清晰地解析部分或局部的音像(利用慢放操作)等;但是,由于制作复杂、成本高,故目前一般学术论文宣读很少采用。

3.讲演与答辩

在完成讲稿撰写与PPT制作后,首先需要进行论文的讲演演习。一开始可先在心中将讲稿默念几遍。甚至可在等候会见时,休息时,以及在上班的公共汽车上等场合进行。在几乎完全记住讲稿后,可请自己的学术导师、同事和朋友一起来观看你作2~3遍模拟讲演。

在演习过程中,注意:

(1)讲演时面向观众,眼神可与观众交流。

(2)有效地利用讲稿,切不要念讲稿。

(3)声调平和,音量要略大一些,句末不要降低声调。

(4)讲演中最好不要有“嗯”“啊”“这个”“那个”等习惯的口头语。

(5)讲演的神态、语调与姿势显示你生气勃勃,有自信心。精心考虑自己的表达方式,可取得良好的效果。既不要手舞足蹈、搔头摸耳、踱来踱去,也不要太严肃、一动不动。

(6)对自己讲演的工作表现出极大的热情。

讲演演习结束后,应认真聆听导师、同事和朋友所提的各方面意见,以改进你的讲演。此外,特别要检查所制作的PPT的放映效果和质量。最好能预测一下在会议上可能提出的询问并考虑如何妥善地回答。

在正式讲演的那天,报告人须早一点到达会场,检查一下计算机与投影仪的运转状态,仔细检查你制作的PPT能否正常播放,要使坐在会场后面的观众也看得清楚。

讲演开始时,开门见山讲报告的题目,作者的姓名与单位。直接转入正式讲演,就像演习时那样。没有必要讲一大段与主题无关的开场白,也不要讲“我很紧张”或“对不起,我没有准备好”等语。讲演过程中既不要心情烦躁,也不要因为台下观众说话或闹哄哄而分心,一切按原定的计划进行。即便在讲演中突然讲不下去了,也不要惊慌,做一下深呼吸,把眼神从观众处移开,也可以趁机喝一口水。这时你的思路定会很快地转回来。或者你可以看一下所准备的讲稿,上面的重点已用红线标出,你便可以继续讲。你还有最后的手段,即拿起讲稿,照着稿子念一两句。要知道,此时在座的观众并不知道什么是应该说的,他们的思维实际是随着报告人的思路走的。如果你的准备工作做得确实很好,那么即便你在台上有点紧张,甚至讲得不大好,观众也是会谅解的。不少观众也是过来人。他们会想起自己从前也有过类似你今天的经历:在台上发窘,甚至出洋相。

讲演者要注意掌握发言时间。学术会议的发言程序是安排好的,而时间要求是严格的。有些学术会议,配备有计时钟或蜂鸣器。对于20分钟的发言,到15分钟时绿灯亮,提醒你还剩下5分钟。到18分钟时黄灯亮。此时报告人须考虑如何尽快结束自己的发言。到20分钟时红灯亮,表示你必须停止发言。在演讲结束时,不要如释重负,急于下台,而应感谢观众关注你的讲演,也可表示愿意回答问题。

对于通常的国际、国内学术会议,由于发言安排紧凑,讨论的时间不会太长,一般提2~3个问题就结束了;但有时碰到大家都感兴趣的课题,或是专题学术讨论会(seminar),讨论时间就会长一些,甚至争论会很激烈。至于硕士、博士学位论文宣读后的答辩,通常每位答辩委员会成员都要问几个问题,时间就更长一些。由于答辩委员会成员要比较深入了解答辩人对研究领域及其研究工作掌握的深度,考察答辩人的学术水平与能力,而他们中有些人事先详尽地阅读了学位论文,故围绕着论文工作的意义、假说、实验结果、公式推导及其出发点、创新点等,甚至一些细节都会提出质疑。有时还会抓住学位论文中的薄弱环节紧追不舍,故这对答辩人来说是一个十分重要的时刻。

学术论文报告人和学位论文答辩人在回答提问时要满怀信心,态度要真诚礼貌,回答要简明扼要。答辩应该实事求是,充满信心,不卑不亢,言简意赅。对于那些你确实回答不了的问题,或是所问的问题涉及你尚未研究的工作,应直截了当地如实回答。对于有些提问你不清楚其真正涵义时,不要含混不清地回答,否则很可能会落入陷阱或圈套。对于赞扬,不要喜形于色。对于批评,如果正确,应虚心接受;如果不同意,应态度平和地摆出自己的观点。切忌没有听清问题就文不对题地瞎答一气。切忌漫无目标地东拉西扯,也切忌曲意迎合或顶牛抬扛。对于学位论文答辩中的原则性问题,由于事关学位的授予,答辩人要摆事实、讲道理,以“捍卫”自己的研究成果。科学需要争鸣,而学术问题的讨论应该是理性的、自由的、坦诚的、相互尊重的,需要在自由、民主的气氛下进行。报告人或答辩人应抱着虚心学习的态度,即使提问尖刻讽刺,也不要反唇相讥。不管提问人举止如何粗鲁,如何出言不逊,甚至进行人身攻击,你也要沉得住气,不以牙还牙。一般来说,极少会遇到这种情况;即使发生,会议主持人也会出面妥善处理的。

应该说,在学术会议上大多数与会人员都是彬彬有礼的。一般来说,即使他(她)很不满意你的回答,也不会使你太难堪。至于学位论文答辩,特别是返回的评议意见,大多数会肯定答辩人的研究工作。答辩委员会的成员们并不想站在答辩人的对立面。他们希望看到的是答辩成功,而不是失败。除非答辩人极无教养,论文工作漏洞太多,答辩敷衍了事,而且一问三不知,这就很难说了。

提问结束后,会议主持人对报告人的发言表示感谢,报告人可回到自己的座位。对于学位论文的答辩人,可在答辩委员会宣读决议后向答辩委员会成员、学术导师以及对自己的学位论文研究提供实质帮助的人们表示感谢。