（1）尽快拿起话筒，自报家门。一听到电话铃响，应马上放下手中的工作去接电话，一般应在电话铃响三遍之前拿起话筒。拿起话筒后的第一件事是自报家门：“喂，您好！这里是×××公司，请问您找谁？”

（2）聆听对方的讲话，并不时用“嗯，对”等给予对方积极的反馈。

（3）一般应左手拿话筒，右手作记录，用事先准备好的纸笔，即刻将对方提供的信息、指示记录下来，特别是记录下时间、地点、数量等，并向对方重复一遍。

（4）如果对方向自己或企业发出邀请或会议通知，应详细记录下来，并致谢。

（5）如果自己手头工作正忙，不可能和对方长谈，则可委婉地告诉对方改天再打，或以后打电话给对方。

（6）如果接电话的人不是受话人，请对方稍等后，应把话筒轻轻放下，走到受话人身边通知对方。不能在话筒尚未放下时，就大喊“××，你的电话！”这很不礼貌。

（7）万一找的人正在忙工作或在厕所，应说：“对不起，请稍等一下，他马上就来。”而不应该说“他在厕所”之类的话。

（8）若找的人不在，不能把电话一挂了事，而应耐心地询问对方的姓名、电话号码、是否需转告，征得对方同意后，详细记录下来。记录的要领包括以下几个方面：

① 对方公司的名称、所属单位、人名。

② 电话的具体内容。

③ 来电话的日期和时间。

④ 是否需回话。

⑤ 回电话给何单位、何人。

⑥ 将留言记录当面转交，如不能当面转交，则置于办公桌上，同时记下接电话的日期、地点、自己的姓名。

（9）一般由发话人先结束谈话，如果对方还没讲完，自己便挂断电话，这是很不礼貌的。

（10）向对方说“再见”后轻轻放下话筒，切忌“啪”地扔下话筒。（见图2-8）

图2-8　接电话