（一）信件写作的基本规则

信件的写作有几个方面需要注意。首先应注意格式；各类信件的写作内容虽然不同但总体的格式是一致的，必须遵从。第二应注意语气；公事信件语气要正式，而私人信件则因人、因事而异。第三要注意语言；公事信件在总体上要严谨、达意、简洁、明了，在用词和句式上既不能太复杂，也不能太口语化；私人信件则比较随意一些。

信件要包括的内容有：写信人和收信人的地址（电子邮件可不需要）、写信日期、称呼、信的正文、落款。格式如下：

写信人地址

日期：月、日、年

收信人地址

称呼：Dear

正文第一段____

正文第二段____

正文第三段____

落款

签名

说明

（1）称呼 英文写作的称呼必须在收信人的姓名前加Dear，首字母D必须大写。收信人的姓名前必须加头衔，如某某先生、某某董事之类。称呼之后一般用逗号。公事信件尽量写收信人的全名，即Dear+头衔+名+姓。如果不知道名只知道姓可省略名，但不能直呼名。名不能跟头衔搭配。私人信件可直呼名，不要头衔。甚至还可省去Dear，依写信人和收信人之间的亲密程度而定。如果不知道收信者的姓名，则只称呼头衔。值得注意的是，英语国家的姓名顺序是名在前，姓在后，即名+中间名+姓。

例：Dear Ms.Luoying Zhang， 张洛英女士：

Dear President Tom Smith， 汤姆·史密斯校长/董事长/行长：

Dear Manager Brown， 布朗经理：

Dear Sue， 苏：

Dear Sir or Madam， 先生和女士：

Dear Professor， 教授：

（2）正文 正文根据信件的内容、情形和对象的不同，其段落的数目也不同。但通常的习惯是每一段的第一行不需留空格，段与段之间空一行（见上面的样板）。每一段说明一件事或这件事的一个方面。切不能通篇只有一段或一段里包含多种想法、多件事。

（3）落款 最后的落款必须另起一行。语句类似：Sincerely，Sincerely yours，Thank you等。注意，必须用逗号。

（4）签名 正式的信件，即公事信件必须有签名。所谓签名，必须是写信者自己的手写体。信件写好后，打印出来，再用黑色水笔签字。