任务五 邀聘类文书写作

一、 邀请函 （信）

在一般情况下， 邀请有正式与非正式之分。 非正式的邀请， 通常是以口头形式来表现的。 相对而言， 它显得要随便一些。 正式的邀请， 既讲究礼仪， 又要设法使被邀请者备忘，故此它多采用书面的形式。

那么， 什么是礼仪活动邀请函？ 我们要怎样来写作礼仪活动邀请函？

（一） 礼仪活动邀请函的含义

礼仪活动邀请函又称礼仪活动邀请信、 礼仪活动邀请书， 是礼仪活动主办方 （单位、团体或个人） 邀请有关人员出席隆重的会议、 典礼， 参加某些重大活动时发出的礼仪性书面函件。

凡精心安排、 精心组织的大型活动与仪式， 如宴会、 舞会、 纪念会、 庆祝会、 发布会、单位的开业仪式， 等等， 只有采用礼仪活动邀请函邀请嘉宾， 才会被人视之为与其档次相称。 礼仪活动邀请函有自己的基本内容、 特点及写法上的一些要求。

（二） 礼仪活动邀请函的基本内容

礼仪活动邀请函的基本内容包括礼仪活动的背景、 目的和名称， 主办单位和组织机构，礼仪活动的内容和形式， 参加对象， 礼仪活动的时间和地点、 联络方式以及其他需要说明的事项。 内容根据实际情况填写。

（三） 礼仪活动邀请函的特点

礼仪活动邀请函的特点体现在以下4个方面：

1. 礼貌性强。 邀请事务使用邀请函表示礼貌。 礼貌性是礼仪活动邀请函的最显著的特征和基本原则。 这体现在内容的完全的赞美肯定和固定的礼貌用语的使用上， 强调双方和谐友好的交往。

2. 感情诚挚。 礼仪活动邀请函是为社交服务的专门文书， 这使得它能够单纯地、 充分地表达友好的感情信息， 适宜于在特定的礼仪时机、 场合， 向礼仪对象表达专门诚挚的感情。

3. 语言简洁明了。 礼仪活动邀请函是现实生活中常用的一种日常应用写作文种， 要注意语言的简洁明了， 看懂就行， 文字不要太多太深奥。

4. 适用面广。 礼仪活动邀请函使用于国际交往以及日常的各种社交活动中， 而且适用于单位、 企业、 个人， 范围非常广泛。

（四） 礼仪活动邀请函的结构与写法

在应用写作中礼仪活动邀请函是非常重要的， 尤其是社会交际空前广泛和重要的当代社会， 写好它可以说至关重要。 对礼仪活动邀请函的写法要注意格式和形式两个方面。

首先是结构上写法类似公函。 一般格式如下：

邀请函

尊敬的__________

您好！

________单位将于________年__________月__________日在__________地， 举办__________活动， 特邀您参加， 谢谢。

邀请函

尊敬的×××教授：

我们学会决定于××年×月×日在省城××宾馆举办民间文学理论报告会。 恭请您就有关民间文学的现状与发展发表高见。 务请拨冗出席。

顺祝

健康！

××省文学研究会

联系人： ×××

××年×月×日

这是最常见的、 标题只以文种 “邀请函” 字样出现的范例。

再看例文

新春晚会邀请函

________小姐／先生

仰首是春， 俯首成秋。 ××公司又迎来了她的第×个新年。 我们深知在发展的道路上离不开您的合作与支持， 我们取得的成绩中有您的辛勤工作。 久久联合、 岁岁相长。 作为一家成熟、 专业的× ×公司， 我们珍惜您的选择， 我们愿意与您一起分享对新年的期盼。故在此邀请您参加×××公司举办的新年酒会， 与您共话友情、 展望将来。 如蒙应允， 不胜欣喜。

地点： ×××

时间： ××年×月×日

备注： 期间抽奖， 请随赐名片。

这里标题除了文种 “邀请函” 字样外， 还出现了事由 “新春晚会”。

在一个商业社会里， 商务礼仪活动邀请函也出现得越来越普遍。 商务礼仪活动邀请函反映了商务活动中的人际社交关系， 企业可根据商务礼仪活动的目的为其合作伙伴 （投资人、 材料供应方、 营销渠道商、 运输服务合作者、 政府部门负责人、 新闻媒体朋友等） 撰写具有企业文化特色的邀请函。 一般来说， 商务礼仪活动邀请函的文本内容包括两部分：邀请函的主体内容和邀请函回执。 如：

洛阳××××××公司年终客户答谢会邀请函

尊敬的×××先生／女士：

过往的一年， 我们用心搭建平台。 您是我们关注和支持的财富主角。

新年即将来临， 我们倾情实现公司客户大家庭的快乐相聚。 为了感谢您一年来对× × ××××公司的大力支持， 我们特于××年×月×日×时在×××大酒店一楼× ×殿举办××年度××××××公司客户答谢会， 届时将有精彩的节目和丰厚的奖品等待着您， 期待您的光临！

让我们同叙友谊， 共话未来， 迎接来年更多的财富， 更多的快乐！

洛阳××××××公司

××年×月×日

这是商务礼仪活动邀请函的主体内容， 标题除了文种 “邀请函”、 事由 “× ×广告公司年终客户答谢会” 字样外， 还出现了活动主题标语 “财富主角”； 正文亦符合礼仪文书的行文要求， 可谓是事务与礼仪的完美结合。

商务礼仪活动邀请函的回执则常采用表格的形式， 将需要被邀请方填写的事项逐项列出。 一般包括参会企业名称、 参会人员姓名、 性别、 职务、 民族习惯、 参会要求 （如参与某项专题活动）， 被邀请方的联系人、 联系电话、 电子邮件地址等。 礼仪活动组织部门的名称、 联系人、 联系电话、 电子邮件地址、 企业网址等。 回执要随邀请函同时发出， 并要求按时回复。

由以上各例， 我们可以看出礼仪活动邀请函的结构通常由标题、 称谓、 正文、 敬语和落款五部分组成。

1. 标题。 一般只写文种 “邀请函” 即可， 字号比通常标题要略大一些。 有时也可以加“事由”， 如 “关于参加研讨会的邀请函”。 有时还可包括个性化的活动主题标语， 如 “沟通无限——中部六省城市信息化高级论坛邀请函”。

2. 称谓。 是对邀请对象的称呼。 要顶格写受邀单位名称或个人姓名， 后加冒号。 要写明对方姓名、 职务、 职称、 学衔， 也可以用 “同志” “经理” “教授” “先生” “女士” “小姐” 称呼。 通常还要加上 “尊敬的” 之类定语。

3. 正文。 是邀请函的主体。 开头可向被邀请人简单问候， 位置在称谓下一行， 空两格。接着写明举办礼仪活动的缘由、 目的、 事项及要求， 写明礼仪活动的日程安排、 时间、 地点， 邀请对象以及邀请对象所做的工作等， 并对被邀请方发出得体、 诚挚的邀请。 若附有票、 券等物也应同邀请函一并送给邀请对象。 有较为详细出席说明的， 通常要另纸说明，避免邀请函写得过长。

4. 敬语。 末尾一般要写常用的邀请惯用语。 如 “敬请光临” “敬请参加” “请届时出席” 之类的敬语。 有些邀请函可以用 “此致敬礼” “顺致节日问候” 等敬语。

5. 落款。 署上邀请单位名称或发函者个人名称， 署上发函日期。 邀请单位还应加盖公章， 以示庄重。 其次， 是形式上的要求。 邀请函的形式要美观大方， 不可用书信纸或单位的信函纸草草了事， 而应用红纸或特制的请柬填写。

（五） 写礼仪活动邀请函

要注意的事项：

1. “邀请函” 3字是完整的文种名称， 与公文中的 “函” 是两种不同的文种， 因此，不宜拆开写成 “关于邀请出席××活动的函”。

2. 被邀请者的姓名应写全， 不应写绰号或别名。 在两个姓名之间应该写上 “暨” 或“和”， 不用顿号或逗号。 网上或报刊上公开发布的邀请函， 由于对象不确定， 可省略称呼，或以 “敬启者” 统称。

3. 严格遵守写作格式， 称谓、 邀请事由、 具体内容、 活动时间、 活动地点、 相关事宜、联系方式、 落款等是必不可少的部分， 不能丢漏信息。

4. 邀请事项务必周详， 使邀请对象可以有准备而来， 也会使活动举办的个人或单位减少一些意想不到的麻烦。

5. 邀请函须提前发送， 使受邀方有足够的时间对各种事务进行统筹安排。

总之， 礼仪活动邀请函属于社会生活使用文书， 具有社会公关及礼仪功能。 它不仅表示礼貌庄重， 也有凭证作用， 要写得简明得体， 准确文雅。

二、 聘书的写作

聘书是指用来请某些有特种专长的人才来完成某项工作的书信。

1. 聘书的概念。 聘书是聘请书的简称。 它是用于聘请某些有专业特长或名望权威的人完成某项任务或担任某种职务时的书信文体。

2. 聘书的写作。 聘书一般已按照书信格式印制好， 中心内容由发文者填写即可。 完整的聘书的格式一般由以下几部分构成：

（1） 标题。 聘书往往在正中写上 “聘书” 或 “聘请书” 字样， 有的聘书也可以不写标题。 已印制好的聘书标题常用烫金或大写的 “聘书” 或 “聘请书” 字样组成。

（2） 称谓。 聘请书上被聘者的姓名称呼可以在开头顶格写， 然后再加冒号， 也可以在正文中写明受聘人的姓名称呼。 常见的印制好的聘书则大都在第一行空两格写 “兹聘请××……”。

（3） 正文。 聘书的正文一般要求包括以下一些内容： 首先， 交代聘请的原因和请去所干的工作， 或所要去担任的职务。 其次， 写明聘任期限。 如 “聘期两年” “聘期自× × × ×年×月×日至××××年×月×日”。 再次， 聘任待遇。 聘任待遇可直接写在聘书之上，也可另附详尽的聘约或公函写明具体的待遇， 这要视情况而定。

另外， 正文还要写上对被聘者的希望。 这一点一般可以写在聘书上， 但也可以不写，而通过其他的途径使受聘人切实明白自己的职责。

（4） 结尾。

聘书的结尾一般写上表示敬意和祝颂的结束用语。 如 “此致敬礼”、 “此聘” 等。

（5） 落款。 落款要署上发文单位名称或单位领导的姓名、 职务， 并署上发文日期， 同时要加盖公章。

聘书写作的注意事项： 聘书要郑重严肃， 对有关招聘的内容要交代清楚。 同时聘书的书写要整洁、 大方、 美观。 聘书一般要短小精悍， 不可篇幅太长， 语言要简洁明了、 准确流畅， 态度要谦虚诚恳。

聘书是以单位名义发出的， 所以一定得加盖公章， 方视为有效。

3. 聘书的作用。 聘书在这些年来使用的很多， 招聘制作为现今用人制度的主要形式为聘请书的使用提供了广阔的市场。 聘书在今天人们的生活中起到了重要的作用。

（1） 加强协作的纽带。 聘书把人才和用人单位很好地联系了起来。 一个单位在承担了某项任务后， 或在开展某项工作的时候， 为了请到一些本单位缺乏的人才时， 就需要用聘书。 聘书不仅使个人同用人单位联系了起来， 同时还加强了不同单位之间的合作， 使之可以互通有无， 互相支援， 聘书就这样起了不可替代的纽带作用。

（2） 加强应聘者的责任感、 荣誉感和促进人才交流。 应聘者接到聘书也就等于必须为自己所聘的职务、 工作负有责任， 会尽力做好自己的工作。 因为聘书是出于对受聘人极大的信任和尊重才发出的， 这无形中就加强了受聘人的责任感。 同时， 受聘人往往是在某方面确有专长或能做出特殊贡献的人， 所以聘书的授予也就促进了人才的交流， 可以较充分地发挥受聘人的聪明才智。

（3） 表示郑重其事、 信任和守约。

聘书的适用范围：

一般来讲聘书适用于以下一些情况： 学校、 工矿企业等在需要某方面有特长或有专业技能的人才时， 发出聘书。 这种情况下， 往往是用人单位承担了某项工作， 靠自己本单位或现有的人才资源无法顺利完成任务； 或者由于企业的发展， 事业的扩大， 需重新聘用一些有专长， 在工作中起重大作用的人。 总之， 这是一种对专业人才所发的聘书。

社会团体或某些重要的活动为了提高自身的知名度、 扩大影响力， 常常聘请一些有名望的人加盟或参与， 以期更好地开展活动。 如聘请名人做顾问， 做指导， 作为某项比赛的评委等均属于这种情况。

聘 书

兹聘请赵××同志为××家电集团维修部总工程师、 主任， 聘期自×年×月×日至×年×月×日， 聘任期间享受集团高级工程师全额工资待遇。

××家电集团 （章）

×年×月×日

聘请书

为提高我院的科研水平， 本院成立了科研项目评估委员会， 特聘请× × ×教授为该委员会学术顾问， 指导我院的科研工作。

此致

敬礼！

××市社会科学 （盖章）

院长： ××× （盖章）

×年×月×日