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参考工具书的含义有许多种。《中国工具书大辞典》定义为“根据特定的需要汇集某一范围的知识或资料，按一定方式编排，以备查考的图书”。《图书馆学百科全书》认为：“参考工具书是供查找和检索知识和信息用的图书”“一般不以提供阅读为目的，而作为在需要时查考和寻检知识使用的辅助工具”。《中文工具书使用法》认为：“工具书是根据一定的社会需要，以特定的编排形式和检索方法，为人们迅速提供某方面的基本知识和资料线索，专供查阅的特定类型的图书”。

依据上述各种参考工具书的含义，我们可以归纳为：参考工具书，就是作为工具使用的一种特定类型的书籍。具体而论，它是根据人类一定的社会需要，以特定的易检的编排形式和检索方法，博取广收、汇集精粹、表述准确、出处详明、引文可靠，为人们迅速提供某方面或某些方面的经过验证、浓缩的科学的基本知识或知识线索，专供查考的特定类型的图书，例如词典、手册、图谱等。

参考工具书是书刊资料的重要组成部分，因此，它除了具备普通图书（或电子图书）的特点，还具有下列特点：

参考工具书编纂目的在于帮助人们查考某方面的知识，可见查考性是它与普通图书的重要区别。因此，编写工具书的宗旨，不在于像普通图书那样，供人们系统阅读，提供系统知识，而是汇集丰富资料，供人们查考，解决人们的疑难问题，提供有关知识和文献线索。例如词典、字典供查解字和词的音、形、义问题。

参考工具书的内容独具概述性。一部工具书总是广采博取论据、旁征博引群书，力争做到内容简明、精确、广泛、概括，为读者提供有关某学科或某一事物的全面而系统的梗概。普通图书乃是围绕一定主题、学科或领域，做深入的连贯性的探讨，完整地阐述著者观点和创见。若从工具书内容性质上看，工具书大部分属于二、三级文献，然而有的工具书却凝聚着著者亲身研究的最新成果，因此，这种工具书又含有一次文献的内容。

参考工具书的编辑具有易检性。参考工具书编写的格式（即体例）和条目排列特殊，它按照一定的检索层次性的序列编排，切实做到了分门别类、一目了然。人们只要了解体例、条目编排，便可一检即得。如《汉语词典》每一条目都以汉语词汇、拼音、注释和词例的格式编写，并将诸条目按字顺编排在一起，便于人们检索查解。而普通图书，均按问题、学科本身特点，分章节进行论述与编排。

参考工具书编辑部门（单位）的声誉很高，学术水平和地位均列前茅，主编者学术造诣很深，撰稿人均有较高的文化素质和学术水平。这就决定了参考工具书具有很高的权威性。尤其是具有国际水平的大型的参考工具书，如：大百科全书、百科年鉴、统计年鉴等，均由国家或政府部门组织各学科领域的带头人或具有权威的专家、学者，成立专门编委会，进行编辑出版，显见，其权威性更加令人瞩目。

必须指出，参考工具书与普通图书虽然有别，但它们之间并不存在不可逾越的鸿沟。有的工具书也是某学科的专著，有的普通图书也可起“工具”的作用。例如：《中国高等植物图鉴》是一部参考工具书，又是高等植物分类的专著；又如：《国外农业概况》是一部介绍各国农业发展的综述性专著，又是读者查考国外农业发展概况，获得有关统计数据的参考工具书。

由于参考工具书的使用对象不同、编辑目的各异、收录内容有别、功能又有差异，所以可从各种角度划分成许多类型。按照常规，一般划分为知识性参考工具书和资料性参考工具书。

（1）知识性参考工具书。包括字典、词典、百科全书、类书等。

（2）资料性参考工具书。包括年鉴、手册、名录（人名、地名、机构名录）、图集（地图、图谱）、表谱等。

我们知道，人们在日常工作、读书学习、研究问题时，往往碰到众多疑难问题。如：字、词语、科技名词、术语、重要人物、有关事件、有关统计数据，以及一些企事业单位概况等问题，通过查阅有关词典、百科全书、统计数据手册、名录等参考工具书，即可解决。

人们在日常学习和研究中，常常为快速掌握某学科知识、要查询哪些有用文献而困惑不已。通过使用参考工具书，可以开启堂奥、启发思路，为学习和研究指明方向。例如，百科全书等类参考工具书提供了有关学科的基本知识、所需查阅的相关文献，为深入学习和研究提供了最佳途径。

人们进行专题学习和研究时，除了必须掌握本学科的基本知识，还须掌握相关学科的学术动态、研究水平、发展概况，以便相互借鉴、引进、渗透，提高本学科的研究水平。例如，有些研究项目，国内外可能有不少科研人员从多个角度进行研究，或者对某些问题，需要引进相关学科研究成果加以解决。为此，我们必须及时查阅国内外出版的年鉴类参考工具书，以便了解近期学科研究概况和发展动态，工具书提供的参考书目、论文等资料，有助于拓宽学习与研究的视野，同时也可以紧密追踪当前学科研究的热点。

参考工具书具有查考性、概述性、易检性的特点,这就节省了人们查阅、获取所需知识的大量时间和精力。参考工具书都是根据特定的社会需要，汇集大量有关文献，提供确实可靠的浓缩的科学知识，并按照特定的编辑体例和科学排列方式，提供了快速准确的检索途径，能积极有效地帮助读者从浩如烟海的文献信息中快速获取宝贵的知识，收到事半功倍的效果。

总之，参考工具书是事实检索、数据检索的主要工具。古今中外的学者专家，莫不把参考工具视为瑰宝，赞美它们是“良师益友”、“案头顾问”，是打开人类知识宝库的“金钥匙”，“是我们解决事实、数据的导师”，并对参考工具书的作用，概括了四句话：“解决疑难问题，指引读书门径，提供参考资料，节省时间精力”。

参考工具书常用的检索方法有字顺法、分类法、主题法、时序法、地序法等五种。

字顺法是排检字或词的一种方法。如中、外文字典、词典、百科全书等，均采用此法排检。其中，因为汉字属于象形文字，其字的形体多样，结构复杂，音形各异，所以中文参考工具书使用的字顺法更为复杂多样，归纳起来，有形序法、号码法、音序法三种。

本法依据汉字的形体结构，找出其共同点，将共同点进行排序。该种方法符合人们查字、求音、寻义的检索需求，是我国传统的检字方法。形序法又细分为部首法、笔画法、笔顺法、笔画笔顺法。

部首法是我国最古老传统的检字方法。早在公元96年，东汉许慎编写的我国第一部字典《说文解字》中，首创了该法，一直沿用到20世纪40年代。如清朝1717年的《康熙字典》，1915年初出版的《中华大字典》均用此法排检。中华人民共和国成立后，出版的字典、词典类工具书，虽未按部首法编排条目，但附设部首法检字表，便于检索。

部首法依据汉字的形体特征，按部首、偏旁等相同的部分归类。如：王、弄、环、珠、皇等均归“王部”；江、河、流、涌、滴等均归“水部”；再按部首、偏旁的笔画多少排列，若部首、偏旁相同的字，再按部首以外的其余的笔画多少排列。

本方法优点：将字形复杂、数量庞大的汉字，划入二百多个部首里，符合人们由字形求音解义的习惯，节约了查字时间、精力。其缺点：部首、偏旁的位置不固定，难以捉摸。如按字取部首时，或上下、或左右、或中间，规定不一；同时对同一部首、笔画数又相同的字，排列谁先谁后，又无定论，可见部首法不是一种很完善的检字法。

（2）笔画、笔顺法

笔画法即是按汉字的笔画多少排列，少笔画数排前，多笔画数排后的检字法。

笔顺法是按汉字的笔形顺序，确定排列先后的检字法。如按“丶”“一”“丨”“ノ”“く””或按“一”“丨”“ノ”“丶”“く”等为序，若第一笔顺相同，再按第二笔顺排；若第一、二笔顺相同，再按第三笔顺序排。

所谓笔画笔顺法，是笔画法与笔顺法相结合的排检法。其排列法是先按笔画法排，同笔画数的字再按笔顺次序排。该方法常用于图书馆的书名目录、著者目录。

笔画、笔顺法的优点：排检原理简单、易学、易检、使用方便。其缺点很多，如笔画数多少不均，笔画数最多的字有64画，最少的仅1画；而且各画的字数分布不平衡，一、二、三画的字数很少，四、五、六画的字数很多，由于汉字形体复杂，人们书写起笔、落笔的习惯不同，加之，不同工具书的笔画、笔形、笔顺的规定有别，给查字带来一定困难。可见，此方法不是很有成效的方法。

号码法实际上是一种形序法的变形方法。它把汉字形体归纳起来，编成阿拉伯数码，再把所取的笔形数码连接成一体，然后，按号码数量多少加以排列。号码法流行的有四种：即四角号码法、中国字庋撷法、起笔笔形法、五笔字型法。其中四角号码法利用率很高，而五笔法为计算机专用检字法。在此，仅介绍四角号码法。

四角号码法是根据汉字的方块形态，找出相同或相似的笔形（归纳有十种，用0～9十个数码表示），按每个字的四个角的笔形，依左上、右上、左下、右下的顺序分别取号，连成一组号码，按号码大小排列的检字方法。其十种笔形代号详见下表：

为了帮助人们熟记，有人依照这十种笔形的号码，编成顺口溜，其歌诀是“横一垂二三点捺，叉四插五方块六，七角八八九是小，点下带横变零头”。例：

号码法的优点：以笔形编号，取码位置固定，只要熟记号码和取号位置次序，即检可得，使用便当。其缺点：学习掌握笔形编号、熟记编码较难，往往较难确定形体，极易混淆，因此，必须反复练习，才能运用自如。

音序法是以字音的顺序排检字、词的方法。外文词典等类工具书皆依此法编排，而汉字按音序排检已有悠久历史。早在隋朝，公元601年，《切韵》成书，即采用韵部排检法。以后有些工具书又用注音声母排检法。中华人民共和国成立以后，很多工具书采用了拼音字母音序排检法。

拼音字母排检法是国际上通用的最佳的工具书排检法。如外文词典、词汇、百科全书、人名录等参考工具书均按此法排检。中华人民共和国成立以后，我国出版的中文字典、词典等参考工具书，才用汉语拼音字母排检法。

汉语拼音排检法是按照拼音字母（即采用拉丁字母注音）ABC……XYZ次序排检。在26个字母中，除IUV3个字母不做字头，其他23个字母都可做字头，共分成23个部，排列时，先以首字母音序排，若首字母相同再按第二个字母音序排，以此类推，如果两字或多字同音再按阴平、阳平、上声、去声、轻声顺序排列。

该方法的优点：使用拉丁字母作为汉字拼音字符，简化了编排方法，检索方便、准确，促进语言标准化，利于推广普通话，并且符合国际上工具书的编排规则。其缺点：必须学会普通话，语音要标准，否则，发音不准，不易查寻。同时，汉字是形义字，形体与语音全然分离，人们遇到的某些字、词，常常不知读音，不明其义，无法使用音序法。因此，字典和词典中均附有部首检字表，以补其缺。另外，汉字同音字很多，不同工具书对同音字的编排不尽相同，有的以笔画多少排，有的按部首排序，这些缺点必须加以研究。

该方法是将文献或知识，按学科或按事物性质的系统性排列的方法。这就要求使用参考工具书时，必须熟悉分类体系，了解排列顺序。常用的分类方法，大体上归纳为两种：

该种排检法是书刊资料常用的分类法。如古代的“经、史、子、集”的四部法，现在使用的《中国图书馆图书分类法》、《中国科学院图书分类法》、《中国人民大学图书馆图书分类法》、《国际十进制分类法》（简称UDC）等。工具书不仅依此方法排检，而且这些分类法还是图书馆书刊资料分类、排架的依据。此方法优点在于同学科、同性质的资料集中在一起，便于查找。不过，古今中外分类法不一致，不便通用，只有了解某法的分类体系，方可查找。

该种分类排检法将相同性质的事物排在一起，各事物之间，没有严格的系统性的联系。如手册、指南、年鉴等参考工具书，常用此法编排。该方法由于编者的政治思想观点和所处的时代不同，对资料的认识产生较大差异，因而检索时，不可避免地产生极大差异性，所以使用时，应查找较多的相关类目，以免产生错误或漏检。

主题法是按照既定的主题汇集及其排检的方法。主题词是从文献内容中抽取的规范化自然语言，用以标引文献中心内容，按字顺排列。该方法不受学科领域限制，能使同一事物知识相对集中，再利用“参照项”，沟通相关知识。该方法适合于编辑工具书的书后索引，便于人们检索所需文献。主题法不能直接用来编排资料。年鉴、百科全书等书后索引，均以此法排检。

时序法是将资料按事件、事物发生、发展时间的次第性顺序，加以组排的检索方法。这种排检法常用于年表、历表、大事记、万年历、年谱等参考工具书。此方法便于人们查考或换算历史时间，也便于按时间程序查考有关历史事件。

地序法是按地理区划或行政区划的顺序编排的一种方法。此方法主要用于编制和检索地理和地方资料的参考工具书，如中外地图集、地方志、气象图集、地名录等工具书。使用此方法查找，如果不知某地归属地域，不易查询。不过，采用此方排检的工具书后都附有地名索引，便于检索。

综上所述，参考工具书常用的检索方法，如下图所示：

当今时代，随着计算机技术的引入，工具书的编撰、增补、删改、素材搜集、存贮、输出编用十分快捷，加之，装订技术自动化，极大地缩短了出版周期，参考工具书的出版量急增，种类繁多，内容庞杂，范围广泛。此外，电子版、网络版工具书相继出现、发行，各国出版商竞争加剧，大量工具书充斥图书市场，真是琳琅满目，令人眼花缭乱。这些数量浩大的工具书中，有的分类和编排不够科学，有的质量不高，参考价值不大，我们必须十分注意鉴别和选择各种工具书。

我们认为质量较高的参考工具书要内容丰富、材料确实可靠、汇集文献全面、观点要求正确、编排体例科学、检索简便快捷。实际上，真正要对每一种参考工具书做出科学、准确的评价，并非易事。我们要多方参阅，才能对工具书做出科学鉴别和选择，以下仅对参考工具书的鉴别与选择的基本原则和方法，做以简要介绍：

挑选工具书时，一定要看它的内容是否丰富，收录资料是否全面，引证的材料是否可靠，解疑是否准确。简言之，有无科学价值。“质疑求知”是利用参考工具书的出发点。一部科学价值很低的参考工具书，尽管做了大量宣传，却无人问津；然而一部科学价值很高的参考工具书，即使某些观点有误，却能提供有价值的资料，长期为人们所用。如《康熙字典》、《中国古今地名大辞典》等，尽管有些观点是错误的，但对它的利用却长久不衰。我们要用一分为二的、历史唯物主义的观点，看它的主流方面，绝不要求全责备。近年来，我国出版了大量各类学科的参考工具书。如：英汉词典类工具书、《中国大百科全书》、《中国百科年鉴》等。由于成书仓促，收编词条有限，各种检索系统还不够完善。不过，它们的主流是好的，科学价值还是很高的。

参考工具书体现了作者的思想观点，这一点尤其在社会科学类的参考工具书中更为突出。作者的思想观点，会具体体现在编纂目的、内容、体例和排检系统等方面。各个国家，或同一国家的不同历史时期，有时因地域、时间的限制，难免存在一些错误思想，体现在工具书中，使其内容、释疑等方面存有偏见。如《康熙字典》的编辑宗旨、内容和字的解释之中，反映出对封建制度的美化，对劳动人民的丑化，而以“康熙”命名，就在于标榜、鼓吹清王朝的康熙盛世。因此，鉴别与选择参考工具书时，必须坚持知识性和思想性、科学性和政治性统一的原则，利用各种参考工具书时，应该坚持科学分析的态度。

工具书的编排体例直接影响检索速度和使用效率，也是鉴别与选择参考工具书的重要标准。现代国际上一般参考工具书除了选用一种编排体例，还附有其他一两种检索途径，查询时快捷、方便。目前国内出版的参考工具书，也提供其他检索途径，如《中国百科年鉴》正文按类编排，书后附有汉语拼音条目索引，从而提高了检索效率。然而许多旧的工具书，编排体例不够科学，也未附有其他检索途径，查找难度大。我们应该尽量选择那些便于查找，且有多种辅助性检索途径的参考工具书。

参考工具书的版本不同，其材料新旧、科学准确度等等也有很大差别。一般说来，新版工具书要比旧版好，是我们选择的主要方向。总之，新版的内容新颖，或者经过增补、删除，观点改变，侧重点不同，或者全书彻底改版，焕然一新。例如：《大英百科全书》第1版仅3卷，现已出了第30版，共30卷，新版本知识内容上、思想观点上、篇幅长短上、科学论证上，以及反映科技发展新成就上，都与旧版本截然不同。但是，有些历史性疑难问题，新版工具书查不到，还得查旧版。可见，旧版本仍有一定作用。

怎样鉴别与选择参考工具书？首先要查阅参考工具书的序、跋、编者、凡例说明，了解该书编辑出版的目的，编者权威性、编排的体例、检索途径和出版时间；然后翻阅和抽查阅读部分内容，与别的相似类型的工具书做以对比，具体了解该书的参考价值；再考查编者、出版者的权威性、诚信度，及其有关的社会和历史的影响；最后，要参阅工具书的各种评价资料，了解对该参考工具书的各种评价和社会影响。一定要切记，不要见工具书就选，以致造成浪费，贻误时间和精力，反而收到了相反的查解效果。