7.2.2　EndNote

1.概述

20世纪80年代，汤姆森公司首次推出EndNote文献管理软件，其支持国际期刊的参考文献格式有3 776种，写作模板几百种，涵盖各个领域的杂志。作为SCI(Thomson Scientific公司)的官方软件，对于准备进行SCI论文写作的作者，采用此管理软件会为自己的文章撰写带来许多意想不到的方便。EndNote作为一种管理软件，经过不断的完善和提高，版本更新到了X7，操作界面更加人性化、更简洁、更方便，本章节以EndNote X7为例，介绍一下其基本功能和实际应用。

①资源整合:EN内置的搜索引擎提供了互联网上1 500多种数据库的接口，包括著名的Web of Science、Pubmed、Ovid等，只要打开预定义的连接文件，就可以方便地进行在线搜索。支持Z39150标准，可以检索全球所有支持此标准的数据库。针对检索到的数据，EN提供了600多个导入过滤器，并允许用户自行添加，帮助用户把不同数据库的检索结果直接导入应用程序之中，从而快速创建个人数字图书馆。

②文献管理:EN图书馆支持多种文献类型的存储包括书目、图像、PDF文件等，并且可以根据需要对存储的记录进行查找、编辑、排序、统计、查重、添加笔记、全文管理(PDF、图片、表格、其他文件)、链接转换、数据库输出以及合并数据库等操作，实现个人图书馆的有效组织和管理。

③论文模板:EN提供了内建的Word模板，该模板预先定义好了包括EN的格式引用、参考文献和图形列表等在内的一篇完整稿件需要具备的所有关键元素，能够协助用户进行稿件的创建，帮助用户通过出版商严格的稿件要求。EN目前提供了180多种刊物的论文模板供用户选择使用。

④文献引用:EN与Word无缝集成，利用“cite while you write”技术可以在Word文档中定位引用参考文献，自动生成引用标记和规范的、符合出版版式的参考文献格式，并可即时查看生成的参考书目。到目前为止，EN已提供了超过2 800种重要期刊的引用及参考文献著录格式，涵盖了如人文科学、生物医学、物理、生命科学和社会科学等多个领域，并可以轻松处理一些参考文献的特殊格式，如作者名或标题首字母大写，在同一文献编号下降多个参考书目编组等。

2.文献数据库的创建

(1)建立一个新的library

EndNote运行会出现一个如图7-1所示的界面。可以新建一个数据库文件，也可以在程序的主界面，选择“File”→“New”，选择文件编辑文件名，如图7-13和图7-14所示。

(2)建立EndNote数据库的四种方式

①手动录入参考文献题录

这种方式主要针对无法直接从网上下载的少量文献。在界面中单击快捷键New Reference，也可以在References菜单下选择New Reference。除此之外，EndNote X7的Reference窗口增加了Show Empty/Rating Fields新按钮，如图7-15所示。

输入的每条文献记录信息由多个不同的字段组成，包括Title、Author、Journal等。在References Type下拉菜单中显示的是文献的类型，有期刊论文、书籍及专利等不同的文献类型，根据不同的文献类型，它所显示的字段名称、多少都会有所不同。

图7-13　新建library

图7-14　命名文件

手动输入文献信息的方式比较简单，根据所选择的文献类型，输入相应的信息。字段输入的多少根据自己对文献的需求而定。输入Author字段时应注意国家人名书写的不同，另外，

图7-15　New Reference界面

人名的位置必须一个人名占一行，关键词也是如此。首次输入的人名、期刊名、关键词会显示红色，如图7-16所示，储存在term list里，下一次输入相同字段时会自动跳出。字段输入完毕，单击右上角的关闭按钮，即可保存成功。

图7-16　输入文献信息窗口

②利用文献管理软件内置的在线检索功能直接添加数目数据

在Tool菜单中选择Online search命令，弹出Choose A Connection对话框，选择需要的链接源，实施检索并将适合的检索结果导入，如图7-17所示。

图7-17　数据库链接界面

③在线搜索下载题录文件

目前，许多的网上数据库商都提供直接输出文献到文献管理软件的功能。国内的CNKI、维普和万方，国外的Web of Science都可以直接将检索结果直接输入EndNote。Pubmed需要通过格式转换才能正确导入。而Engineering Village、Scifinder的检索结果可保存为RIS格式。下面以CNKI、百度学术、Web of Science和Engineering Village为例进行说明。

CNKI数据库，在检索页以“计算机软件”为检索词，CNKI输出结果如图7-18、图7-19、图7-20所示。

图7-18　CNKI 存盘页面

图7-19　CNKI的EndNote格式

图7-20　导入EndNote

Web of Science，首先进入数据库，在标题中，输入“Computer software development”，后进入检索结果页面，检索结果56条，选择其中三条，保存至“EndNote desktop”选项，如图7-21、图7-22所示，即可实现输出参考文献。

图7-21　Web of Science中检索结果

图7-22　Web of Science题录保存

EI数据库，同样在标题中输入“Computer software development”，后进入检索结果页面，检索结果397条，选择其中4条，输出结果页面如图7-23所示。

图7-23　EI数据库输出结果

百度学术，Google学术也提供文献的学术搜索，对于所检索的题录信息也可以保存在EndNote里。因为我们通过百度搜索使用频率较高，所以举用百度学术文献导出为例。在搜索结果页面，选择想要导出的文献右侧单击“批量导出”，进行选择(如图7-24所示)，后单击文献后方蓝色的导出按钮进行导出操作(如图7-25所示)。根据需要“导出至”EndNote即可。

图7-24　百度学术检索

图7-25　百度学术批量导出

④通过PDF或者文件夹批量导入

目前的EndNote X7版本还增加了新的功能，能够将硬盘中的PDF文件通过Import命令直接导入本地数据库，如果希望软件自动生成文献的题录信息，需要三个条件:必须是PDF文档，PDF中必须有DOI号，且导入时必须有网络连接。可以单篇或者批量导入，并能生成基本的题录信息。相比以前手动编辑参考文献题录，大大节省了时间。

对于我们计算机中已经检索到的PDF全文信息，进行论文撰写时，参考文献的编辑非常麻烦，我们就可以直接把整个文件夹导入EndNote中并自动生成题录信息。具体操作如下:在EndNote主界面选择“File”→“Import”→“Folder”，会弹出对话框(如图7-26所示)，选择需要输出的文件夹，单击确定即可完成，如图7-27所示。

图7-26　输出文件夹对话框

图7-27　文件夹文献导入生成题录

3.管理文献功能

EndNote管理软件中文献可能涉及PDF全文、Word文档、图片、表格等，对这些文献的管理使用会涉及以下两种方式:一种是将附件的地址记录在EndNote中，需要时打开地址链接即可;另一种是将文件复制到EndNote相应的数据库文件夹下面。

(1)文献阅读区分

例如，我们从CNKI导入了5篇文献，当我们单击某篇文献进行阅读后，该篇文献将不再以粗体显示，文献前的圆点也变为空心圆，如图7-28所示。

图7-28　文献阅读页面区分页面

(2)文献的优先等级标注

文献的阅读撰写过程，不同文献信息重要性会有所不同，所以，有效的标识有利于有的放矢地阅读文献。标注的方法很简单，选择题录信息，单击后选择“Rating”，就会出现星级标识，根据文献重要性选择星级等级(如图7-29所示)。

图7-29　文献星级标注

(3)题录字段的自定义设定

EndNote常规默认的题录显示类别包括题名、作者、来源出版物名称、年份等，如果不能有效满足我们的需求，我们也可以自己设定信息类别。在Edit菜单中选择“Preferences”命令，此时会弹出如图7-30所示的对话框，选择你想定制的条目如关键词、卷、页码等，然后单击确定即可完成不同类别字段的自定义设置。

图7-30　字段定义界面

(4)文献排序

随着时间的推移和科研进程的深入，我们积累文献的量会越来越多，会给我们的有效阅读增加难度。而按照某种我们需要的方式进行排序，会带来便捷的阅读体验。EndNote的排序功能简单实用，只需单击列名即可实现。如单击“year”即可进行排序。

(5)文献的分组

随着我们文献量的不断增多，简单的排序已经不能很好满足我们的阅读需求，就需要对文献进行分组操作。分组功能又分为普通组和智能组两种。

我们在菜单栏中可以见到“Group”，菜单中可以看到，有“Create Group”“Create Smart Group”“Create From Group”。“Create Group”又称普通组，可以直接把文献归类到此组中。“Create From Group”又称智能组，通过设置不同的分组条件，可以自动加入与之相匹配的文献，即可建组成组。操作如下:单击菜单栏“Group”按钮，选择“Create From Group”命令框，设置“标题”，如图7-31所示。

而Create From Group的功能是，在已经分好的组中，通过AND、OR、NOT将群组中的文献结果进一步组合成新的组，以便文献研究需要。

(6)文献的查重

我们通过同样的检索词，在不同的数据库里查找文献，难免会把一些文献题录重复导入，EndNote同样提供了文献查重的功能。在References菜单中选择“Find Duplicates”命令，会自动识别出重复记录，从而达到查排出重复目的，如图7-32所示。

图7-31　智能建组

图7-32　题录查重

(7)文献的分析功能

EndNote也提供文献分析功能，有助于文献综述的撰写。在“Tools”中选择“Subject Bibiography”命令就可以选择统计分析(如图7-33所示)。

4.个人数据库的应用

文献的管理是为了帮助我们更高效地利用信息，其功能主要体现在参考文献的插入及期刊论文模板的生成。

(1)参考文献的导入

安装EndNote后，Word中会出现EndNote标识。当我们需要插入参考文献的时候，插入文献的方式有以下几种。

图7-33　选择年份的统计

①在Word中把鼠标放在需要插入文献的位置，切换至EndNote程序中，选择需要插入的文献，单击工具条上“Insert Selected Ciation(s)”，即可插入文献，如图7-34所示，所需文献插入完毕后，单击工具条上“style”按钮后选择“Update Citation and Bibliography”，Word中的参考文献就会按照设定的格式编排好。

图7-34　插入文献选项

②在EndNote数据库中，选择要插入的文献右击，选择“copy”，回到Word中，右击插入文献的位置，然后粘贴，选择“Insert Selected Ciation(s)”即可完成。

③利用快捷方式也可以同时插入多篇文献。单击“Insert Citation”右下方的按钮，会弹出一个下拉菜单，选择“find Citation”，后出现一个对话框，寻找插入。也可以选择EndNote中的CWYW/Add-in快捷工具条实现引文插入。

文献全部插入完毕后，按照第一种方式选择期刊，即可完成所有文献指定格式的修改。

另外，EndNoteX7 Word文后参考文献加标题分类。还增加了一些新的功能可在PPT中插入参考文献，插入方式和Word中基本相同，故不单独阐述。

(2)利用论文模板撰写论文

EndNoteX7显示Output Styles增加至5 978种，Import Filters增加482种。如果你选择这些期刊投稿，只需要按照模板填入信息。下边以《Science》杂志为例，进行展示。

选择“Tools”按钮，选择“Manuscript Template”，选择拟投稿的期刊。选择“Science Maga-zine”(如图7-35所示)，后进入如图7-36所示的界面，按照要求输入标题、作者等即可。

图7-35　选择所需期刊

图7-36　输入文献信息

当然，不同的文献管理工具都有其不同的特点，除了本文介绍的比较有代表性的两个文献管理软件工具以供参考外，大家也可以根据自己的需要选择更适合自己的文献管理工具，如Note First、医学文献王、E-study等。虽然文献管理软件可以帮助我们科学、高效管理文献，但是管理仅仅只是手段而不是目的，我们管理文献目的是为了更好地利用文献资源，为我们的工作学习、教学科研争取更多的时间和精力。