工具书是帮助人们读书治学、工作生活的一种利器，素来享有“学海津梁”“案头顾问”“无声老师”等美称。随着现代社会科学文化的迅速发展，人们有限的阅读时间面临着爆炸性增长的文献量的挑战，有限的知识面面临着广博无边的知识群的挑战，有限的记忆量面临着汹涌而至的海量信息流的挑战。工具书能够帮助人们以较短的时间获得较多、较全、较新的知识信息，提高学习和工作的效率，使我们的学习和工作收到事半功倍的效果。

工具书具有信息密集、资料性强、便于检索、查考为主等基本特征，成为人们学习与工作的必备工具。

1.信息密集

一般说来，任何文献都具有一定的知识性，但工具书的知识密集度比普通图书高得多。工具书多数是在大量普通图书的基础上，经过整序、提炼和浓缩而成的信息密集型文献，能为人们提供丰富的知识信息。譬如，字典、词典系统地汇集了有关语言文字和词汇方面的知识信息，百科全书系统地汇集了人类各个知识领域的知识信息。

2.资料性强

任何文献都具有一定的资料性，但工具书的资料精度比普通图书高得多。工具书是经过筛选和条理化的一种基本情报源，它是反映、揭示和检索一般情报源(原始文献)的工具和手段。相对数量庞大的一次文献——普通图书而言，工具书多数是经过加工的二次或三次文献。譬如书目、文摘、索引将不断出现的大量文献逐一进行研究、鉴别、描述和标引，提供查找原始文献的线索，是专题咨询的重要工具，属于二次文献的范畴。字典、词典、百科全书、年鉴、手册、名录、表谱、图录、资料汇编等系统地汇集了各种知识和资料，是事实型咨询的重要工具，多数属于三次文献的范畴。各种工具书的编制都要求广采博收、论述精练、出处详明，为人们提供尽可能准确的资料或资料线索。

3.便于检索

工具书是按照特定的编制形式和排检方法编制的书籍，它具有很强的检索性。人们查考工具书与阅读普通图书不同，前者带有特定的查考目的和要求，后者一般是为了满足求知的欲望。工具书十分讲究科学的编排形式和高效率的检索方法，一般都为读者提供多种检索途径，简明易查。

4.查考为主

普通图书的编撰目的一般是供人们系统阅读，以增长知识。工具书的编撰目的主要供读者临时查考释疑解难之用，而且这种查考往往持续时间较短，但多次使用。譬如，书目、文摘、索引常常用于查考书刊论文资料，字典、词典用于查考某一字词，百科全书用于查考某学科、某术语的知识。

参考工具书与普通图书并不存在不可逾越的鸿沟，有些工具书同时也是某方面的专门著作。例如，东汉许慎编撰的《说文解字》，既是供查考汉字的形、音、义的工具书，又是研究汉字参考的专著。反之，普通图书有时也可供查考问题时参考，具有“工具”的作用。例如，我们称之为“丛集汇要”的某些丛书、总集、汇编、综述、史志、学科史及要籍等，本来就是普通图书，只是由于内容广泛、材料丰富、参考价值较大，加之卷帙浩大，人们多作查考之用，也具有了工具书的性质。