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1.8.1 5.1 Power Point2010基础——简单演示文稿制作

5.1 PowerPoint 2010基础——简单演示文稿制作

5.1.1 PowerPoint 2010安装、启动与退出

1.安装PowerPoint 2010

PowerPoint 2010进一步简化了安装过程和操作步骤，安装Office 2010就附带安装了PowerPoint 2010，执行安装程序之后，用户必须阅读安装许可条款并同意之后，才可进入下一步安装，进入安装后Office 2010会自动安装处理直到安装结束。

2.PowerPoint 2010的启动

启动PowerPoint的方法有很多种，用户可根据自己的操作习惯，选择一种简单方便的方法。一般情况下，PowerPoint 2010最基本的启动方法有以下两种，用户可以任选其一。

(1)启动PowerPoint 2010的方法和启动Word 2010、Excel 2010的方法类似，单击“开始”按钮，弹出“开始”菜单;执行“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office PowerPoint 2010”即可启动PowerPoint 2010。

(2)利用桌面快捷图标启动。双击桌面上的快捷图标即可启动。

如果桌面上没有快捷图标，可用下面的方法创建快捷图标，具体操作步骤如下：鼠标指向“开始|所有程序|Microsoft Office”，单击后选择Microsoft Office PowerPoint 2010”选项，该选项变为蓝色，然后右击，在弹出的快捷菜单中选择“发送到|桌面快捷方式|Microsoft Office PowerPoint 2010”选项，在桌面上即可出现快捷图标。

3.PowerPoint 2010的退出

退出PowerPoint 2010有以下几种方法，用户可以任选一种：

(1)单击PowerPoint 2010窗口右上角的关闭按钮，即可退出PowerPoint 2010。

(2)按“Alt+F4”组合键，即可退出PowerPoint 2010。

(3)双击左上角的PowerPoint按钮，即可退出。

(4)单击PowerPoint按钮，选择“关闭”选项，可退出PowerPoint 2010。

(5)单击文件菜单下的退出按钮即可。

在退出PowerPoint 2010之前，所编辑的文档如果没有保存，系统会弹出提示保存的对话框，询问用户是否保存文档的对话框，如图5-1所示。用户如果单击“保存”按钮，保存对文档的修改并退出PowerPoint 2010;如果单击“不保存”按钮，不保存对文档的修改并退出PowerPoint 2010，还可以单击“取消”按钮，则返回PowerPoint 2010，继续编辑文档。

图5-1 是否保存文档的对话框

PowerPoint 2010中已经保存过的文档再保存将不会出现保存提示，而直接在已经保存的文档上覆盖保存，如果不想覆盖原有PowerPoint文档请使用“文件→另存为”命令换名保存，PowerPoint 2010直接保存扩展名为“.pptx”，和早期版本不兼容，考虑到兼容性，应该在文件类型内选择早期版本。

5.1.2 PowerPoint 2010窗口界面与视图

PowerPoint 2010作为PowerPoint2007的升级版本，其界面具有更强的可操作性和更吸引人的风格。要熟练地使用PowerPoint 2010制作演示文稿，首先需要熟悉Power-Point 2010的工作窗口，为熟练地创建演示文稿打下基础。

PowerPoint 2010有两个工作窗口，一个是主窗口，另一个是演示文稿窗口。主窗口主要包括了一些基本操作工具，如PowerPoint按钮、“快速访问工具”栏、标题栏、功能区、状态栏等。演示文稿窗口包括了创建幻灯片的幻灯片编辑区、大纲/幻灯片视图窗格、备注窗格等一些具有特色的工具。这里只对PowerPoint 2010的一些特色窗口进行介绍，其他的基本工具可参考Office 2010的其他组件。其主要由以下几部分组成：

(1)标题栏。显示正在编辑的演示文稿的文件名以及所使用的软件名。

(2)工具栏。工具栏一般在标题栏下方，一般由文件、开始、设计等选项卡组成。

(3)快速访问工具栏。常用命令位于此处，如“保存”和“撤销”。也可以添加自己的常用命令。

图5-2 PowerPoint 2010窗口界面

(4)功能区。工作时需要用到的命令位于此处。它与其他软件中的“菜单”或“工具栏”相同。

(5)大纲/幻灯片窗格。 “大纲/幻灯片窗格”位于“幻灯片编辑区”的左侧，包括“大纲”和“幻灯片”两个选项卡，单击不同的选项卡即可切换到相应的窗格中。单击“大纲”选项卡，在该窗格中以大纲形式列出当前演示文稿中各张幻灯片中的文本内容，在该窗格中可对幻灯片中的文本进行编辑;单击“幻灯片”选项卡，在该窗格中将显示当前演示文稿中所有幻灯片的缩略图，但在该窗格中无法编辑幻灯片中的内容。

(6)显示按钮。可以根据自己的要求更改正在编辑的演示文稿的显示模式。

(7)滚动条。可以更改正在编辑的演示文稿的显示位置。

(8)缩放滑块。可以更改正在编辑的文档的缩放设置。

(9)状态栏。显示正在编辑的演示文稿的相关信息。

(10)幻灯片编辑区。 “幻灯片编辑区”位于工作窗口最中间，是编辑幻灯片的场所，是演示文稿的核心部分，在其中可以直观地看到幻灯片的外观效果，在PowerPoint中，编辑文本，添加图形、动画或声音等操作大都在该区域内完成。

(11)备注窗格。 “备注窗格”位于“幻灯片编辑区”的下方。在备注窗格中可以为幻灯片添加说明，如提供幻灯片展示内容背景和细节等，可使观赏者更好地掌握和了解幻灯片中展示的内容。

5.1.3 PowerPoint 2010视图

为了演示文稿便于浏览和编辑，PowerPoint 2010根据不同的需要提供了多种的视图方式。视图即PowerPoint文档在计算机屏幕上的显示方式，PowerPoint 2010主要提供了6种演示文稿视图方式，主要有：“普通视图”“幻灯片浏览视图”“阅读视图”“备注页视图”和“幻灯片放映视图”。另外，为了便于输出还可以切换至幻灯片的黑白视图。

“普通视图”“幻灯片浏览视图”“幻灯片放映视图”三种视图模式为常用模式，制作演示文稿使用“普通视图”，查看所有幻灯片使用“幻灯片浏览视图”，放映幻灯片使用“幻灯片放映视图”视图。

PowerPoint 2010视图的切换非常简单，如图5-3所示，用鼠标在“视图”选项卡“演示文稿视图”组中即可轻松实现视图的切换。

图5-3 PowerPoint 2010“视图”选项卡

各种视图有各自的特色和功能，各种视图中都可以对演示文稿进行特定的加工，而且在一种视图中修改，在另一种视图中也会自动反映在演示文稿中。

1.普通视图

普通视图是PowerPoint 2010创建演示文稿的默认视图，是最基本的视图模式。

在“视图”选项卡中的“演示文稿视图”组中单击“普通视图”按钮或单击状态栏中的“普通视图”按钮，即可进入“普通视图”模式。在该视图中可以编辑演示文稿的总体结构和单张幻灯片的内容，还可以为其添加备注等，如图5-4所示。

图5-4 普通视图

提示：因为普通视图把大纲、幻灯片和备注页同时显示在屏幕上，所以PowerPoint 2010在默认情况下没有大纲视图和幻灯片视图的视图按钮。

在普通视图窗口左侧显示的是幻灯片的缩略图，中间幻灯片编辑区显示的是当前幻灯片，下面显示的是备注部分。用户可根据需要调整窗口大小比例。

(1)切换至大纲窗格：打开“视图”选项卡，在“演示文稿视图”组中单击“普通视图”按钮，或者单击状态栏的“普通视图”按钮，然后在“大纲幻灯片浏览”窗格，即可进入幻灯片大纲编辑状态，如图5-5所示。

图5-5 普通视图的大纲模式

窗口左边的“大纲”选项卡中列出了所有幻灯片的文字内容，而幻灯片编辑窗口中则呈现出选中的一张幻灯片。在普通视图的大纲模式下，可以对大纲选项卡中的文字内容直接进行编辑，并且用鼠标上下拖动幻灯片的标题，可以很方便地改变演示文稿的顺序。

(2)切换至幻灯片模式：在视图窗格中打开“幻灯片”选项卡，即可进入幻灯片编辑状态。幻灯片模式将演示文稿中的所有幻灯片都以缩略图的形式整齐地排列在幻灯片编辑窗口的左侧，单击视图窗格右边的“关闭”按钮，即可全屏显示幻灯片视图。如果幻灯片中含有图形、表格或其他对象，使用这一种视图模式会比较方便，如图5-6所示。