4.2 工作表格式化

4.2.1 自定义单元格格式

在Excel 2010中，对工作表中的不同单元格数据，可以根据需要设置不同的格式，如设置单元格数据类型、文本的对齐方式、字体以及单元格的边框和底纹等。 右键单击要设置格式的单元格，再选择快捷菜单中的“设置单元格格式”命令，即可出现“单元格格式”对话框(见图4-22)。 也可通过“开始”选项卡“单元格”组中的“格式”列表项打开“设置单元格格式”对话框。

“设置单元格格式”对话框包含6张选项卡，分别介绍如下：

1.“数字”选项卡

Excel 2010提供了多种数字格式，在对数字格式化时，可以设置不同小数位数、百分号、货币符号等来表示同一个数，这时屏幕上的单元格表现的是格式化后的数字，编辑栏中表现的是系统实际存储的数据。 如果要取消数字的格式，可以单击“开始”选项卡“编辑”组中的“清除”下拉命令项清除格式。

在Excel 2010中，可以使用数字格式更改数字(包括日期和时间)的外观，而不更改数字本身。 所应用的数字格式并不会影响单元格中的实际数值，而Excel是使用该实际值进行计算的。

在“数字”选项卡的“分类”列表框中可以看到12种内置格式。 其中：

“常规”数字格式是默认的数字格式。 对于大多数情况，在设置为“常规”格式的单元格中所输入的内容可以正常显示。 但是，如果单元格的宽度不足以显示整个数字，则“常规”格式将对该数字进行取整，并对较大数字使用科学记数法。

如果内置数字格式不能按需要显示数据，则可使用“自定义”创建自定义数字格式。自定义数字格式使用格式代码来描述数字、日期、时间或文本的显示方式。

2.“对齐”选项卡

系统在默认的情况下，输入单元格的数据是按照文字左对齐、数字右对齐、逻辑值居中对齐的方式来进行的。 可以通过有效的设置对齐方法，来使版面更加美观。

在“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡上(见图4-23)，可设定所需对齐方式。

“水平对齐”的格式有：常规(系统默认的对齐方式)、左(缩进)、居中、靠右、填充、两端对齐、跨列居中、分散对齐。

“垂直对齐”的格式有：靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐。

“方向”列表框中，可以将选定的单元格内容完成从-90°～+90°的旋转，这样就可将表格内容由水平显示转换为各个角度的显示。

选中“自动换行”复选框，则当单元格中的内容宽度大于列宽时，会自动换行(不是分段)。

提示：若要在单元格内强行分段，可直接按“Alt+Enter”组合键。

“合并单元格”复选框，当需要将选中的单元格(一个以上)合并时，选中它;当需要将选中的合并单元格拆分时，取消选中。

3.字体”选项卡

Excel 2010在默认的情况下，输入的字体为“宋体”，字形为“常规”，字号为“11 (磅)”。 可以根据需要通过工具栏中的工具按钮很方便地重新设置字体、字形和字号，还可以添加下划线以及改变字的颜色，也可以通过菜单方法进行设置。 如果需要取消字体的格式，可以单击“开始”选项卡“编辑”组中的“清除”下拉命令项选择清除格式。

在“字体”选项卡(见图4-24)上，可以更改与字体有关的设置。 有关设置方法与Word中的相似，不再赘述。

4.“边框”选项卡

工作表中显示的网格线是为输入、编辑方便而预设置的(相当于Word表格中的虚框)，是不打印的。

若需要打印网格线，则除可以在“页面设置”对话框的“工作表”选项卡上设定外，还可以在“边框”选项卡上设置。

此外，若需要为了强调工作表的一部分或某一特殊表格部分，可在“边框”选项卡(见图4-25)设置特殊的网格线。

该选项卡上设置对象，是被选定单元格的边框。

在该选项卡上，设置单元格边框时，要注意：

(1)除了边框线外，还可以为单元格添加对角线(用于斜线表头等)。

(2)不一定添加四周边框线，可以仅仅为单元格的某一边添加边框线。

5.“填充”选项卡

“填充”选项卡，用于设置单元的背景颜色和底纹，如图4-26所示。

6.格式化的其他方法

(1)用“数字”组工具按钮格式化数字。 选中包含数字的单元格，例如12345.67后，选中“开始”选项卡，单击“数字”组工具栏上的“货币样式”“百分比样式”“千位分隔样式”“增加小数位数”“减少小数位数”“时间”“日期”等按钮，可设置数字格式。

(2)利用“字体”组工具格式化文字。 选定需要进行格式化的单元格后，选中“开始”选项卡，单击“字体”组工具栏上加粗、倾斜、下划线等按钮，或在字体、字号框中选定所需的字体、字号。

(3)用“对齐方式”组工具栏按钮设置对齐方式。 选定需要格式化的单元格后，选中“开始”选项卡，单击“对齐方式”组工具栏上的左对齐、居中对齐、右对齐、合并及居中、减少缩进量、增加缩进量等按钮即可。

(4)用“字体”组边框工具按钮设置边框，应用“填充”按钮设置填充颜色与底纹。选择所要添加边框的各个单元格或所有单元格区域，选中“开始”选项卡，单击“字体”组工具栏上的边框或填充颜色按钮左边的下拉钮，然后在下拉菜单上，选定所需的格线或背景填充色。

(5)复制格式。 当格式化表格时，往往有些操作是重复的，这时可以使用Excel 2010提供的复制格式的方法来提高格式化的效率。

用“格式刷”复制格式：选中需要复制的源单元格后，单击“剪贴板”“格式刷”按钮(这时所选择单元格出现闪动的虚线框)，然后用带有格式刷的光标，选择目标单元格即可。

用复制、粘贴的方法复制格式：选中需要复制格式的源单元格后，单击“开始”选项卡中“剪贴板”组“复制”按钮;选中目标单元格后，单击“剪贴板”组“选择性粘贴”，然后在“选择性粘贴”对话框上，设定需复制的项目。

4.2.2 条件格式

条件格式是指当指定条件为真时，Excel 2010自动应用于单元格的格式，例如，单元格底纹或字体颜色。 如果想为某些符合条件的单元格应用某种特殊格式，使用条件格式功能可以比较容易实现。 如果再结合使用公式，条件格式就会变得更加有用。

条件格式易于达到以下效果：突出显示所关注的单元格或单元格区域;强调异常值;使用数据条、颜色刻度和图标集来直观地显示数据。 条件格式基于条件更改单元格区域的外观。 如果条件为 True，则基于该条件设置单元格区域的格式;如果条件为False，则不基于该条件设置单元格区域的格式。

无论是手动设置还是按条件设置的单元格格式，都可以按格式进行排序和筛选，其中包括单元格颜色和字体颜色等。

1.应用内置条件格式

(1)突出显示单元格规则。 突出显示单元格规则仅对包含文本、数字或日期/时间值的单元格设置条件格式，查找单元格区域中的特定单元格时基于比较运算符设置这些特定单元格的格式。

操作方法：选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格;在“开始”选项卡的“样式”组中，单击“条件格式”，然后选择“突出显示单元格规则”;选择所需的命令，如“介于”“文本包含”“发生日期”重复值“唯一值等”;选择或输入要使用的值，然后选择格式。

(2)项目选取规则。 项目选取规则仅对排名靠前或靠后的值设置格式，可以根据指定的截止值查找单元格区域中的最高值、最低值，查找高于或低于平均值或标准偏差的值。

操作方法：选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格;在“开始”选项卡的“样式”组中，单击“条件格式”，然后选择“项目选取规则”;选择所需的命令，如“值最大的10项”或“值最小的10%项”;输入要使用的值，然后选择格式。

(3)数据条。 使用数据条设置所有单元格的格式，数据条可帮助查看某个单元格相对于其他单元格的值。 数据条的长度代表单元格中的值。 数据条越长，表示值越高，数据条越短，表示值越低。 在观察大量数据中的较高值和较低值时，数据条尤其有用。

操作方法：选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格;在“开始”选项卡的“样式”组中，单击“条件格式”旁边的箭头，单击“数据条”，然后选择数据条图标。

(4)色阶。 色阶通过三色刻度使用三种颜色的渐变来帮助比较单元格区域，颜色的深浅表示值的高、中、低，色阶作为一种直观的指示，可以帮助了解数据分布和数据变化。

操作方法：选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格;在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“条件格式”旁边的箭头，然后单击“色阶”;选择三色刻度。

最上面的颜色代表较高值，中间的颜色代表中间值，最下面的颜色代表较低值。

(5)图标集。 使用图标集可以对数据进行注释，并可以按阈值将数据分为3～5类别，每个图标代表一个值的范围。 例如，在三向箭头图标集中，绿色的上箭头代表较高值，黄色的横向箭头代表中间值，红色的下箭头代表较低值。

操作方法：选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格;“开始”选项卡的“样式”组中，单击“条件格式”，然后选择“图标集”，然后选择图标集。

2.应用“管理规则”定义、编辑条件格式

如果需要更复杂的条件格式，则应用“管理规则”可应用多个条件格式，或创建逻辑公式来指定格式设置条件，也可编辑规则、删除规则。

操作方法：

(1)在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“条件格式”，然后选择“管理规则”，显示“条件格式规则管理器”对话框(见图4-27)。

(2)执行下列操作之一。 要添加条件格式时，单击“新建规则”，显示“新建格式规则”对话框，可增加条件格式规则。

要更改条件格式，可执行下列操作：确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表、表或数据透视表，选择已创建的条件格式规则，在“应用于”框中单击选择项目更改应用范围，选择规则后单击“编辑规则”，将显示“编辑格式规则”对话框。

(3)在“选择规则类型”下选择规则类型。 下面以如图4-28所示“使用公式确定要设置格式的单元格”为例。

单击“使用公式确定要设置格式的单元格”，在“编辑规则说明”下的“为符合此公式的值设置格式”列表框中，输入一个公式，公式必须以等号(=) 开头且必须返回逻辑值TRUE(1)或FALSE(0)。

例如，对区域A1∶A5应用一个带多个条件的条件格式，如果区域中所有单元格的平均值大于单元格F1中的值，且区域中任何单元格的最小值大于或等于G1中的值，则将这些单元格设置为绿色。 单元格F1和G1位于应用条件格式的单元格区域之外。输入的公式如下：

=AND(AVERAGE($A$1∶$A$5)〉$F$1，MIN($A$1∶$A$5) 〉=$G$1)

(4)单击“格式”以显示“设置单元格格式”对话框(按上例，则设置为绿色)。 选择当单元格值符合条件时要应用的数字、字体、边框或填充格式，然后单击“确定”。

可以选择多个格式。 选择的格式将在“预览”框中显示出来。

若要在公式中输入单元格引用，只需直接在工作表上选中单元格即可，在工作表上选中单元格之后将插入绝对单元格引用。 如果希望Excel调整所选区域中每个单元格的引用，则使用相对单元格引用。

例如，在“晨光网络员工工资表.xls”中，对“基本工资”大于300的设置粗体显示;对“奖金”设置渐变填充数据条条件格式;对“加班工资”设置图标集(五等级)条件格式。 效果如图4-29所示。

3.查找有条件格式的单元格

如果工作表的一个或多个单元格具有条件格式，则可以快速找到它们以便复制、更改或删除条件格式。 可以使用“定位条件”命令只查找具有特定条件格式的单元格，或查找所有具有条件格式的单元格。

查找所有具有条件格式单元格的操作方法：

单击任何没有条件格式的单元格;在“开始”选项卡上的“编辑”组中单击“查找和选择”，然后单击“条件格式”。

4.清除条件格式

在“开始”选项卡上的“样式”组中单击“条件格式”，然后选择“清除规则”;有四个选项：“清除所选单元格的规则”“清除整个工作表的规则”“清除此工作表的规则”和“清除此数据透视表的规则”。

4.2.3 单元格批注

给Excel 2010文档添加批注就是指为Excel文档内容添加一些注释，当鼠标指针停留在带批注的Excel单元格上时，可以查看其中的每条批注，也可以同时查看所有的批注，还可以打印批注。

1.添加批注

右击需要添加批注的单元格，在弹出的快捷菜单中单击“插入批注”，在弹出的批注框中键入需要批注的文本(见图4-30)。 键入文本后，单击批注框外部的工作表区域结束批注的创建与编辑。

2.编辑批注

如果需要修改、编辑批注，可右击需要编辑批注的单元格，在弹出的快捷菜单中单击“编辑批注”，在弹出的批注框中编辑批注。

3.设置批注格式

如果要设置批注文本的字体或颜色，在编辑批注状态下应用“格式”工具设置文本字体或颜色。

4.显示/隐藏批注

如果需要显示/隐藏批注，可右击需要显示/隐藏批注的单元格，在弹出的快捷菜单中单击“显示/隐藏批注”，则显示批注。 若在弹出的快捷菜单中单击“隐藏批注”，则批注被隐藏。

5.删除批注

如果需要删除批注，可右击需要删除批注的单元格，在弹出的快捷菜单中单击“删除批注”即可。

【思考题】

(1)在单元格格式设置中，复制格式和设置格式有何区别与联系?

(2)举例说明套用表格格式、单元格样式的操作方法。

(3)举例说明对单元格插入、删除、编辑、隐藏批注的操作方法。