3.3 文档的高级排版

3.3.1 项目符号和编号

给文档添加项目符号或编号，可使文档更容易阅读和理解。 在Word 2010中，可以在键入时自动产生带项目符号或带编号的列表，也可以在键入完文本后进行这项工作。

1.自动创建项目符号与编号

一般情况下，在安装Word 2010后，Word已经具有自动创建项目符号与编号的功能。 设置该功能的操作步骤如下：

选择“文件”→“选项”→“校对”→“自动更正”，在出现的“自动更正”对话框中选择“自动套用格式”选项卡，如图3-19所示。 在“应用”选项区中选择“自动项目符号列表”复选框。 单击“确定”按钮即可在键入文本时，自动创建项目符号或编号。

2.添加项目符号

如果要将已经输入的文本转换成项目符号列表，则可按如下步骤进行操作：

选择要添加项目符号的段落。 选择“开始”选项卡→“段落”组→“项目符号”命令下拉按钮，选择项目符号，或打开“定义新项目符号”(见图3-20)对话框，在该对话框中通过“符号”“图片”等按钮设置新的项目符号。

3.添加编号、创建多级符号列表

若要给段落添加编号，单击“开始”选项卡→“段落”组→“项目符号”命令下拉按钮，选择项目编号。 如果用户想采用其他格式、样式的编号，可以单击“定义新编号”，出现“定义新编号格式”对话框(见图3-21)，选择所需选项，单击“确定”即可。

若要创建多级编号和列表，则在图3-22中定义多级列表，或在段首输入数学序号，如一、二、;(一)、(二);1、2，然后按住“Enter+Tab”键，则下一个段落将使用下级编号格式。 如在段首输入“1.1”“1-1”之类的序号时，然后按住“Enter+Tab”键，则下一个段落将使用下级编号格式，如图3-23所示。

每按一次“Tab”键(或单击工具栏上的“增加缩进量”按钮)，编号会降低一个级别。而每按一次按“Shift+Tab”(或单击工具栏上的“减少缩进量”按钮)，编号会上升一个级别。

3.3.2 边框和底纹

在处理Word文档过程中，有时为了获得一些特殊效果，需要为页面、文字或段落加上边框和底纹。

1.为文档中的页面添加边框

(1)单击“开始”选项卡→“段落”组→“框线”右侧下拉按钮，单击“边框和底纹”，弹出“边框和底纹”对话框，如图3-24所示，再单击“页面边框”选项卡。

(2)如果希望边框只出现在页面的指定边缘(如只出现在页面的顶部边缘)，单击“设置”下的“自定义”选项，然后在“预览”下单击要添加边框的位置。

(3)选择“线型”选区，选择线型、宽度、颜色以及是否指定艺术型。

(4)选定“应用范围”下的所需选项。

(5)要指定边框在页面上的精确位置，单击“选项“命令，然后选择所需选项再单击“确定”按钮即可。

2.为文档中的文字添加边框

可以通过添加边框来将某些段落或选定文字与文档中的其他部分区分开来。

(1)选定段落或文字添加边框。

(2)打开“边框和底纹”对话框，单击“边框”选项卡。

(3)选择“应用范围”框中的选项(“段落”或“文字”)。

(4)如果要指定边框相对于文本的精确位置，单击“应用范围”下的“段落”选项，然后单击“选项”按钮，再选择所需选项，再单击“确定”按钮即可。

注意：若要为字符添加简单的边框，单击“开始”选项卡中“字体”组的“字符边框”按钮即可。

3.为文档中的文字添加底纹

可以使用底纹来突出显示文字。

(1)选定需要添加底纹的段落或文字。

(2)打开“边框和底纹”对话框，单击“底纹”选项卡。

(3)设置底纹图案，选择填充颜色。

(4)在“应用范围”下单击相应的选项，再单击“确定”即可。

注意：若为字符添加简单的底纹，单击“开始”选项卡中“字体”组的“字符底纹”按钮即可。

4.“边框和底纹”对话框中“横线”的应用

除了在“边框和底纹”对话框的“线型”列表中列出的线型之外，还可以在文档中插入一条漂亮的横线，以分隔段落。

(1)单击要插入横线的位置。

(2)打开“边框和底纹”对话框。

(3)单击“横线”按钮，在出现的“水平线”对话框中选择需要的横线线型。

(4)选择所需线型，单击“确定”按钮即可。

3.3.3 分栏

有时候用户需要将文档的某一段比较长的文字分成两栏或三栏，使页面文字便于阅读，更加美观、生动，则需要使用Word 2010提供的分栏的功能来完成。

(1)对文档进行分栏的最简单的方法是：单击“页面布局”选项卡中“页面设置”组的“分栏”，在弹出的下拉列表中选择所需的分栏。

(2)若要自定义分栏，操作方法如下：

①选定将要进行分栏排版的文本，单击“页面布局”选项卡“页面设置”组中的“分栏”，在弹出的下拉列表中选择“更多分栏”弹出“分栏”对话框，如图3-25所示。

②在“预设”区域中选择分栏格式及栏数，如果栏数不满足要求，可在“栏数”选值框中选择。 若希望各栏的宽度不相同，取消“栏宽相等”选项的选定，然后分别在“栏宽”和“间距”选值框内进行操作。

③选定“分隔线”选项，可以在各栏之间加入分隔线。

④在“应用于”选择插入点后，选定“开始新栏”复选框，则在当前光标位置插入“分栏符”，并使用上述分栏格式建立新栏。 单击“确定”按钮，文档会按设置进行分栏。

只有在“页面”视图中才能看到分栏的情形。 若想快速地调整栏间距，可通过“水平标尺”来完成。

3.3.4 首字符下沉

首字符下沉是将一段中的第一个字放大后显示，并下沉到下面的几行中。

(1)将光标置于要设置首字下沉的段落中。

(2)单击“插入”选项卡“首字下沉”下拉按钮，选择下沉的位置，或单击“首字下沉”选项则出现“首字下沉”对话框，如图3-26所示。

(3)在“首字下沉”对话框的“位置”区内，选择所需的格式类型，在“选项”组内，选择字体、下沉行数以及距正文的距离。

(4)单击“确定”按钮，即可按所需的要求完成段落首字下沉设置。

3.3.5 脚注、尾注和题注

1.插入脚注和尾注

脚注和尾注用于在打印文档中为文档中的文本提供解释、批注以及相关的参考资料。 可用脚注对文档内容进行注释说明，而用尾注说明引用的文献。 具体操作如下：

(1)移动光标插入点到需要插入脚注和尾注的位置。

(2)单击“引用”选项卡“脚注”工具组中的“插入脚注”或“插入尾注”按钮即可在光标位置自动插入脚注和尾注的编号，用户可以在编号对应位置输入脚注和尾注的文字。

(3)单击“引用”选项卡“脚注”工具组右下角按钮打开“脚注和尾注”对话框，可设置脚注或尾注的位置、编号格式等。

2.修改、删除脚注或尾注

修改脚注或尾注：切换至普通视图，双击文档脚注和尾注信息，或应用右下角“选择浏览对象”选择按脚注或尾注浏览修改其内容。

删除脚注或尾注：选择脚注或尾注的编号，按“Delete”键即可删除该脚注。

3.题注

如果Word 2010文档中含有大量图片，为了能更好地管理这些图片，可以为图片添加题注。 添加了题注的图片会获得一个编号，并且在删除或添加图片时，所有的图片编号会自动改变，以保持编号的连续性。

在Word 2010文档中添加图片题注的方法如下：

打开Word 2010文档窗口，右键单击需要添加题注的图片，并在弹出的快捷菜单中选择“插入题注”命令，或者单击选中图片，在“引用”选项卡中“题注”组的“插入题注”按钮。

在打开的“题注”对话框中单击“编号”按钮。

打开“题注编号”对话框，单击“格式”下拉三角按钮，在打开的格式列表中选择合适的编号格式。 如果希望在题注中包含Word 2010文档章节号，则需要选中“包含章节号”复选框。 设置完毕后单击“确定”按钮。

返回“题注”对话框，在“标签”下拉列表中选择“Figure(图表)”标签。 如果希望在Word 2010文档中使用自定义的标签，则可以单击“新建标签”按钮，在打开的“新建标签”对话框中创建自定义标签(如“图”)，并在“标签”列表中选择自定义的标签。 如果不希望在图片题注中显示标签，可以选中“题注中不包含标签”复选框。 单击“位置”下拉三角按钮选择题注的位置(例如“所选项目下方”)，设置完毕单击“确定”按钮即可在Word 2010文档中添加图片题注。

在Word 2010文档中添加图片题注后，可以单击题注右边部分的文字进入编辑状态，并输入图片的描述性内容。

3.3.6 样式和模板的使用

1.样式

(1)样式的概念。

样式是指一组已经命名的字符、段落、表格等格式。 它规定了标题、题注以及正文等各个文本元素的格式。 用户可以将一种样式应用于某个段落，或段落中选定的字符上。 这样所选定的段落或字符便具有这种样式定义的格式。 利用它可以快速改变文本的外观。

在Word中有很多已经设置好的样式，如标题样式、正文样式等。 使用样式可以对具有相同格式的段落和标题进行统一控制，而且还可以通过修改样式对使用该样式的文本的格式进行统一修改。

Word 2010提供的样式包括字符、段落、表格、链接段落和字符、列表等样式。

字符样式影响段落内选定文字的外观，如文字的字体、字号、加粗及倾斜的格式设置等。 即使某段落已整体应用了某种段落样式，该段中的字符仍可以有自己的样式。

段落样式控制段落外观的所有方面，如文本对齐、制表位、行间距、边框等，也可能包括字符格式。

Word本身自带了许多样式，称为内置样式。 如果Word提供的标准样式不能满足需要，就可以自己建立样式，称为自定义样式。 用户可以删除自定义样式，却不能删除内置的样式。

(2)样式列表。

“开始”选项卡中的“样式”组提供了常用样式列表，单击样式组右下角打开“样式”列表(见图3-27)。

从“样式”下拉列表框中可以明显区分出字符样式和段落样式。 字符样式用一个加粗、带下划线的字母“”表示，段落样式用段落标记符号“”来表示。

(3)新建样式。

新建字符样式的方法如下：

①打开“样式”列表(见图3-27)。

②单击“样式和格式”任务窗格中的“新建样式”按钮，出现“根据格式设置创建新样式”对话框(见图3-28)，在“名称”框中键入样式的名称。

③单击该对话框中左下角的按钮右边的下三角按钮，在下拉列表框中选择“字符”和“段落”等分别设置新建样式的格式。 如设置字符格式为“楷体”，段落格式为“左对齐”，行距为1.5倍。

在“新建样式”对话框中，各项含义如下：

· 名称：输入新建的样式名称。

· 样式类型：为新建的样式选择样式类型。 如选择下拉列表框中的“段落“选项，则新建一个段落样式。

· 格式基准：如果要使新建样式基于原有的样式，则在该下拉列表框中选择原有的样式名称。

· 后续段落样式：指在应用本样式段落后下一段落默认使用的的样式。

· 添加到模板：将修改添加到创建该文档的模板中，否则，修改只对当前文档有效。

· 自动更新：如果修改了样式，则自动更新应用了该样式的文本。

④单击“确定”按钮完成操作。

(4)应用已定义的样式。

①要应用段落样式，可单击段落或者选定要修改的一组段落。

②要应用字符样式，可单击单词或选定要修改的一组单词。

③单击“样式”列表中要应用的样式名即可。

(5)修改样式。

①单击如图3-27所示“样式”列表中样式旁的下拉按钮。

单击“修改”命令，打开“修改样式”对话框，对该样式重新进行设置。

②修改完毕后，单击“确定”按钮。 样式被修改后，文档中应用该样式的文本也会自动应用修改后的样式。

(6)删除样式。

①单击“样式”列表中样式旁的下拉按钮选择删除。

②或在样式列表中右击要删除的样式的下拉列表，然后单击“删除”。

③在出现的对话框中单击“是”即可。

如果要清除某种格式的文本，首先选中要清除格式的文本，打开“样式”列表窗格，单击其中“全部清除”命令，则文本原有的格式就会被清除，代之以当前文档使用的默认格式。

2.模板

(1)模板的概念。

模板就是某种文档的式样和模型，又称样式库，是一群样式的集合。 利用模板可以生成一个具体的文档。 因此，模板就是一种文档的模型。

模板是创建标准文档的工具。 模板决定文档的基本结构和文档设置，例如，页面设置、自动图文集词条、字体、快捷键指定方案、菜单、页面布局、特殊格式和样式。

任何Word文档都是以模板为基础创建的。 当用户新建一个空白文档时，实际上是打开了一个名为“Normal.dot”的文件。

模板的两种基本类型为共用模板和文档模板。 共用模板包括Normal模板，所含设置适用于所有文档。 文档模板(如博客文章和书法字帖)所含设置仅适用于以该模板为基础的文档。 Word提供了许多文档模板，用户也可以下载或创建文档模板。

(2)模板的使用。

①单击“文件”→“新建”命令，如图3-29所示，出现“新建文档”任务窗格，在其中选择要使用的模板类型。

②单击“模板”对话框中的某一选项卡，选择需要的模板，再单击“创建”按钮即可。

提示：当选中某个模板时，某些模板的样式示例会显示在“预览”框中。

(3)修改模板。

模板通常存放在文件夹Templates中。

①单击“文件”→“打开”命令，然后在Templates文件夹中找到并打开要修改的模板。

②更改模板中的文本和图形、样式、格式、自动图文集词条等，单击“保存”按钮。

更改模板后，并不影响基于此模板的已有文档的内容。 只有在选中“自动更新文档样式”复选框的情况下，打开已有文档时，Word才更新修改过的样式。

(4)创建模板。

下面，以具体实例说明模板的创建过程。

①新建一个文档，输入一个目录，然后分别对章、节(1.1)、小节(1.1.1)应用样式：标题1、标题2、标题3。 然后再分别修改这几个样式成需要的样式。

②单击“文件”→“另存为”命令，在“另存为”对话框中选择文件类型为“文档模板”，文件命名为“教材模板”。

③单击“文件”→“新建”命令，在“新建文档”任务窗格中选择“我的模板”，再在弹出的对话框中选择“教材模板”，应用此模板可以快速创建所需格式的文档，或者选择“根据现有内容创建”选项，再弹出的“根据现有文档创建”对话框中选择相应模块。

3.3.7 编辑长文档

大纲视图主要用于查看文档的结构以及管理较长的文档，可以清晰地看到文档的标题及其层次关系，并且可以方便地重新组织文档。 在大纲视图中，新增“大纲”选项卡，使用“大纲”选项卡中的相应按钮可以容易地“折叠”或“展开”文档，对大纲中各级标题进行“上移”或“下移”“提升”或“降低”等调整文档结构的操作。 大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。

1.创建、编辑大纲文档

创建长文档应用大纲视图更方便，确定文档的构思后，应先把该文档的纲目框架建立好，创建纲目时应用样式，如标题1、标题2，也可以自定义样式。 在创建文档的目录时要求文档必须使用了这些样式。 设置好纲目后，再输入正文，以后就可以方便地使用大纲视图进行编排了。

(1)创建大纲文档。

①在大纲视图下创建新文档。 具体的操作步骤如下。

步骤1：首先打开一个空白文档，单击“大纲视图”按钮，切换到“大纲视图”模式。

此时Word会自动显示“大纲”工具栏，而且空白文档的起始位置也自动出现了一个分级显示符号。

步骤2：用户开始输入文章的标题，每输入一个标题后按回车键，Word将按照内置标题样式来设置标题。

步骤3：输入时若要改变标题的级别，可单击工具栏中“大纲级别”框选择新的级别后再接着输入标题。

步骤4：所有标题输入完毕后，如果需要调整某些标题的级别，可将光标插入点置于标题中，然后在“大纲”工具栏中单击提升“”或降低“”按钮，将标题调整至所需级别。 若要调整标题位置，请将插入点置于标题中，然后单击“大纲”工具栏上的上移“”或下移“”按钮，将标题移动至所需位置(标题的从属文本随标题移动)。

如果对当前的布局满意，可切换到普通视图或页面视图来添加图片和更详细的正文。

②在大纲视图下修改普通文档。 可以在大纲视图下修改普通正文文档，使之成为条理清晰的大纲文档。

打开一个普通文档，切换到“大纲视图”模式，将光标定位于标题或正文中，单击“提升”或“降低”按钮，或利用“大纲级别”框定义不同的级别，Word会自动将相应的标题样式应用于标题，或将正文样式应用于正文，从而生成大纲文档。

(2)大纲视图的基本操作。

①大纲内容的选定。 对大纲文档操作的前提是选定操作目标，因此先介绍大纲内容的选定方法。

标题的选定：只选定标题，不包括它的子标题和正文。 可将鼠标移至此标题的左端文本选定区域，鼠标光标变为反向箭头时单击左键即可选定该标题。

正文段的选定：单击此段前的大纲符号(小方格)即可选定该正文段落。

同时选定标题及正文：单击标题前的大纲符号(空心加符号)即可选定该标题及其所有的子标题和正文段。

②改变大纲标题的级别。 如果要对一个标题进行级别的提升和降低操作，首先选定此标题或光标定位到标题中，然后通过以下方法实现：

在“大纲”工具栏中单击“提升”或“降低”按钮，将标题调整至所需级别。 如果单击“降为正文文本”按钮则直接将标题降级为正文。

选择“大纲级别”框中的某一级别名更新当前标题的级别。

按Tab键降低标题的级别;按“Shift+Tab”组合键提升标题的级别。

对某一个标题进行级别改变时，其下属的子标题不随之改变，除非同时选定标题及其子标题。

③大纲标题的展开、折叠及分级显示。 Word 2010提供的文档折叠功能使混乱无序的长文档变得条理清晰。

选定要扩展或折叠的标题或光标定位到此标题中，单击“大纲”工具栏中的“展开”按钮可展开标题下隐藏的内容;如果单击“折叠”按钮则可把此标题下属的内容折叠隐藏，折叠后的标题自动加上一条灰色下划线。

在“大纲”工具栏上的“显示级别”下拉列表框中，选择所要显示的某一标题级别，则整个文档只显示从1级到所选级别的标题。 如果要全文显示，则选择下拉列表框中的“显示所有级别”。

④大纲视图中文本的移动。 在大纲视图中，可以通过向上或向下移动标题和文字，或对其进行提升或降低重新组织标题和文字。 操作步骤如下：

使用“大纲”工具栏上的按钮显示所需的标题和正文。

将插入点置于要移动的文本中，在“大纲”工具栏上，单击“上移”或“下移”按钮，将文本移动到所需的位置。也可按下标题和正文的大纲符号(、和)上下拖动来重新排列文本。 拖动大标题的符号时，该标题下的子标题和正文将同时移动或改变其级别。

如果选定的标题中包含折叠的从属文本，则须同时选定折叠的文本，否则会只移动标题而不移动内容。

2.创建目录

在一篇文档中，如果各级标题都有了恰当标题样式(可以是内置的样式或自定义样式)，Word会识别相应的标题样式，创建目录时可以自动完成制作。 如果以后用户对标题进行了调整，也可以很方便地利用目录的更新功能，快速地重新生成调整后的新目录。 具体操作步骤如下：

(1)移动光标插入点要需要生成目录的位置(一般在页首的位置)。

(2)从“引用”选项卡的“目录”组中选择内置目录样式，单击“插入目录”打开“目录”对话框，如图3-30所示。

(3)选中“显示页码”复选框，以便在目录中显示页码，选中“页码右对齐”复选框，可以使页码右对齐页边距。 在“显示级别”微调框中指定要显示的最低级别。

(4)单击“修改”按钮，打开“样式”对话框，从中设定各级目录的格式，如图3-31所示。

(5)单击“确定”按钮，就可以从文档中抽取目录，如图3-32所示是抽取的目录。 也可以从其他样式中创建目录。

若对图片、图形对象设置了题注，可以在“题注”功能区单击“插入表目录”打开“索图表目录”对话框，对图片、图形创建图表目录。

【思考题】

(1)举例说明定义新的项目符号和编号的操作方法。

(2)在“边框和底纹”对话框中包括哪几个选项卡? 设置边框和页面边框有何区别? 边框和页面边框的应用范围有什么不同?

(3)什么是样式、模板? 二者有何区别?

(4)举例说明应用大纲创建目录的操作方法?