一、社区矫正人员档案的建立

（一）社区矫正人员档案的收集

社区矫正人员档案的收集，是社区矫正人员档案管理的第一个环节，县级司法行政机关要加强对司法所社区矫正档案工作的指导和管理，及时传递社区矫正人员相关法律文书和有关材料。社区矫正人员档案收集的主要工作包括:

1.县 （市、区）司法局和司法所应当在矫正人员被决定执行社区矫正之日起建立矫正档案，一人一档、专人负责，档案由乡镇 （街道）司法所统一保管。

2.司法所要有专门的社区矫正人员档案柜；县 （市、区）司法局要建立专门的社区矫正人员档案室。

3.社区矫正人员档案一般应涵盖社区矫正人员的基本信息资料，如社区矫正人员基本情况等。

4.将对社区矫正人员执行刑罚的法律依据文件收集归档。

5.认真审查、鉴别矫正工作期间形成的材料，确保矫正工作材料真实、准确。

6.要及时对社区矫正人员的档案材料进行补充。

（二）社区矫正人员档案的整理

1.社区矫正人员的档案材料，要按照要求及时进行整理。将接收到社区矫正人员的档案材料认真鉴别，科学、规范分类，按照时间先后的顺序排列，统一编排页码，然后制作档案材料目录，并按照标准进行装订。社区矫正人员档案材料的排列顺序一般是将对社区矫正人员执行刑罚的法律依据文件排列在前，将社区矫正人员在矫正期间形成的材料排列在后。

2.社区矫正执行档案的相关法律文书列入社区矫正人员档案正卷，司法所社区矫正工作档案与社区矫正人员档案副卷合并建档留存。入档材料应做到准确、齐全、清晰、洁净、规范，符合国家档案管理和司法文书制作的有关规定。

3.入档材料一律使用蓝黑墨水、碳素墨水书写或打印机单黑色打印，不得使用圆珠笔、铅笔或复写纸书写。同一份材料的内容书写用色应当一致，不得出现混用现象。

4.社区矫正人员姓名、年龄、文化程度、籍贯、住址等基本情况及主要犯罪事实，应以人民法院判决书为准。

5.入档材料应按项如实填写，不得空项。凡没有具体内容的，应填写“无”。

6.社区矫正人员的罪名、矫正类别等表述应完整准确，不得简写。数字应统一使用汉字小写或阿拉伯数字，不得出现混用现象。

7.社区矫正工作人员或矫正人员在材料上签字一律用姓名的全称，不得代签、略写。所有签名均在姓名下方注明时间 （年月日）。姓名应签在材料的右下角或适当位置，不得越出装订线。

8.凡盖章或捺手印应一律使用红色印泥。

9.入档材料用语应客观、准确、具体、明了，符合语法规范，并与所写人身份相符，不得出现编造、假设、事实不清等现象。

10.文书填写制作应注意内容表述简明精炼，引用法律准确规范，必须使用全称，语言文字严谨清楚。文书印刷格式和纸张使用，应按照 《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999）的要求执行，用纸采用国际标准A4型；对于一式多份且需要加盖骑缝章的文件，采用A3型或A3拼接型，左侧装订，所有材料的装订应用线装订，不得使用订书针、曲别针等金属物品。文件标题字体一般用二号小标宋，正文字体一般用三号仿宋。栏目较多的表格式文书，填写时可用小四号仿宋 （见司法部关于印发和使用的 《社区矫正执法文书格式》的通知，2012年）。

11.社区矫正人员档案袋及档案材料封面、目录表、卷内备考要统一。

12.在建立纸质档案的同时，应建立社区矫正人员的电子档案，《社区矫正执法文书》应录入省市社区矫正管理平台，以便及时查找和使用。在具体工作中，应以电子文档格式制作文书为主，尽量减少成批印刷，节约行政成本。

（三）社区矫正人员档案的保管

1.社区矫正人员档案必须由专人负责保管，遵守档案管理的一般要求，具备保密、防遗失、防火、防潮、防蛀、防霉、防尘等基本保管条件。

2.查阅社区矫正人员档案，必须严格履行登记手续。社区矫正组织内部人员查阅，须经保管人员同意；外调人员查阅档案，凭县 （市、区）以上人民政府或政法机关外调介绍信和本人有效证件 （身份证、工作证），经县（市、区）司法局批准，在指定地点阅档，并填写 “社区矫正人员档案借阅登记表”备查。无关人员一律不得查阅社区矫正人员档案。任何人不得用电话查阅档案。

3.档案管理人员必须严格遵守档案管理保密制度，不得泄露档案内容，确保档案的安全；输入社区矫正人员档案的计算机不得直接或间接与国际互联网或其他网络连接，以确保档案的安全。

4.未成年社区矫正人员、犯罪时不满18周岁被判处5年有期徒刑以下刑罚的社区矫正人员，档案应当封存，不得向任何单位和个人提供。但司法机关为办案需要，经人民法院审核批准后，可以查询。

5.查档人阅档时不得改变档案原样，如需摘抄、复印材料的，须经司法局负责人批准。

6.社区矫正人员矫正地址变更时，档案应移交变更地的司法所。矫正人员又犯新罪、收监执行的，档案应移交侦查、监狱机关。档案移交应办理交接登记手续。

7.档案管理人员应定期对档案进行检查清点，对于损坏的档案要及时采取措施，进行修补或复制。

8.档案管理人员因工作调动或其他原因不再从事此项工作的，应做好档案移交工作，办理交接登记手续。

9.社区矫正人员住址变更时，档案应移交变更地的县 （市、区）司法局。社区矫正人员再犯新罪、收监执行的，档案应移交侦查、监狱机关，档案移交应办理交接登记手续。

10.社区矫正人员解除社区矫正后，社区矫正工作档案交社区矫正人员期满时所在县 （市、区）司法局集中统一保管。保管期限为15年。

11.对于那些已过保存时效或已失去保存价值的材料，需要销毁的社区矫正人员档案，将其材料逐卷登记，编制销毁清册，经县级社区矫正机构领导书面审批后，在符合保密条件下，由两人监督销毁，并报上级主管单位档案部门备案。