应用文从广义上来说，是指非文学形式的书面语言形式。我们平常所说的应用文主要是指国家机关、企事业单位、社会团体及人民群众在日常工作、生产和生活中办理公私事务时所使用的具有实用价值和某种惯用格式的文体，如个人和公务书信、商务函件、电报、协议与合同、告示、广告及说明书等形式。

应用文的主要特点是实用。这就决定了它既不同于文学创作，也不同于日常口头的交际用语。简单说来它有以下三个主要特点：

1）格式规范

应用文的格式，也是一种语言，一种文化的表现形式，是使用这一语言的人们在长期的社会活动中形成的。

2）文体朴实

应用文是要解决实际问题的，不是为了以情动人。因此，在文字表达上，它注重客观表述，句法和用词都很朴实。

3）简明扼要

应用文的实用性决定了它必须简明扼要。现代社会生活节奏的加快，使人们越来越注重效率，节约时间。因而用简明扼要的语言把事物表述清楚，也就成为应用文的重要特点。