六、联系八的使用

使用Outlook提供的联系人功能，用户可以把需要经常联系的邮件用户地址放到通讯簿里。发送邮件时只需从通讯簿中选择地址，不需要每次都输入；查看接收到的邮件时，如果通讯簿里面存在该邮件地址，也直接能显示通讯簿里对应的联系人信息。通讯簿不但可以记录联系人的邮件地址，还可以记录联系人的电话号码、家庭地址、业务以及主页地址等信息。除此之外，用户还可以利用通讯簿功能在Internet上查找用户及商业伙伴的信息。

(一)管理联系人

1.创建和添加联系人

(1)启动Outlook后，单击左下角的“联系人”，弹出“联系人”窗口，如图7-51所示。

图7-51　“联系人”窗口

(2)单击左上角的“新建联系人”按钮，弹出“新建联系人”窗口，如图7-52所示，输入联系人信息，单击“保存并退出”按钮，返回联系人主界面，这时候就显示出了添加的联系人的名片。在名片上单击鼠标右键，可以进行相应的删除，双击打开名片后还可以进行修改。

图7-52　“新建联系人”窗口

2.创建和添加联系人组

(1)使用联系人中的姓名创建联系人组：

1)启动Outlook后，单击左下角的“联系人”，弹出“联系人”窗口，单击左上角的“新建联系人组”按钮，弹出“新建联系人组”窗口，如图7-53所示。

2)在“名称”中输入联系人组的名称。

3)在“联系人组”选项卡上的“成员”组中，单击“添加成员”按钮，然后单击“来自Outlook联系人”“从通讯簿”或“新建电子邮件联系人”按钮，比如，选择“从通讯簿”，弹出“选择成员：联系人”窗口，如图7-54所示，在通讯簿下选择联系人。

图7-53　“新建联系人组”窗口

图7-54　“选择成员：联系人”窗口

4)双击要添加的成员，单击“确定”按钮完成添加。

联系人组将以提供的名称保存在“联系人”文件夹中。

(2)通过从电子邮件中复制姓名创建联系人组：

1)在要复制姓名的电子邮件中，单击“收件人”“抄送”框中的姓名。

2)右击所选的姓名，然后单击“复制”按钮。

3)在“邮件”对话框中，选择“开始”选项卡上的“新建”组中，单击“新建项目”，再单击“其他项目”，然后单击“联系人组”。

4)在“名称”框中，输入联系人组的名称。

5)在“联系人组”选项卡上的“成员”组中，单击“添加”成员按钮，然后单击“来自Outlook联系人”或“从通讯簿”。

6)在“选择成员”对话框底部的“成员”框中，单击鼠标右键，然后单击“粘贴”按钮。

(3)添加从他人那里接收的联系人组：当收到一封要使用的联系人组的邮件时，可将其保存到“联系人”中。

1)打开包含联系人组的邮件。

2)在“收件人”或“抄送”框中，右击该联系人组，然后单击“添加到Outlook联系人”。

(二)导出联系人

(1)选择“文件”菜单下的“打开”命令里的“导入”选项(虽然是导出联系人，但Microsoft把导入导出功能都放在这里)，在打开的“导入和导出向导”对话框中选择“导出到文件”选项，然后单击“下一步”按钮。

(2)这时打开了“导出到文件”对话框。为了修改联系人信息，选择“Microsoft Excel 97-2003”选项，单击“下一步”按钮。

(3)接下来选择要导出的账户的联系人，如选择×××＠163.com账户下的“建议的联系人”，单击“下一步”按钮。

(4)选择导出的联系人文件存放的位置，并输入文件名，如“潘丹的联系人.xls”，单击“下一步”按钮。

(5)选择要导出的联系人的信息，默认所有基本信息，直接单击“完成”按钮，完成导出。

这时候就把联系人导出到了刚才保存的“潘丹的联系人.xls”文件中了，可以直接用Excel打开，查看或修改。

(三)导入联系人

在日常生活或工作中，如果同学或其他人也想用这些联系人，或者更换计算机重新安装系统并且重新安装了Outlook，那么就可以把导出的联系人文件再次导入进来，无须手动一个一个地添加联系人。

由于导入和导出功能在一起，而且步骤差不多，这里简要说明如下。

(1)选择“文件”菜单下的“打开”命令里的“导入”选项，在打开的“导入和导出向导”对话框中选择“从另一个程序或文件导入”选项，然后单击“下一步”按钮。

(2)选择要导入的文件类型，选择与导出的文件类型一致，比如选择“Microsoft Excel 97-2003”选项，单击“下一步”按钮。

(3)选择要导入的文件，单击“浏览”按钮，如选择刚才导出的“潘丹的联系人.xls”文件，单击“下一步”按钮(这里有三个选项，可以根据需要选择)。

(4)选择目标文件夹，因为导出的是“建议的联系人”，所以还是导入到“建议的联系人”文件夹下，单击“下一步”按钮。

(5)选择要导入的联系人的基本信息有哪些，因为导出时选择的是默认的全部信息，这里也选择默认的全部信息，直接单击“完成”按钮。

这时就会在“建议的联系人”下看到刚才导入的联系人信息，完成导入。