五、Outlook邮件的管理

在Outlook中，可以对邮件设置一定的规则进行分类管理。这些邮件可以是“收件箱”“发件箱”“已发送邮件”“已删除邮件”“草稿”和用户新建文件夹中的邮件。

收件箱：保存各账户收到的已读和未读的邮件。

发件箱：保存各账户没有发送到收件服务器的邮件，按“发送/接收”按钮时，会自动发送其中的邮件。

已发送邮件：保存各账户已成功发送到收件服务器的邮件，包括邮件账户错误的邮件。

已删除邮件：保存用户删除的邮件，以便用户在必要时阅读。

草稿：保存用户撰写后尚未发送的邮件，一旦用户做了“发送”操作，这个邮件立即转到“发件箱”中，等待发送；如果发送成功，这个邮件即转到“已发送邮件”箱中。

(一)使用文件夹为邮件分类

下面将具体介绍“收件箱”中邮件进行分类设置的过程，其他文件夹中的邮件分类设置类似。用户可利用Outlook的邮件分类管理功能，在“收件箱”文件夹中添加一些新的文件夹并设置一定的规则，可以自动地将接收到的邮件分门别类归入不同的文件夹中，这样用户就可以按其轻重缓急程度来收取和处理收到的邮件，下面介绍其操作方法。

1.建立文件夹

(1)在Outlook窗口中，如图7-40所示，鼠标右键单击“收件箱”，在弹出的快捷菜单中选择“建立文件夹”命令，弹出“新建文件夹”对话框，如图7-41所示。

图7-40　Outlook窗口

图7-41　“新建文件夹”对话框

(2)在这个对话框中输入新建文件夹的名称并选择新文件夹创建的位置，这里默认“收件箱”(可以选择其他位置)，输入完毕后，单击“确定”按钮就可以在“收件箱”下新建一个文件夹。

2.手工移动邮件 对于“收件箱”中原有的邮件，用户可以用手工的方法将其移动到指定的文件夹中。具体操作方法如下。

(1)在Outlook窗口中，在“收件箱”视图界面中，右键单击需要移动到目的文件夹中的邮件，在弹出的快捷菜单中选择“移动到文件夹”命令，弹出“移动”对话框。

(2)在这个对话框中，选择要将邮件移动到的目的文件夹(还可以新建文件夹)，单击“确定”按钮就可以把邮件移动到指定的文件夹中。

3.删除邮件 在Outlook窗口中，打开“收件箱”，右键单击要删除的邮件，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，则该邮件就从“收件箱”移到了“已删除邮件”文件夹里。单击“已删除邮件”，右键单击已删除的邮件，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，这时系统会弹出一个对话框，问你“确实要删除这些邮件吗？”，点击“是(Y)”，这封邮件就彻底删除了。

(二)使用邮件规则

所谓规则，就是Microsoft Outlook对满足规则中指定条件的到达或发送的邮件自动执行的操作。

借助Outlook的“邮件规则”可以在收信时自动把不同的来信分类放在相应的文件夹中。具体的设置如下。

(1)启动Outlook后，选择“开始”选项卡，单击“移动”功能区中的“规则”按钮下的小三角，在出现的菜单中选择“管理规则和通知”，弹出“规则和通知”对话框，如图7-42所示。

图7-42　“规则和通知”对话框

(2)选择“电子邮件规则”选项卡，单击“新建规则”按钮，此时会弹出“规则向导”对话框，先选择“将某人发来的邮件移至文件夹”项，比如想将从cmucchappymn＠163.com发来的邮件自动存放到“同事的来信”的文件夹中，单击“个人或工作组”，在弹出的“规则地址”对话框中指定发件人，单击“确定”按钮返回，如图7-43所示。

图7-43　设置“个人或工作组”

(3)单击“指定”按钮，在弹出的“规则和通知”对话框中指定文件夹，单击“确定”按钮返回，如图7-44所示。

图7-44　设置“指定文件夹”

(4)在“规则向导”对话框中单击“下一步”按钮，在“想要检测何种条件”的“步骤1”区域，选择“发件人为个人或公用组”，如图7-45所示。

图7-45　设置“选择条件”

(5)单击“下一步”按钮，在“如何处理该邮件”的“步骤1”区域，选择操作“停止处理其他规则”和“将它移动到‘指定’文件夹中”，如图7-46所示。

图7-46　设置“选择操作”

(6)单击“下一步”按钮，可以将特殊情况下的例外添加到规则中，如果满足指定的任意例外，将不会对邮件应用规则。在“是否有例外”的“步骤1”区域中，选择“发件人为个人或公用组时除外”，在“步骤2”区域中，单击“个人或公用组”，在弹出的“规则地址”对话框中指定发件人，单击“确定”按钮，如图7-47所示。

(7)单击“下一步”按钮，完成规则设置。指定规则名称和设置规则选项，通常为了容易了解这些规则的内容，一般将规则的名称修改为有意义的名称，在“指定规则的名称”中输入新的名称即可，如图7-48所示。单击“完成”按钮，创建后的规则如图7-49所示。

图7-47　设置“例外”

图7-48　完成规则设置

图7-49　创建后的规则显示

(三)定时发送/接收邮件

Outlook提供了定时收取邮件的功能，如果每天都要收取邮件，设置这项功能可以给用户带来很大的方便。方法如下：

(1)启动Outlook后，选择“发送/接收”|“发送/接收组”下的“定义发送/接收组”选项，弹出“发送/接收组”对话框，如图7-50所示。

图7-50　设置自动“发送/接收”的时间间隔

(2)在“发送/接收组”对话框中，有一项是“安排自动发送/接收的时间间隔为”，可以修改检查的时间间隔，默认为30分钟。

(3)单击“关闭”按钮完成，以后当一直运行Outlook时，就可以根据设置的时间间隔定时地自动收取邮件。

(四)邮件筛选

邮件筛选是Outlook 2010一项很实用的功能，在Outlook的主界面右侧提供了一个“筛选电子邮件”按钮，单击该按钮Outlook将提供“未读邮件”“有附件”“发送日期”“分类标记”等七大类几十组小项的条件列表，单击后便能马上筛选出符合条件的邮件。同时这些功能还允许用户自行创建筛选条件，供用户定义更多细节。