二、演示文稿的基本操作

(一)创建演示文稿

PowerPoint启动后，系统默认创建一个演示文稿。如果要创建新的演示文稿，通常有以下几种方法。

(1)新建空白演示文稿：单击“文件”选项卡中的“新建”选项，然后选择“空白演示文稿”，再单击“创建”按钮，如图5-2所示。

图5-2　新建空白演示文稿

(2)新建模板演示文稿：单击“文件”选项卡中的“新建”选项，然后选择“样本模板”，选择一个要创建的模板，再单击“创建”按钮，如图5-3所示。

图5-3　新建模板演示文稿

(3)新建主题演示文稿：单击“文件”选项卡中的“新建”选项，然后选择“主题”，选择一个要创建的主题，再单击“创建”按钮，如图5-4所示。

图5-4　新建主题演示文稿

除了上述三种方法外，在“新建”选项下的其他可用模板和主题都可以作为创建演示文稿的一种方式。

(二)打开演示文稿

(1)单击“文件”选项卡中的“打开”命令，然后在“打开”对话框中选择要打开的演示文稿，单击“打开”按钮。

(2)单击“文件”选项卡中的“最近所用文件”选项，在“在最近使用的演示文稿”中单击要打开的演示文稿，可打开已经保存的演示文稿。

(三)保存演示文稿

(1)单击“文件”选项卡中的“保存”命令(当第一次保存时会弹出“另存为”对话框，进行保存相关选项的设置)。

(2)单击“文件”选项卡中的“另存为”命令，弹出“另存为”对话框，进行保存相关选项的设置，单击“保存”按钮。

(3)单击标题栏上的“保存”按钮或按快捷键“Ctrl”＋“S”进行保存。

(4)单击“文件”选项卡中的“保存并发送”选项，可以选择一种文件类型进行保存，其中包括使用电子邮件发送、保存到Web、广播幻灯片等，同时还可以设置保存文件类型为创建视频、将演示文稿打包成CD、创建讲义等。

(四)PowerPoint的视图方式

PowerPoint的视图方式有普通视图、幻灯片浏览视图、阅读视图、幻灯片放映视图和备注页视图。视图之间的切换通常有两种方法：①单击“视图”选项卡(图5-5)，在“演示文稿视图”区中选择相应的命令进行切换；②通过视图按钮(图5-6)来切换(备注页视图除外)。

图5-5　PowerPoint窗口

图5-6　PowerPoint视图按钮

1.普通视图 是系统默认的视图方式，可用于撰写或设计演示文稿。该视图有三个工作区域：左侧为“幻灯片”和“大纲”之间切换的窗格；右侧为幻灯片窗格；底部为备注窗格。通过拖动窗格分界边框线可调整窗格的大小。在“幻灯片”窗格下，幻灯片以缩略图形式展现，可以进行移动、复制、删除幻灯片等操作。幻灯片窗格中显示的是当前编辑的幻灯片，是添加、编辑幻灯片元素的操作平台。在“大纲”窗格下，可以输入幻灯片版式中的标题与文本，可以移动、复制幻灯片。将演示文稿保存成网页时，“大纲”上的文本会变成表格内容以便在幻灯片中导航。在“备注”窗格下，可以对幻灯片添加备注。

2.幻灯片浏览视图 在幻灯片浏览视图中，以缩略图的形式显示演示文稿中的多张幻灯片。在该视图方式下，可以整体上浏览所有的幻灯片效果，同时显示多张幻灯片，看到整个演示文稿的外观。该视图主要用于幻灯片添加、删除、移动等操作。

3.阅读视图 阅读视图是以全窗口浏览的方式放映每张幻灯片的效果，在状态栏中出现“上一张”“菜单”和“下一张”按钮(图5-7)，用于控制幻灯片的放映。

图5-7　阅读视图中
的控制按钮

4.幻灯片放映视图 可全屏放映幻灯片，观看幻灯片的设计效果，但不能修改，可按“Esc”键退出放映视图；或者在放映状态下单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“结束放映”选项退出放映。

5.备注页视图 在备注页视图中，通过单击幻灯片缩图下方的备注页方框来输入演讲者的备注文字。

(五)幻灯片的编辑

幻灯片的编辑操作主要有幻灯片的选择、插入、删除、复制、移动、隐藏和取消隐藏等，这些操作可以在普通视图或幻灯片浏览视图方式下进行。

1.选择幻灯片

(1)选择单个幻灯片：单击幻灯片。

(2)选择多个连续幻灯片：先单击第一张幻灯片，按住“Shift”键，再单击最后一张幻灯片。

(3)选择多个不连续幻灯片：先单击第一张幻灯片，按住“Ctrl”键，再单击要选中的每一张幻灯片。

(4)选择全部幻灯片：按快捷键“Ctrl”＋“A”。

2.插入幻灯片

(1)插入新幻灯片：单击“开始”选项卡中的“新建幻灯片”按钮，在展开的下拉菜单中选择要插入幻灯片的主题模式，如图5-8所示，快捷键是“Ctrl”＋“M”。

图5-8　插入幻灯片

若要修改幻灯片的版式，操作步骤如下：①选择要设置版式的幻灯片；②单击“开始”选项卡中“幻灯片”中的“版式”按钮，在打开的下拉菜单中选择一种版式，选择的版式就会应用到选择的幻灯片上。

也可以在幻灯片窗格中或者在幻灯片浏览视图中，鼠标右键单击幻灯片，在快捷菜单中选择“新建幻灯片”命令，进行插入新幻灯片操作。

(2)插入幻灯片副本：选择一张幻灯片，再单击“开始”选项卡中的“新建幻灯片”按钮，下拉菜单下面的“复制所选幻灯片”命令项激活，单击此命令进行复制插入。

另外，在幻灯片窗格中，选择一张幻灯片后，按“Enter”键也可插入新幻灯片。

3.复制、移动幻灯片

(1)选择幻灯片后，使用“开始”选项卡中的“复制”“剪切”和“粘贴”命令按钮对幻灯片进行复制和移动。

(2)选择幻灯片后，使用鼠标左键拖动来实现移动，移动的同时按住“Ctrl”键可实现复制幻灯片。

(3)在幻灯片窗格或者幻灯片浏览视图中，鼠标右键单击幻灯片，在快捷菜单中选择相应的“复制”“剪切”“粘贴”命令进行操作。

这里的移动幻灯片操作通常也是调整幻灯片在演示文稿中位置的操作方法。

4.删除幻灯片

(1)鼠标右键单击要删除的幻灯片，在快捷菜单中选择“删除幻灯片”命令。

(2)选择要删除的幻灯片，按“Del”键删除幻灯片。

5.隐藏与取消隐藏幻灯片 幻灯片的隐藏和取消隐藏有两种方式：“幻灯片放映”选项卡中“隐藏幻灯片”命令和幻灯片快捷菜单中“隐藏幻灯片”命令。

使用这两种命令可进行隐藏幻灯片的操作，设置了隐藏的幻灯片通过这两个命令可取消隐藏。设置隐藏的幻灯片在播放时将不显示。

(六)演示文稿中元素的编辑

1.表格操作 在PowerPoint中插入表格的方法有以下两种。

(1)选择“插入”选项卡中的“表格”下拉按钮，可以选择“自由插入方式”“插入表格”“绘制表格”和“Excel电子表格”四种不同的形式进行插入表格操作。

(2)在幻灯片版式中选择一种带有表格占位符的版式，单击其中的表格图标，打开“插入表格”对话框进行插入表格的设置。

2.图像操作

(1)插入剪贴画：单击“插入”选项卡中“图像”区域的“剪贴画”按钮，可打开“剪贴画”任务窗格，单击其中的任意剪贴画可实现插入。

剪贴画的编辑方法是：剪贴画插入后，出现如图5-9所示“格式”选项卡，其中的所有工具都是针对剪贴画进行操作的命令。

图5-9　剪贴画“格式”选项卡

使用剪贴画的快捷菜单，也可以设置剪贴画的格式，如图5-10所示。

(2)插入图片：单击“插入”选项卡中“图像”区域的“图片”按钮，打开“插入图片”对话框，选择要插入的图片，单击“插入”按钮或者直接双击要插入的图片实现插入操作。

图5-10　剪贴画快捷菜单

(3)插入屏幕截图：单击“插入”选项卡中“图像”区域的“屏幕截图”下拉按钮，选择“屏幕剪辑”命令，启动屏幕截图模式，拖动鼠标选择要插入的屏幕区域，松开鼠标即可将截图插入到幻灯片中。

(4)插入相册：单击“插入”选项卡中“图像”区域的“相册”下拉按钮，选择“新建相册”命令，打开“相册”对话框，如图5-11所示，其中单击“文件/磁盘”按钮，选择相册中的图像，单击“新建文本框”按钮，插入文本框进行文本输入。

图5-11　“相册”对话框

在幻灯片版式中选择一种带有图片或剪贴画占位符的版式，单击其中的剪贴画或图片图标的占位符就可插入剪贴画或图片。

图片、屏幕截图和相册的格式设置方法同剪贴画，可以在“格式”选项卡和快捷菜单中进行操作。

3.插图操作

(1)插入形状：单击“插入”选项卡中“插图”区域的“形状”下拉按钮，选择其中任意一种形状，在幻灯片上拖动鼠标进行插入。

形状的编辑方法是：形状插入后，出现如图5-12所示“格式”选项卡，其中的所有工具都是针对形状进行操作的命令。

图5-12　形状“格式”选项卡

使用形状的快捷菜单，也可以设置形状的格式，如图5-13所示。

图5-13　形状快捷菜单

(2)插入Smart Art：单击“插入”选项卡中“插图”区域的“Smart Art”按钮，打开“选择Smart Art图形”对话框，如图5-14所示。选择要插入的一种Smart Art图形，单击“确定”按钮。在幻灯片中出现Smart Art图形，如图5-15所示，在左侧的“在此处键入文字”窗格中单击“文本”字样的区域可输入文本信息，单击按钮关闭窗格，中间会出现按钮，单击此按钮，可展开或关闭左侧窗格；也可以在右侧的图形上单击“文本”字样的区域输入文本信息，两侧的文本信息是相关联的。

图5-14　“选择Smart Art图形”对话框

图5-15　Smart Art图形

Smart Art的编辑方法是：Smart Art插入后，出现Smart Art工具选项卡，包括“设计”和“格式”选项卡，如图5-16和图5-17所示，其中的所有工具都是针对Smart Art图形进行操作的命令。

图5-16　Smart Art“设计”选项卡

图5-17　Smart Art“格式”选项卡

(3)插入图表：单击“插入”选项卡中“插图”区域的“图表”按钮，打开“插入图表”对话框，如图5-18所示。选择其中一种图表，单击“确定”按钮，启动Microsoft Excel窗口，在其中编辑图表的数据。

图5-18　“插入图表”对话框

图表的编辑方法是：图表插入后，出现图表工具选项卡，包括“设计”“布局”和“格式”选项卡，如图5-19～图5-21所示，其中的所有工具都是针对图表进行操作的命令。

图5-19　图表“设计”选项卡

图5-20　图表“布局”选项卡

图5-21　图表“格式”选项卡

Smart Art和图表也可以通过其快捷菜单中的一些命令对其格式进行设置。

4.文本操作 插入文本的方法是：单击幻灯片版式中的占位符，然后输入相应文本；如果是空白版式，则可以利用文本框、形状、艺术字等方式添加，使用“插入”选项卡中“文本”区域的命令按钮来实现操作，文本框和艺术字的插入与Word中的操作完全相同。

编辑文本及设置文本格式，可以通过“开始”选项卡中“字体”和“段落”区域的命令按钮来实现，如图5-22所示，或者使用其快捷菜单中的命令进行设置，与Word中的操作完全相同。

图5-22　“开始”选项卡

5.符号操作

(1)插入公式：单击“插入”选项卡中“符号”区域的“公式”下拉按钮，选择任意公式进行插入操作。

(2)插入符号：单击“插入”选项卡中“符号”区域的“符号”按钮，打开“符号”对话框，进行插入符号操作。

6.媒体操作

(1)插入视频：单击“插入”选项卡中“媒体”区域的“视频”下拉按钮，如图5-23所示，在列表中选择要插入媒体的来源，进行插入操作。

图5-23　视频列表

在PowerPoint 2010中可以插入的视频文件格式有avi、MP4、Flash文件等多种类型，如图5-24所示。

图5-24　视频类型

(2)插入音频：单击“插入”选项卡中“媒体”区域的“音频”下拉按钮，如图5-25所示，在列表中选择要插入媒体的来源，进行插入操作。

图5-25　音频列表

在PowerPoint 2010中可以插入的音频文件格式有mp3、MP4、wav文件等多种类型，如图5-26所示。

图5-26　音频类型

图5-27　音频显示

音频插入后，在幻灯片中以“喇叭”图标的形式存在，如图5-27所示，其中可进行音频的播放、停止、快进、快退和音量等设置。取消音频选择时，喇叭下方的控制条消失。

对音频的播放控制，是在其“播放”选项卡中进行相应命令的设置，如图5-28所示。其中在“音频选项”中可设置音频开始播放的触发条件，即“开始”后的下拉菜单中选择；“放映时隐藏”设置隐藏喇叭图标；音频的循环播放通过“循环播放，直到停止”和“播完返回开头”两个复选按钮控制。

图5-28　音频格式选项卡

(七)幻灯片的审阅

幻灯片的“审阅”选项卡如图5-29所示，其中包括“校对”“语言”“中文简繁转换”“批注”和“比较”选项。

图5-29　“审阅”选项卡

(八)演示文稿的打印

演示文稿除了放映以外，还可以将其打印输出。

1.页面设置 选择“设计”选项卡中“页面设置”的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框。

(1)“幻灯片大小”下拉列表框中选择幻灯片的标准尺寸。

(2)“宽度”和“高度”数值框中设置幻灯片的尺寸。

(3)“幻灯片编号起始值”数值框中设置幻灯片编号的起始值。

(4)“方向”选项区中，设置“幻灯片”“备注页、讲义和大纲”的显示和打印方向(“纵向”或“横向”)，演示文稿中的所有幻灯片必须维持同一方向。幻灯片与备注页、讲义和大纲的显示、打印方向可以不同。

幻灯片方向可以直接在选项卡“页面设置”中的“幻灯片方向”命令选项中设置。

2.打印 选择“文件”菜单下的“打印”命令，进入打印设置窗口模式，如图5-30所示。

图5-30　打印设置窗口

(1)“份数”选项区设置打印的份数。

(2)“打印机”选项区设置默认打印机。

(3)“设置”区设置打印范围是全部、所选或者当前幻灯片。如果打印部分幻灯片，就选择“自定义范围”，并在其下面的幻灯片文本框中输入所需打印的幻灯片编号，如输入“1，2，6”，表示要打印第1、第2和第6张幻灯片，输入“1-6”就表示要打印第1至第6张幻灯片。

“打印版式”选项中设置整页幻灯片打印，还是选择幻灯片、讲义、大纲、备注等不同内容。

幻灯片打印时可以设置打印的颜色为：颜色、灰度或者黑白。

设置完成后单击“打印”按钮即可输出演示文稿，快捷键是“Ctrl”＋“P”。