分类汇总是对数据列表中的记录按照不同的属性进行统计。分类汇总需要先对数据列表按要汇总的属性进行排序。

［例4-10］ 对图4-47所示的学生成绩表中的数据按性别统计各科平均分。

(1)将数据列表中的数据按“性别”进行排序。

(2)选择数据列表或单击数据列表中的任何一个单元格，单击“数据”选项卡|“分级显示”组|“分类汇总”按钮，打开“分类汇总”对话框，如图4-63所示。

(3)在“分类字段”下拉列表框中选择用于数据分类的字段，即“性别”字段；“汇总方式”下拉列表框中包括求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积等11种数据汇总方式，本例中选择“平均值”；“选定汇总项”复选列表框中包括数据列表中的各个字段，可以选择用于汇总的字段，本例中选择数学、语文、英语；选中“替换当前分类汇总”复选框，如果以前存在分类汇总信息，则可以将其替换；选中“汇总结果显示在数据下方”复选框，否则汇总结果信息将显示在对应数据的上方；“每组数据分页”复选框默认为不选中，则可以连续显示分组数据信息，本例中使用默认值，单击“确定”按钮完成分类汇总，如图4-64所示。

图4-63　“分类汇总”对话框

图4-64　分类汇总结果

分类汇总共分为三个层次，从里到外依次为记录层、小计层和总计层。当单击中间层中每条小计左边的减号(－)按钮或上方的数字2按钮时，最里层的记录被隐藏，只显示汇总行，减号(－)按钮变为加号(＋)按钮；当单击最外层总计行左边的减号(－)按钮或上方的数字1按钮时，中间的小计行也被隐藏，只显示总计汇总行一条信息，减号(－)按钮变为加号(＋)按钮；当单击最外层的加号(＋)按钮或上方的数字2按钮时，可以恢复小计行的显示，单击内层的加号(＋)按钮或上方的数字3按钮时，可以恢复记录行的显示。

若要在原数据列表中删除汇总信息，则首先要选择数据列表或单击数据列表中的任何一个单元格，然后在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮，再单击“确定”按钮，则汇总信息被删除。