二、数据筛选

数据筛选就是从数据列表中筛选出符合一定条件的记录。在Excel中有自动筛选和高级筛选两种筛选方法。

(一)自动筛选

自动筛选只能筛选出筛选条件比较简单的记录。

首先选择要筛选的数据列表或单击数据列表中的任何一个单元格，单击“开始”选项卡|“编辑”组|“排序和筛选”按钮，在下拉菜单中选择“筛选”选项；或单击“数据”选项卡|“排序和筛选”组|“筛选”按钮，则数据列表中的每一列标题(属性名)右侧都出现一个三角按钮，单击该按钮可以打开一个下拉菜单，如图4-52所示。

每个标题所对应的下拉菜单的结构都是相同的，单击下拉菜单上部的“升序”或“降序”选项，可以使整个数据列表中记录按此关键字进行升序或降序排列；单击下拉菜单中的“数字筛选”选项，弹出如图4-52所示的级联菜单，从中选择相应的操作完成设定条件的筛选；在下拉菜单下部显示的是该列中不重复的数值，用于单值筛选，单击其中的一个值可以筛选出具有此值的所有记录。选择下拉菜单中的“全选”复选框，可以显示全部记录。

［例4-6］ 对图4-47所示的学生成绩表中的数据进行筛选，要筛选出“数学”成绩最低的3名学生的记录。

(1)单击标题“数学”右侧的三角按钮，在下拉菜单中单击“数字筛选”选项，在弹出的级联菜单中选择“10个最大的值”选项，打开“自动筛选前10个”对话框，如图4-53所示。

(2)在打开的对话框中左边的下拉列表框中选择“最小”，将中间的计数器调整到3，单击“确定”按钮，则数学成绩最低的3条记录被筛选出来，如图4-54所示。

［例4-7］ 对图4-47所示的学生成绩表中的数据进行筛选，要筛选出“数学”成绩小于90同时大于等于60的记录。

图4-52　自动筛选

图4-53　“自动筛选前10个”对话框

图4-54　自动筛选结果

(1)单击标题“数学”右侧的三角按钮，在下拉菜单中单击“数字筛选”选项，在弹出的级联菜单中选择“自定义筛选”选项，打开“自定义自动筛选方式”对话框。

(2)在对话框中左上角的下拉列表框中选择“小于”，右上角的下拉列表框中输入数值90，单击“与”单选按钮，在左下角的下拉列表框中选择“大于或等于”，在右下角的下拉列表框中输入数值60，如图4-55所示，单击“确定”按钮，则满足筛选条件的记录被筛选出来，如图4-56所示。

图4-55　“自定义自动筛选方式”对话框

图4-56　自定义自动筛选结果

当对一个属性进行筛选后，还可以在此基础上继续对其他属性进行筛选。自动筛选结束后，单击“开始”选项卡|“编辑”组|“排序和筛选”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“清除”选项，可以恢复显示所有的记录；选择“筛选”选项，在恢复显示所有记录的同时，取消自动筛选状态。

(二)高级筛选

高级筛选可以按照用户自己定义的筛选条件进行数据筛选，能够筛选出条件比较复杂的记录。在进行高级筛选之前，首先需要在数据列表之外的空白区域输入筛选条件，建立条件区域。

［例4-8］ 对图4-47所示的学生成绩表中的数据进行高级筛选，要筛选出“数学”成绩大于等于80的男生的记录。

(1)在数据列表之外的空白处C9：D10区域输入筛选条件，如图4-57所示。

(2)选择要筛选的数据列表或单击数据列表中的任何一个单元格，单击“数据”选项卡|“排序和筛选”组|“高级”按钮，打开“高级筛选”对话框。

(3)在对话框中选择“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮；“列表区域”右侧文本框中是要筛选的数据列表区域，即A2：F7，单击右边的按钮可以重新选择该区域；单击“条件区域”文本框右侧的按钮，用鼠标拖曳条件区域，再单击缩小后的对话框右侧的按钮返回“高级筛选”对话框，筛选条件区域为C9：D10；单击“复制到”文本框右侧的按钮，用鼠标单击工作表中被复制到区域的左上角单元格，即A12，再单击缩小后的对话框右侧的按钮返回“高级筛选”对话框，如图4-58所示，单击“确定”按钮，筛选结果如图4-57所示。

图4-57　“与”关系高级筛选条件及结果

图4-58　“与”关系“高级筛选”对话框

在上面的操作中，条件区域的筛选条件在同一行中出现，表示条件之间是逻辑“与”关系，用逻辑运算公式可以表示为“AND(性别＝“男”，数学＞＝80)”，若条件区域的筛选条件不在同一行中出现，则表示条件之间是逻辑“或”关系，用逻辑运算公式可以表示为“OR(性别＝“男”，数学＞＝80)”。

若要对图4-47学生成绩表中的数据进行“或”关系高级筛选，要筛选出男生或“数学”成绩大于90的记录。则其“高级筛选”对话框和筛选条件及结果如图4-59和图4-60所示，这里的筛选条件区域为C9：D11。

图4-59　“或”关系“高级筛选”对话框

图4-60　“或”关系高级筛选条件及结果

可以对数据列表中的数据进行更复杂条件的高级筛选。

［例4-9］ 对图4-47所示的学生成绩表中的数据进行筛选，要筛选出“数学”成绩在60～79的男生以及“数学”成绩大于90的女生的记录，并将筛选结果在原数据列表区显示。

(1)在数据列表之外的空白处C9：E11区域输入筛选条件，如图4-61所示。

(2)选择要筛选的数据列表或单击数据列表中的任何一个单元格，单击“数据”选项卡|“排序和筛选”组|“高级”按钮，打开“高级筛选”对话框。

(3)在对话框中选择“在原有区域显示筛选结果”单选按钮；“列表区域”右侧文本框中是要筛选的数据列表区域，即A2：F7，单击右边的按钮可以重新选择该区域；单击“条件区域”文本框右侧的按钮，用鼠标拖曳条件区域，再单击缩小后的对话框右侧的按钮返回“高级筛选”对话框，筛选条件区域为C9：E11；因为选择了“在原有区域显示筛选结果”单选按钮，所以“复制到”文本框为灰色(即不使能状态)，不用进行设置，如图4-62所示，单击“确定”按钮，筛选结果如图4-61所示。

图4-61　复杂关系高级筛选条件及结果

图4-62　复杂关系“高级筛选”对话框

用逻辑运算公式可以将该条件表示为“OR(AND(性别＝“男”，数学＞＝60，数学＜80)，AND(性别＝“女”，数学＞90))”。

高级筛选结束后，单击“数据”选项卡|“排序和筛选”组|“清除”按钮，可以恢复显示所有的记录。