三、Excel函数的使用

函数是Excel中已经定义好的用于数据计算和数据处理的公式，可以作为公式的一个运算对象，也可以作为整个公式来使用。Excel中提供给用户直接使用的函数有很多种类，如财务函数、日期与时间函数、统计函数、文本函数、逻辑函数等。函数由函数名和参数构成，参数是函数要处理的数据，参数可以是常量、单元格地址、单元格区域等。表4-2中所列是Excel中常用的函数。

表4-2　Excel中常用的函数

函数的输入方法有两种：直接输入函数和插入函数。

(1)直接输入函数：此方法与输入公式相同，也要先输入一个等号，再输入函数，当按“Tab”或“Enter”键或编辑栏中的“√”按钮后，在单元格中显示函数的计算结果。

(2)插入函数：单击要插入函数的单元格，单击编辑栏中的“插入函数”按钮“fχ”或单击“公式”选项卡|“函数库”组|“插入函数”按钮，打开“插入函数”对话框，如图4-37所示。

图4-37　“插入函数”对话框

［例4-2］ 用插入函数的方法计算［例4-1］中各种药品的合计费用。

(1)单击要存放计算结果的单元格D7。

(2)单击“公式”选项卡|“函数库”组|“插入函数”按钮或编辑栏中的“插入函数”按钮“fχ”，打开“插入函数”对话框，如图4-37所示。

(3)在“选择函数”列表框中单击SUM函数，再单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框，如图4-38所示。在Number1文本框中显示求和区域是D2：D6，若该文本框显示的求和区域不正确，可单击此文本框右边的按钮，将该对话框最小化，然后用鼠标在工作表中拖曳选择正确的求和区域，再单击缩小后文本框右边的按钮，返回到图4-38所示的对话框。

(4)单击“确定”按钮完成操作。

图4-38　SUM“函数参数”对话框

［例4-3］ 对图4-39A所示成绩数据进行函数运算，如果总分大于等于180分，则评语为“及格”；总分小于180分，则评语为“不及格”。

图4-39　成 绩 表

(1)单击要存放计算结果的单元格C2。

(2)单击“公式”选项卡|“函数库”组|“插入函数”按钮或编辑栏中的“插入函数”按钮“fχ”，打开“插入函数”对话框。

(3)在“选择函数”列表框中单击IF函数，单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框。在Logical-test右侧的文本框中输入“B2＞＝180”，在Value-if-true右侧的文本框中输入“及格”，在Value-if-false右侧的文本框中输入“不及格”，如图4-40所示。

图4-40　IF“函数参数”对话框

(4)单击“确定”按钮完成操作。

(5)用鼠标拖曳填充柄完成函数的复制，如图4-39B所示。

［例4-4］ 利用函数在A1单元格中输入系统当前的日期和时间，在A2单元格中输入系统当前日期的年份。

(1)单击A1单元格。

(2)单击“公式”选项卡|“函数库”组|“插入函数”按钮或编辑栏中的“插入函数”按钮“fχ”，打开“插入函数”对话框。

(3)单击“选择类别”下拉列表框，从中选择“日期与时间”，在“选择函数”列表框中选择NOW函数，单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框，如图4-41所示。

图4-41　NOW“函数参数”对话框

(4)单击“函数参数”对话框中的“确定”按钮完成操作，如图4-42所示。

图4-42　函数NOW操作结果

(5)单击A2单元格。

(6)单击“公式”选项卡|“函数库”组|“插入函数”按钮或编辑栏中的“插入函数”按钮“fχ”，打开“插入函数”对话框。

(7)单击“选择类别”下拉列表框，从中选择“日期与时间”，在“选择函数”列表框中单击YEAR函数，单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框。

(8)在对话框Serial-number右侧的文本框中输入now( )，如图4-43所示。

图4-43　YEAR“函数参数”对话框

(9)单击“确定”按钮完成操作，如图4-44所示。

图4-44　函数YEAR操作结果

函数的输入还可以用“公式”选项卡|“函数库”组(或“开始”选项卡|“编辑”组)中的“自动求和”按钮“∑”来实现。当单击“∑”按钮时可以快捷地输入SUM函数。若对一行(或一列)数据求和，单击这行(或这列)右侧(或下方)单元格，然后单击“∑”按钮，即完成SUM函数的输入。单击“∑”按钮下方的按钮可以打开如图4-45所示的下拉菜单，单击相应的菜单项可以完成函数的输入。

图4-45　“∑”按钮下拉菜单

对单元格的格式，单元格中的数据、公式、批注等进行复制操作后，在目标单元格进行粘贴操作时，可以通过单击“开始”选项卡|“剪贴板”组|“粘贴”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“选择性粘贴”选项，打开“选择性粘贴”对话框，如图4-46所示，在该对话框中选择粘贴的内容，单击“确定”按钮完成操作。

图4-46　“选择性粘贴”对话框