一、Excel工作表的编辑

Excel工作表的编辑包括单元格及内容的选定，单元格的插入、删除及合并，数据的输入和编辑以及单元格格式的设置等。

(一)单元格的选定

(1)用鼠标单击一个单元格，可以将该单元格选定。

(2)用鼠标单击一个单元格并拖动鼠标，鼠标滑过的区域即黑框中间的区域同时被选定。

(3)单击一个单元格，按住“Ctrl”键，再单击其他需要选定的单元格，可以将不连续的多个单元格同时选定。

(4)用鼠标单击某行的行号或某列的列标，可以将该行或该列选定。若在行号或列标上单击并拖动鼠标，则可以选择连续若干行或若干列。

(5)单击工作表列标A左侧的方块，或使用“Ctrl”＋“A”组合键可以选定整个工作表。

(6)按“Home”键可以使当前行的A列成为活动单元格。

(7)按“Ctrl”＋“Home”组合键可使单元格A1成为活动单元格。

(8)按“PgUp”键或“PgDn”键可以使活动单元格向上或向下移动一屏。

(9)按“F5”键或单击“开始”选项卡|“编辑”组|“查找和选择”按钮，在打开的下拉菜单中选择“转到”选项，可以打开如图4-8所示的“定位”对话框，在“引用位置”文本框中输入想要定位的活动单元格的位置，按“确定”按钮即可将输入的单元格激活为活动单元格。

图4-8　“定位”对话框

(二)单元格内容的选定

将光标定位在单元格内，可以在光标所在位置添加数据，也可以用鼠标拖动或按住“Shift”键的同时按“←”或“→”键对单元格的部分内容进行选择，然后进行复制、剪切或删除等操作。在单元格内定位光标的方法有多种。

(1)鼠标双击任一单元格，可以将光标定位在单元格内任一位置。

(2)鼠标单击任一单元格后，按“F2”键，可以将光标定位在单元格内容的后边。

(3)选中单元格，在编辑栏中单击鼠标，可以将光标定位在该单元格内相应位置。

(三)单元格的操作

单元格的操作包括单元格的插入、删除、合并等操作。

1.插入单元格

(1)选中一个单元格或一个区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入”选项，打开如图4-9所示的“插入”对话框，在该对话框中选择插入方式，单击“确定”按钮完成插入操作。

图4-9　“插入”对话框

(2)选中一个单元格或一个区域，单击“开始”选项卡|“单元格”组|“插入”按钮或在弹出的下拉菜单中选择相应的操作。

1)若单击“插入单元格”选项，则打开如图4-9所示的“插入”对话框。

2)若单击“插入工作表行”选项，则在当前所选择单元格区域的上面插入一个或若干个新的空行。

3)若单击“插入工作表列”选项，则在当前所选择单元格区域的左侧插入一个或若干个新的空列。

4)若单击“插入工作表”选项，则在当前工作表的前面插入一张新的空表。

2.删除单元格

(1)删除单元格是将单元格和单元格中的数据都删除，并用其他单元格进行填补。选定要删除的单元格或区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”选项，打开如图4-10所示的“删除”对话框，在该对话框中选择相应的选项，单击“确定”按钮完成删除操作。

(2)选中一个单元格或一个区域，单击“开始”选项卡|“单元格”组|“删除”按钮或在弹出的下拉菜单中选择相应的操作。

1)若单击“删除单元格”选项，则打开如图4-10所示的“删除”对话框。

图4-10　“删除”对话框

2)若单击“删除工作表行”选项，则删除所选单元格区域所在的一行或若干行。

3)若单击“删除工作表列”选项，则删除所选单元格区域所在的一列或若干列。

4)若单击“删除工作表”选项，则删除当前工作表。

图4-11　“合并后居中”按钮

3.合并单元格 可以将被选中的多个连续的单元格合并成一个较大的单元格。

(1)选择要合并的单元格区域，单击“开始”选项卡|“对齐方式”组|“合并后居中”按钮右侧的三角形按钮，在弹出的下拉菜单中选择相应的选项完成单元格合并，如图4-11所示。

(2)单击“开始”选项卡|“对齐方式”组右下角的按钮，打开如图4-12所示的“设置单元格格式”对话框，在“对齐”选项卡中单击“文本控制”组中的“合并单元格”复选按钮，按“确定”按钮完成操作。

(四)数据的输入

向单元格中输入数据有键盘直接输入、从下拉列表输入、利用系统记忆输入、使用填充功能输入等多种方法。

图4-12　“设置单元格格式”对话框

1.键盘直接输入 单击待输入数据的单元格，直接从键盘输入数字、文字或逻辑数据，然后按“Enter”或“↓”键结束输入并使相邻的下边的单元格成为活动单元格，或按“Tab”或“→”键结束输入并使相邻的右边的单元格成为活动单元格。

当需要键入键盘上不存在的字符时，单击“插入”选项卡|“符号”组|“符号”按钮，打开如图4-13所示的“符号”对话框，单击所需的字符，再单击“插入”按钮即可。

图4-13　“符号”对话框

2.从下拉列表输入 选中待输入文字数据的单元格，单击鼠标右键打开快捷菜单，选择“从下拉列表中选择”选项，则在被选单元格下边弹出一个列表，该列表中列出了该单元格上边同列连续单元格中的所有取值(相同值不重复出现)，单击其中的一个值即可完成该单元格的数据输入。

例如，A1～A6单元格中的内容分别是“教授”“副教授”“讲师”“助教”“教授”和“副教授”，现在想在A7单元格中输入“讲师”，则可以使用从下拉列表输入的方法进行输入。方法是：选中A7单元格，单击鼠标右键，在打开的快捷菜单中选择“从下拉列表中选择”选项，则在A7单元格的下方弹出一个列表，在列表中列出了“副教授”“讲师”“教授”“助教”四个选项，单击其中的“讲师”选项，即可完成该单元格的数据输入，如图4-14所示。

图4-14　从下拉列表输入

3.利用系统记忆输入 在向一个单元格输入文字数据时，如果输入的内容与同列中相邻单元格中的某个单元格开始内容完全相同时，系统会自动将那个单元格的后续内容反向显示，这时可以按“Enter”或“↓”或“Tab”或“→”键完成相同内容的输入。

例如，利用系统记忆输入方法输入上例中A7单元格的内容。方法是：选中A7单元格，从键盘输入“讲”后，则在A7单元格内显示“讲师”，其中“师”字反色显示，单击“Enter”键即可完成该单元格的数据输入，如图4-15所示。

图4-15　利用系统记忆输入

4.使用填充功能输入 若单元格中的数字或文字数据的变化有规律，则可以使用自动填充功能进行连续多个单元格的数据输入。

(1)选定包含源数据的单元格，将鼠标放到该单元格的右下角，当鼠标变成黑色十字形时，拖动鼠标到目的单元格，可以实现复制或填充有规律数据的操作。

例如，在A1单元格中输入“一月”，然后将鼠标放到该单元格的右下角，当鼠标变成黑色十字形时，拖动鼠标到A3单元格，则A2和A3单元格被分别自动填充为“二月”和“三月”。

(2)选定包含源数据的单元格区域，单击“开始”选项卡|“编辑”组|“填充”按钮，在弹出的下拉菜单中选择填充方式，完成填充。

例如，在A1单元格中输入“一月”，并拖动鼠标同时选中A1、A2和A3单元格，然后单击“开始”选项卡|“编辑”组|“填充”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“向下”选项，则A2和A3单元格被自动填充为“一月”。

(3)在一个单元格中输入起始数据，然后将这个单元格选定，单击“开始”选项卡|“编辑”组|“填充”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“系列”选项，在打开的对话框中进行相应的设置，单击“确定”按钮完成填充。

例如，在A1单元格中输入数字数据2，并选中该单元格，然后单击“开始”选项卡|“编辑”组|“填充”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“序列”选项，打开如图4-16所示的“序列”对话框，“序列产生在”单选按钮选择“列”，“类型”单选按钮选择“等比序列”，“步长值”文本框输入4，“终止值”文本框输入100，即以2为初始值，100为终止值，以4为倍数进行等比运算，并将运算结果以列的方式填充，则A2和A3单元格被自动填充为8和32。

图4-16　“序列”对话框

(五)数据的编辑

对数据进行编辑首先需要对所要编辑的数据进行选择操作。

1.重写或修改数据 单击任一单元格，若从键盘中输入数据，则是重写该单元格的数据，使刚刚输入数据成为当前值，原有内容被删除。若将光标定位在单元格内，用“Backspace”键删除光标前面的字符，或用“Del”键删除光标后面的字符，然后从键盘输入数据，则完成修改数据的操作。

2.清除数据 选择待清除数据的单元格或区域，单击“开始”选项卡|“编辑”组|“清除”按钮，打开下拉菜单，若选择“全部清除”选项，则清除所选单元格或区域内的所有格式、内容和批注及超链接信息；若选择“清除格式”选项，则清除所选单元格或区域内的所有格式，使之恢复默认状态，内容和批注等保持不变；若选择“清除内容”选项，则清除所选单元格或区域内的所有内容，格式和批注保持不变，同键盘上“Del”键的功能相同；若选择“清除批注”选项，则清除所选单元格或区域内的所有批注，格式和内容保持不变；若选择“清除超链接”选项，则清除所选单元格或区域内的所有超链接，格式和内容保持不变。

3.查找和替换

(1)查找操作：单击“开始”选项卡|“编辑”组|“查找和选择”按钮，打开下拉菜单，选择“查找”选项打开“查找和替换”对话框。在“查找内容”中输入要查找的内容，单击“查找下一处”按钮，若存在被查找的内容，则该内容所在单元格成为活动单元格，再次单击“查找下一处”按钮，可以继续查找，若不存在被查找的内容，则弹出对话框，提示找不到正在搜索的内容。

在“查找和替换”对话框中，单击“选项”按钮，将对话框扩展，如图4-17所示，在扩展的对话框中可以设置查找的范围、搜索的方式等，还可以设置查找时是否区分大小写、单元格是否匹配、是否区分全/半角等。

图4-17　展开的“查找和替换”对话框

(2)替换操作：替换是将找到的内容替换成新的内容。单击“开始”选项卡|“编辑”组|“查找和选择”按钮，打开下拉菜单，选择“替换”选项打开“查找和替换”对话框，如图4-18所示。在“查找内容”中输入要查找的内容，在“替换为”中输入要替换的新内容，单击“替换”按钮，将被查找到的内容替换。

图4-18　“查找和替换”对话框

(六)单元格格式设置

单元格一般包括单元格格式和单元格内容两部分。单元格的格式默认为常规格式，即字体为宋体，字形为常规，字号为11，字符颜色为自动(黑色)，数字数据右对齐，文字数据左对齐，逻辑数据居中对齐，无边框，底纹无颜色。单元格的内容是其保存的数据。用户可以对单元格的内容进行输入和编辑，也可以对单元格的格式进行重新设置。

1.单元格格式对话框设置 选中需要设置的单元格或区域，右键单击该单元格或区域，在打开的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项，打开“设置单元格格式”对话框，该对话框包括“数字”“对齐”“字体”“边框”“填充”和“保护”六个选项卡，单击选项卡标签就可以打开相应的选项卡。

(1)“数字”选项卡：用于设置单元格中数字数据的显示类型和方式，包括常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学计数(软件中给出的是“科学记数”)、文本、特殊和自定义等，用户可以在现有格式的基础上自己定义数字格式。

当选择一种类型时，在右边会给出“示例”和一些需要设置的选项等，在下边给出解释信息。如在单元格中输入数字数据12354，打开“设置单元格格式”对话框，如图4-19所示，在“数字”选项卡中的“分类”列表框中选择“数值”，将右侧的小数位数数字选择按钮调为“2”，并将“使用千位分隔符”复选框选中，则该单元格中的数据显示为12，354.00。

图4-19　“设置单元格格式”对话框

(2)“对齐”选项卡：用于设置数据在单元格中的对齐方式，包括文本对齐方式、文本控制、文字方向等，如图4-20所示。文本对齐方式又分为水平对齐和垂直对齐两种。文本控制包含“自动换行”“缩小字体填充”和“合并单元格”三个复选项。若选中“自动换行”复选项，则超过单元格宽度的较长文本将自动换到下一行继续显示；若选中“缩小字体填充”复选项，则将超过单元格宽度的较长文本压缩使其能够显示在单元格内；若选中“合并单元格”复选项，则将被选中的单元格区域合并成一个较大的单元格，若再次单击该复选框，则取消单元格合并。

(3)“字体”选项卡：用于设置数据的字体、字形、字号、下划线、颜色、特殊效果等，如图4-21所示。设置效果在“预览”栏中显示，若单击“确定”按钮，则确认设置，否则取消设置。

(4)“边框”选项卡：用于对所选择区域内的表格边框、边框样式和边框颜色进行设置，如图4-22所示。单元格默认为无边框，若给所选区域添加颜色为红色、线条样式为双实线的外边框和颜色为黑色、线条样式为细单实线的内部表格线，则先在线条样式和颜色下拉列表框中分别选择相应的样式和颜色，单击“外边框”按钮完成外边框的设置，然后再从线条样式和颜色下拉列表框中分别选择相应的表格线条样式和颜色，单击“内部”按钮完成内部表格线的设置，在选项卡的中心能预览设置效果。要取消所选择区域内的所有表格线，则单击“无”按钮即可。

图4-20　“对齐”选项卡

图4-21　“字体”选项卡

图4-22　“边框”选项卡

在选项卡预览栏的左侧和下边有八个单一边框线按钮，单击可加入相应的边框线，再次单击则取消相应的边框线设置。

(5)“填充”选项卡：用于设置所选择区域的底纹和图案，如图4-23所示。默认为无底纹和无图案，若给所选区域添加红色水平条纹图案，则单击“图案颜色”下方的下拉列表框，在弹出的列表中分别选择红色色块按钮，设置图案颜色，单击“图案样式”下方的下拉列表框，在弹出的列表中分别选择“水平条纹”按钮，设置图案样式，在选项卡下方“示例”中可以预览设置的效果，单击“确定”按钮完成设置。要取消设置，则单击“背景色”下边的“无颜色”按钮，再单击“确定”按钮即可。

图4-23　“填充”选项卡

(6)“保护”选项卡：用于保护数据，如图4-24所示。包括“锁定”和“隐藏”两个复选框，只有在工作表被保护时，锁定单元格或隐藏公式才有效。一般较少使用该功能。

图4-24　“保护”选项卡

2.功能区格式工具按钮设置 利用功能区“开始”选项卡中“字体”“对齐方式”和“数字”三组中的格式工具按钮也可以设置单元格格式，如图4-25所示。当鼠标指向某个按钮时，在鼠标箭头的下方将显示该按钮的名称及功能。单击各组右下角的按钮也可以打开“设置单元格格式”对话框。使用工具栏进行格式设置更方便快捷，首先选择要进行格式设置的区域，然后单击相应的格式工具按钮或从下拉列表中进行选择。

图4-25　格式工具按钮

3.行列尺寸设置 当一个单元格中的数据超过所在单元格的行高和列宽时，可以利用鼠标或菜单对工作表中的行高和列宽进行改变。

(1)将鼠标移动到两行行号或两列列标之间的分界线上，鼠标变成两端带箭头的十字形，单击并拖动鼠标，即可增加或减小行距或列宽。

(2)选择单元格或区域，单击“开始”选项卡|“单元格”组|“格式”按钮，在打开的下拉菜单中若选择“行高”或“列宽”选项，则打开“行高”或“列宽”对话框，在文本框中输入具体数据，按“确定”按钮即可精确设置所选区域的行高或列宽；若选择“自动调整行高”或“自动调整列宽”选项，则将使行高或列宽调整到最适合所选单元格或区域内保存内容的高度或宽度；若选择“隐藏和取消隐藏”选项，在弹出的级联菜单中可以选择对行、列或工作表进行隐藏操作；若想取消隐藏，则在级联菜单中选择相应的取消隐藏选项即可。

4.数据有效性 用于预设所选单元格或区域允许输入数据的类型、范围及数据输入提示消息和输入错误提示消息。在实际工作中，用户往往希望在某些单元格中输入特定的数据，如在D2～D10单元格区域中输入学生的年龄，年龄在15～25岁，当输入其他数据时认为无效并给出错误提示。具体操作如下。

(1)选定要进行数据有效性设置的单元格区域，即D2：D10。

(2)单击“数据”选项卡|“数据工具”组|“数据有效性”按钮，打开“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡中进行如图4-26所示的设置。

图4-26　“数据有效性”对话框

(3)在“出错警告”选项卡中进行如图4-27所示的设置，单击“确定”按钮完成操作。

图4-27　“出错警告”选项卡

当输入了不在规定范围内的数据时，系统将弹出如图4-28A所示的错误提示信息，若未进行如图4-27所示的出错警告设置，则将弹出如图4-28B所示的系统默认的出错警告信息。

图4-28　错误提示信息

5.条件格式 用于将符合一定条件的单元格内容按设定的格式显示，即将满足一定条件的数据明显地标记出来。假定在A1：B10区域中存放着20个数字数据，若想将数据中大于等于90的数据用黄填充色深黄色文本显示，小于60的数据用红色斜体显示，则应该做如下设置。

(1)将A1：B10区域选中，单击“开始”选项卡|“样式”组|“条件格式”按钮，打开下拉菜单。

(2)在“突出显示单元格规则”选项的级联菜单中选择“大于”选项，打开“大于”对话框，在对话框左边的文本框中输入数值89，在右边的下拉列表框中选择“黄填充色深黄色文本”，单击“确定”按钮完成设置，如图4-29所示。如果对颜色列表框中提供的可选颜色不满意，可以选择列表框中的“自定义格式”选项，在打开的“设置单元格格式”对话框中进行字体和填充色的设置。

图4-29　“大于”对话框

(3)在“突出显示单元格规则”选项的级联菜单中选择“小于”选项，打开“小于”对话框，在对话框左边的文本框中输入数值60，在右边的下拉列表框中选择“红色文本”，单击“确定”按钮完成设置。

若想删除所选区域的条件格式或删除整个工作表中已建立的所有条件格式，则单击“开始”选项卡|“样式”组|“条件格式”按钮，打开下拉菜单，在“清除规则”选项的级联菜单中选择“清除所选单元格的规则”或“清除整个工作表的规则”选项。

若想删除所选区域的部分条件格式，则单击“开始”选项卡|“样式”组|“条件格式”按钮，打开下拉菜单，单击“管理规则”选项，打开“条件格式规则管理器”对话框，如图4-30所示。在对话框中选择要删除的格式，单击“删除规则”按钮删除该格式，单击对话框下方的“确定”按钮完成删除操作。

图4-30　“条件格式规则管理器”对话框