一、Excel的基本操作

Excel的基本操作包括Excel的启动、退出及Excel 2010的工作界面。

(一)Excel的启动与退出

1.Excel的启动 Excel电子表格软件的启动有多种方法。

(1)如果在桌面上存在Excel的快捷方式图标，则双击桌面上的Excel快捷方式图标可以完成启动操作。

(2)单击任务栏左侧的“开始”菜单按钮，选择“所有程序”|“Microsoft Office”|“Microsoft Excel 2010”选项，可以完成启动操作。

(3)在一个文件夹中如果存在Excel文档，则双击该Excel文档，可以启动Excel，同时该文档被打开，并可以供用户使用。

2.Excel的退出 Excel电子表格软件的退出也有多种方法。

(1)在打开的Excel窗口中，单击Excel窗口“标题栏”右上角的“关闭”按钮，即可退出Excel应用程序。

(2)在打开的Excel窗口中，选择“文件”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“退出”选项，即可退出Excel应用程序。

(3)在打开的Excel窗口中，单击Excel窗口“标题栏”左上角的“控制菜单”图标，在打开的下拉菜单中单击“关闭”命令，即可退出Excel应用程序。

(4)使用键盘组合键也可以完成退出Excel应用程序的操作，方法是按住键盘上“Alt”键的同时再按下“F4”键。

(二)Excel 2010工作界面

Excel 2010基本界面包括标题栏、“文件”按钮、功能区、名称框、编辑栏、工作区、工作表标签、状态栏、视图切换区和比例缩放区，如图4-1所示。

图4-1　Excel 2010工作界面

1.标题栏 标题栏位于窗口的最上边，由控制菜单图标、快速访问工具栏、工作簿名称、应用程序名称和控制按钮组成。在标题栏中央显示打开的工作簿文件名“工作簿1”和应用程序名“Microsoft Excel”。标题栏最左边显示的图标是Excel应用程序窗口的“控制菜单”图标和“自定义快速访问工具栏”按钮。

单击“控制菜单”图标可以打开一个控制菜单，通过选择相应的菜单选项可以完成移动、最大化、最小化、关闭窗口等操作。单击“自定义快速访问工具栏”按钮，在弹出的下拉列表中选择常用的工具按钮，如图4-2所示，可将其添加到快速访问工具栏。通过单击快速访问工具栏中的按钮，可以快速执行相应的操作，如打开、保存、打印文档等。

图4-2　“自定义快速访问工具栏”按钮及下拉菜单

标题栏右边是窗口控制按钮，分别是“最小化”“最大化”或“向下还原”和“关闭”按钮，单击相应按钮可以完成最小化、最大化或向下还原和关闭Excel窗口的操作。

2.“文件”按钮 “文件”按钮位于标题栏下方。单击“文件”按钮，在弹出的下拉菜单中可以进行工作簿的新建、打开、保存、发送、打印、关闭和退出等操作，还可以进行Excel选项的设置、有关工作簿信息的显示及帮助信息的查找等，如图4-3所示。

图4-3　“文件”按钮及下拉菜单

3.功能区 功能区主要由选项卡、组和命令按钮等组成。通常情况下，Excel工作界面中显示“开始”“插入”“页面布局”“公式”“数据”“审阅”和“视图”七个选项卡。单击选项卡标签，在工作区内打开相应的选项卡内容，如在“开始”选项卡内，包含“剪贴板”“字体”“对齐方式”“数字”“样式”“单元格”和“编辑”七组命令按钮，每组中都包含若干个功能按钮，单击带有箭头的按钮时，将进一步打开相应的下拉菜单或对话框，选择其中的命令按钮完成相应的操作，如图4-4所示。

图4-4　“开始”选项卡

功能区的右上角还包含“功能区最小化”按钮、“Microsoft Excel帮助”按钮和三个窗口控制按钮，即“窗口最小化”按钮、“还原窗口”按钮和“关闭窗口”按钮，这三个窗口控制按钮是用来控制工作区窗口的。

Excel应用程序窗口可以同时打开多个电子工作簿文件，正在操作的文件是活动文件，显示在最前面。单击“视图”选项卡的“窗口”组中的“切换窗口”按钮，在弹出的下拉菜单中列出了当前所有打开的工作簿文件名。活动文件名的前面有“√”标记，通过单击其他文件名可以改变当前活动文件，原活动文件仍处于打开状态。

4.编辑栏 编辑栏位于功能区的下方。编辑栏的左侧是名称框，名称框中显示的是当前活动单元格的地址。编辑栏的中间部分是“插入函数”按钮“fχ”，单击该按钮即弹出“插入函数”对话框，在“插入函数”对话框中选择相应的函数进行计算。当在“编辑栏”中输入数据时，“插入函数”图标按钮“fχ”的左侧出现“×”(取消)和“√”(输入)两个按钮，数据输入完成后，单击“√”(输入)按钮或按“Enter”键，则将数据输入到活动单元格中，如果单击“×”(取消)按钮，则取消前面的输入。编辑栏右侧用来输入、显示或编辑当前活动单元格的数据和公式，活动单元格里的内容也同时显示在“编辑栏”里。

5.状态栏 状态栏位于Excel窗口的底部，用于显示Excel应用程序软件当前的工作状态信息和提示信息。当等待用户操作或确认操作完成时，在状态栏左侧显示为“就绪”；当正在向活动单元格输入内容时，在状态栏左侧显示为“输入”；当光标定位在“编辑栏”时，在状态栏左侧显示为“编辑”。

在状态栏的右侧是视图切换区和比例缩放区。视图切换区由“普通”按钮、“页面布局”按钮和“分页预览”按钮组成，用来切换工作簿的视图方式。比例缩放区用来设置表格区的显示比例。

6.工作区 工作区位于编辑栏的下方，是用户进行数据输入、编辑的区域。工作区主要由行标识、列标识、表格区、滚动条和工作表标签组成。

工作区中的行标识(行号)用1、2、3、…来表示；列标识(列标)用A、B、C、…、X、Y、Z、AA、AB、AC、…来表示。行和列交叉的每一个小格称为“单元格”，用列标和行号的组合表示单元格的地址，称为单元格名称。例如，第C列和第16行交叉的单元格称为C16单元格，也称该单元格的地址为C16。

表格区由若干单元格组成。单元格是组成工作表的最小单位，每个工作表中只有一个单元格为当前单元格，也称为活动单元格，活动单元格的边框自动加黑加粗显示，其对应的行号和列标以不同颜色的底色显示，单元格地址在名称框中显示。用鼠标单击可以使某个单元格成为活动单元格，可以向活动单元格输入内容或编辑原有的内容。输入单元格的内容可以是数字、字符、公式、日期等，若是字符还可以是分段落的。

在垂直滚动条的最上端是“水平拆分条”，在水平滚动条的最右端是“垂直拆分条”，用鼠标拖曳或双击拆分条，能够将工作表水平或垂直拆分。

工作表标签显示的是工作表的名称，默认为“Sheet”和1、2、3、…的组合，如Sheet1、Sheet2等。工作表标签位于工作区的下方。